Erste Schritte mit Workflows
Der grafische Workflow-Editor bietet eine Drag-and-Drop-Schnittstelle für die Automatisierung von mehrstufigen Prozessen auf der gesamten Plattform.
Teile eines Workflows
- Eigenschaften
- Geben Sie Konfigurationseinstellungen an, z. B. den Workflow-Namen, die Tabelle, auf deren Datensätze der Workflow wirkt, und die Bedingungen, unter denen er ausgeführt werden soll.
- Aktivitäten
- Geben Sie die Reihenfolge der Vorgänge an, die der Workflow ausführt, z. B. Generieren von Datensätzen, Benachrichtigen von Anwendern über ausstehende Genehmigungen oder Ausführen von Skripts.
- Übergänge
- Geben Sie die Bedingungen an, unter denen eine Aktivität ausgeführt werden soll.
- Austrittsbedingungen
- Geben Sie die Bedingungen an, unter denen ein Übergang ausgeführt werden soll.
- Kontexte
- Speichern Sie historische Laufzeitinformationen zu einer bestimmten Workflow-Ausführung in einem Workflow-Kontext-Datensatz.
- Versionen
- Speichern Sie historische Designinformationen zu einem bestimmten Workflow in einem Workflow-Versionsdatensatz.
Workflow-Lebenszyklus
Ein Workflow wird gestartet, wenn ein auslösendes Ereignis eintritt. Zu üblichen Auslösern gehören beispielsweise die Eingabe eines Datensatzes in eine bestimmte Tabelle oder das Festlegen eines angegebenen Werts für ein bestimmtes Feld in einer Tabelle. Erstellen Sie beispielsweise einen Workflow, der immer dann ausgeführt wird, wenn ein Benutzer die Genehmigung für die Bestellung eines Katalogartikels anfordert. Sie können Workflows auch so planen, dass sie regelmäßig ausgeführt werden, oder sie über Skripts wie Geschäftsregeln aufrufen.
Wenn eine Aktivität abgeschlossen wird, geht der Workflow zur nächsten Aktivität über. Eine Aktivität kann je nach ihrem Ergebnis mehrere verschiedene Übergänge zu verschiedenen Aktivitäten haben. Um das obige Beispiel fortzusetzen: Wenn die Anforderung des Anwenders genehmigt wird, kann die Aktivität in eine Aktivität übergehen, die jemanden benachrichtigt, den Artikel zu bestellen. Wenn die Anforderung des Benutzers abgelehnt wird, kann die Aktivität zur Benachrichtigung des Benutzers über die Ablehnung seiner Anforderung übergehen.
Der grafische Workflow-Editor stellt Workflows visuell als eine Art Flussdiagramm dar. Er zeigt Aktivitäten als Kästchen mit Informationen zu der betreffenden Aktivität und Übergänge von einer Aktivität zur nächsten als Linien, welche die Kästchen verbinden.
- Eine Aktivität wird verarbeitet und eine durch die Aktivität definierte Aktion ausgeführt.
- Beim Abschluss einer Aktion durch eine Aktivität prüft der Workflow die Bedingungen der Aktivität.
- Bei jeder übereinstimmenden Bedingung folgt der Workflow dem Übergang zur nächsten Aktivität.
Wenn der Workflow keine Aktivitäten mehr enthält, ist der Workflow abgeschlossen. Der Workflow-Kontext speichert den Ausführungsverlauf der ausgeführten Aktivitäten und Übergänge. Die Workflow-Version speichert den Designverlauf der Aktivitäten, Übergänge und Austrittsbedingungen, die zur Ausführung verfügbar sind.
Workflow-Eigenschaften
Die Workflow-Eigenschaften geben an, wann ein Workflow ausgeführt werden soll und auf welche Datensätze er wirkt. Weitere Informationen zu Workflow-Eigenschaften finden Sie unter Workflow-Eigenschaften.
Workflow-Aktivitäten
Eine Workflow-Aktivität enthält Anweisungen, die vom Workflow verarbeitet werden.
Zu den Aktivitäten zählen das Ausführen von Skripts, das Bearbeiten von Datensätzen, das Warten auf den Ablauf eines bestimmten Zeitraums oder das Protokollieren eines Events. Workflow-Bedingungen bestimmen, ob die Aktivität ausgeführt wird oder nicht. Aktivitäten können hinzugefügt, entfernt oder neu angeordnet werden. Zwischen Aktivitäten können Übergänge gezeichnet werden.
Dies ist eine Aktivität, die eine Benachrichtigung auslöst:
Der Workflow führt Aktivitäten als Benutzersitzung aus, von der sie gestartet werden. Durch die ausgehend von Datensatzvorgängen gestarteten Workflows werden Aktivitäten im Rahmen der Benutzersitzung ausgeführt, durch die der Datensatzvorgang durchgeführt wird. Workflows, die ausgehend von Zeitplänen gestartet oder auf Basis von Timern neu gestartet werden, führen Aktivitäten als Systembenutzer aus. Von Skriptaufrufen gestartete Workflows führen Aktivitäten im Rahmen der Benutzersitzung aus, durch die das Skript gestartet wurde.
Weitere Informationen zu verfügbaren Aktivitäten und deren Verhalten finden Sie unter Workflow-Aktivitäten.
Übergänge
Nachdem die Workflow-Bedingung ausgewertet wurde, bestimmt der Workflow-Übergang, welche Aktivität ausgeführt wird, wenn die Workflow-Bedingung erfüllt ist.
Dies ist ein Übergang, der immer vom Skript Change genehmigt zur Aktivität Change-Aufgabe führt:
Austrittsbedingungen
Nachdem eine Workflow-Aktivität ausgeführt wurde, wird die Workflow-Bedingung ausgewertet, um zu bestimmen, welcher Übergang aktiviert wird.
Die Bedingung bestimmt das Verhalten abhängig davon, ob ein Change genehmigt oder abgelehnt wird:
Workflow-Beispiel
Während der Workflow-Bearbeitung oder während ein nicht veröffentlichter Workflow ausgeführt wird, kann nur die Person, die den Workflow ausgecheckt hat, die Changes anzeigen.
Nachdem ein Workflow veröffentlicht wurde, steht er anderen Benutzern zur Verfügung. Der Workflow durchläuft den im Workflow-Editor definierten Prozess. Der gesamte Workflow wird auf einem Bildschirm dargestellt. Dies ist beispielsweise der Workflow für einen Standard-Change: