Ajouter une notification par e-mail

Créez des notifications en App Engine Studio (AES) pour créer des e-mails automatisés pour les événements à l’aide de modèles ou de messages personnalisés.

Avant de commencer

Vous pouvez effectuer cette tâche si vous êtes administrateur ou développeur de l’application. L’autorisation de développeur requise est Tous les types de fichiers. Pour plus d’informations sur le rôle de développeur d’une application, consultez Développement délégué dans le studio du moteur de développement d’application.

Rôle requis : admin ou delegated_developer

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Les notifications par e-mail vous permettent d’envoyer des e-mails aux utilisateurs sélectionnés au sujet d’activités dans le système, telles que les mises à jour d’incidents ou les demandes de changement.

Remarque :

Actuellement, vous ne pouvez pas créer d’autres types de notifications automatiques, telles que des messages SMS.

La création d’une notification par e-mail implique de spécifier quand l’envoyer, qui la reçoit et ce qu’elle contient.

Si votre administrateur a créé un modèle d’e-mail dans le Now Platform, vous pouvez l’utiliser tel quel ou remplacer son contenu. Pour plus d’informations sur les modèles d’e-mail, voir Modèles d’e-mail.

Procédure

1. Accédez à la Tout > App Engine > Studio du moteur de développement d'application.
2. Sur la page Mes applications, ouvrez votre application.
3. Dans votre application, dans la section Logique et automatisation, sélectionnez Ajouter.
4. Sélectionnez la carte pour l’e-mail.

   Figure 1. Ajouter une notification par e-mail

   

5. Renseignez les champs du formulaire pour les paramètres de base.

   Tableau 1. Ajouter les paramètres de base du formulaire de notification

   Champ	Description
   Nom	Nom de la notification par e-mail. Les noms descriptifs simplifient l’identification du thème de la notification par e-mail. Par exemple, Incident ouvert et non affecté.
   Description brève	Brève explication de l’objet de la notification.

6. Renseignez les champs de la section Paramètres du déclencheur de notification du formulaire.

   Tableau 2. Ajouter un formulaire de notification Paramètres du déclencheur de notification

   Champ	Description
   Envoyer une notification par e-mail	Situation dans laquelle une notification est envoyée, par exemple après un événement ou la modification d’une table. Les choix sont les suivants : Lorsqu'un enregistrement est créé ou mis à jour Uniquement lorsqu'un enregistrement est créé Uniquement lorsqu'un enregistrement est mis à jour Lors d'un déclenchement via l'action de flux Lorsqu'un événement est déclenché Ce champ est automatiquement défini sur Lorsqu’un enregistrement est créé ou mis à jour. Après avoir créé une notification par e-mail avec une action de flux comme déclencheur, vous spécifiez la notification lors de la création d’un flux dans Studio de workflow. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Étape Notification.
   Table	Table de base de données qui héberge les enregistrements auxquels lier le déclencheur de notification. Par exemple, la table Incident [incident]. Si vous définissez le champ Envoyer une notification par e-mail sur l’une des valeurs suivantes, la table est requise : Lorsqu'un enregistrement est créé ou mis à jour Uniquement lorsqu'un enregistrement est créé Uniquement lorsqu'un enregistrement est mis à jour Vous pouvez choisir parmi deux sections : les tables qui sont déjà disponibles dans votre application et toutes les tables en dehors du périmètre de l’application.
   Nom d'événement	Événement qui déclenche la notification. Ce champ s’affiche uniquement lorsque l’événement When est déclenché est sélectionnée dans le champ Envoyer une notification par e-mail .

   Si le même déclencheur génère plusieurs notifications, le système n’envoie qu’une notification. Le système considère que toutes les autres notifications, même si elles ont un objet et un corps différents, sont des doublons. La règle métier Ignore Duplicates contrôle cette fonctionnalité.

7. Rendez le déclencheur conditionnel à l’aide du Créateur de conditions.

   Définissez les ensembles de conditions et les valeurs qui doivent être remplis pour le déclencheur de notification. Pour plus d’informations, consultez Créateur de conditions.

   Remarque :

   Si vous spécifiez que le déclencheur de notification est une action de flux, le créateur de conditions n’est pas disponible.
8. Dans la section Destinataires du formulaire, spécifiez qui reçoit la notification.
   Vous pouvez :

   • Recherchez des utilisateurs ou des groupes.
   • Définissez des destinataires dynamiques en sélectionnant Ajouter, ce qui vous oblige à spécifier une table dans les détails du déclencheur de notification.

