Modèle d’approbation de document

Créez une application en App Engine Studio (AES) à l’aide du modèle d’approbation de document pour gérer l’approbation des documents de votre organisation.

Pour utiliser le modèle d’approbation de document, installez cette application à partir du ServiceNow Store.

Une application d’approbation de documents permet à vos utilisateurs de créer et d’utiliser rapidement des workflows d’approbation de documents. Les propriétaires et les émetteurs de documents peuvent charger des documents nécessitant des approbations et vérifier la progression de ces approbations. Les approbateurs désignés peuvent approuver, rejeter ou renvoyer des documents avec des commentaires.

Les administrateurs peuvent utiliser l’application d’approbation de document pour créer différents workflows pour différents types de documents.

Ce modèle d’application est un moyen idéal d’effectuer rapidement et efficacement vos workflows internes pour le traitement de documents. Les propriétaires et les émetteurs de documents peuvent charger un document nécessitant une approbation sur un portail à l’aide de la fonctionnalité de téléchargement simple qui envoie automatiquement les soumissions via un flux de travail unique. Une fois qu’un document a été reçu, les soumissionnaires suivent la progression de leurs documents pendant que les utilisateurs désignés approuvent, rejettent ou renvoient leur document pour modification. Les émetteurs et les approbateurs utilisent les commentaires pour ajouter des notes et des commentaires à la soumission, qui sont stockés dans le système pour référence ultérieure. Pour donner à cette application encore plus de variété, les administrateurs peuvent créer un nombre illimité de flux de travail personnalisés pour chaque type de document et chaque utilisateur, ce qui permet plusieurs étapes et approbateurs en fonction de ce que la catégorie de documents exige.

Figure 1. Modèle d’approbation de document

Pour plus d’informations sur la création d’une application à l’aide d’un modèle, reportez-vous à la section Créer votre application à l’aide d’un modèle d’application.

Contenu du modèle d’approbation de document

Les tables, expériences, workflows automatisés et rôles suivants sont inclus dans le modèle d’approbation de document pour App Engine Studio (AES).

Tables dans le modèle de l’application Approbation de document

Étiquette de la table [name]	Description
Table des approbateurs de documents [x_ <code-entreprise>_ <document_approver>]	Suit les approbateurs de documents, leurs commentaires et l’état d’un document.
Table de catégories d’approbation de documents [x_ <company-code>_ <document_approval_category>]	Suit la catégorie des demandes d’approbation de documents.
Table d’approbation de document [x_ <company-code>_ <document_approval>]	Suit les demandes d’approbation de documents.

Expériences dans le modèle d’application Approbation de document

Expérience	Type d’expérience	Description
Approbation de document | Vue par défaut	Formulaire	Formulaire de création d’une demande d’approbation de document.
Approbation de document | Portail	Formulaire	Formulaire simplifié pour créer une demande d’approbation de document.
Catégorie d’approbation de document | Vue par défaut	Formulaire	Formulaire permettant de joindre un flux à un enregistrement d’approbation de document.
Catégorie d’approbation de document | Espace	Formulaire	Formulaire permettant de joindre un flux à un enregistrement d’approbation de document.
Nom de l’application Espace	Espace de travail	Espace de travail principal de l’application d’approbation de document, où les utilisateurs peuvent charger des documents, vérifier l’état d’une approbation, modifier des documents et afficher leurs soumissions dans l’espace de travail. Les approbateurs peuvent afficher les approbations affectées, afficher les soumissions précédentes et approuver ou rejeter les soumissions.
Approbateur de document | Espace	Formulaire	Formulaire pour l’affectation d’approbateurs de documents à des enregistrements.
Approbation de document | Espace	Formulaire	Formulaire de création d’une demande d’approbation de document.
Approbateur de document | Vue par défaut	Formulaire	Les approbateurs peuvent afficher les approbations affectées et approuver ou rejeter les soumissions.
Nom de l’application Portail	Portail	Portail principal permettant aux utilisateurs de soumettre des documents pour approbation et de gérer les soumissions précédentes.
Expérience mobile d’approbation de document	Expérience mobile	Application mobile que les employés et les gestionnaires peuvent utiliser pour vérifier l’état d’une approbation, approuver ou rejeter des documents et afficher les soumissions à l’aide de votre organisation ou Android de iOS l’application.

Workflows automatisés dans le modèle de l’application Approbation de document

Nom du workflow	Type de workflow	Description
Approbation de document : flux principal	Enregistrement de flux	Exécuté lorsqu’un nouvel enregistrement d’approbation de document est soumis. Il récupère ensuite le flux à exécuter à partir de la catégorie de documents et l’exécute.
Notification d’approbation de document	E-mail	Informe les utilisateurs des changements apportés à leurs approbations de documents.
Approbation en une seule étape	Flux	Permet au gestionnaire de l’utilisateur d’être l’approbateur, avec des notifications par e-mail de base générées en cas d’approbation, de retour ou de rejet.

Rôles dans le modèle de l’application Approbation de document

Titre du rôle [name]	Description	Contient des rôles
Approbateurs [x_<nom-entreprise>_ <document_approval_app>.approver]	Les approbateurs peuvent créer, lire, supprimer tous les documents et lire les données de la catégorie d’approbation de document.	Créer, Lire (tout), Modifier (tout)
Administrateurs [x_<nom-entreprise>_ <document_approval_app>.admin]	Les administrateurs peuvent créer, lire, écrire et supprimer des articles dans les tables Approbation de document [x_ <company-code>_ <document_approval>] et Catégorie d’approbation de document [x_ <company-code>_ <document_approval_category>].	Créer, Lire (tout), Modifier (tout), Supprimer (tout)
Émetteurs [x_<nom-entreprise>_ <document_