   Tableau 3. Ajouter un formulaire de notification Paramètres des destinataires

   Champ	Description
   Utilisateurs et groupes à partir des champs de la table	Utilisateurs et groupes dynamiques qui reçoivent l’e-mail en fonction de la table. Par exemple, si une notification utilise la table Incident [incident], vous pouvez sélectionner le champ Ouvert par pour envoyer la notification aux utilisateurs ou groupes qui ont ouvert l’incident. Pour certains champs, vous pouvez également sélectionner les valeurs contenues dans un champ de référence, telles que Ouvert par > Responsable. Sélectionnez le bouton Ajouter pour rechercher des utilisateurs et des groupes dynamiques en fonction des champs de la table spécifiée. Remarque : Si vous ne spécifiez pas de table, le bouton Ajouter n’est pas disponible.
   Personnes et groupes	Adresses statiques pour les utilisateurs et les groupes qui reçoivent la notification par e-mail. Vous pouvez également rechercher des utilisateurs et des groupes.

   

9. Dans la section Contenu d’e-mail du formulaire, sélectionnez un modèle ou rédigez du contenu original.

   Tableau 4. Ajouter un formulaire de notification Paramètres du contenu de l’e-mail

   Champ	Description
   Modèle d'e-mail	Modèle d’e-mail prédéfini que vous pouvez utiliser pour appliquer du contenu existant, que vous pouvez remplacer. Vous ne pouvez sélectionner que les modèles présentant les caractéristiques suivantes : La même table que la notification Aucune table spécifiée Si vous utilisez un modèle et que vous ne le remplacez pas, lorsque votre administrateur met à jour le modèle, le contenu de votre notification par e-mail est également automatiquement mis à jour.
   Remplacer le modèle	Option permettant de remplacer le contenu du modèle d’e-mail sélectionné. Si vous utilisez un modèle d’e-mail, toutes les images du modèle appartiennent toujours au modèle, que vous le remplaciez ou non. Les images de la notification sont automatiquement mises à jour lorsque les administrateurs mettent à jour le modèle. Si vous remplacez un modèle d’e-mail, puis modifiez le modèle sélectionné, le système supprime les remplacements et les remplace par le contenu du nouveau modèle.
   Objet	Ligne d’objet de l’e-mail. Pour dynamiser l’objet, utilisez le champ Variables d’e-mail en regard du message d’e-mail pour générer une syntaxe variable dans le corps du message. Vous pouvez ensuite copier et coller la syntaxe de la variable dans la ligne d’objet. Si ce champ est vide, le système utilise la valeur Objet du modèle d’e-mail. Si vous saisissez une valeur dans ce champ, elle remplace le modèle.
   Message par e-mail	Contenu du message de notification par e-mail, qui peut inclure des variables. Vous pouvez formater le contenu de l’e-mail à l’aide des icônes de l’éditeur de texte enrichi. Si ce champ est vide, le système utilise la valeur Message du modèle d’e-mail. Si vous entrez une valeur dans ce champ, elle remplace la valeur du modèle.
   Ajouter des variables	Variables dynamiques, ou valeurs, dérivées des champs dans la table spécifiée. Remarque : Vous devez spécifier une table pour que le bouton Ajouter des variables s’affiche. Sélectionnez des variables dans le champ Variables d’e-mail et utilisez la flèche pour les déplacer dans l’e-mail. Utilisez des variables pour inclure des valeurs à partir d’un enregistrement dans la table, telles qu’une brève description de l’incident ou des commentaires et notes de travail. Les variables sont des champs disponibles de la table spécifiée.

10. Sélectionner Créer
    La notification est enregistrée et vous pouvez la prévisualiser.
11. Pour afficher l’apparence de la notification par e-mail, sélectionnez Aperçu.

    Vérifiez l’aperçu qui s’affiche. Pour afficher le rendu d’une notification, sélectionnez l’icône de recherche dans l’aperçu, puis sélectionnez l’enregistrement que vous souhaitez prévisualiser.

    

Résultats

Lorsque vous créez une notification dans AES, la notification est enregistrée uniquement dans l’application que vous êtes en train de créer.

• Modifier une notification par e-mail
  Modifiez une notification par e-mail créée pour une application dans App Engine Studio (AES) pour la modifier. Par exemple, modifiez le moment d’envoi de la notification par e-mail, qui la reçoit et ce qu’elle contient.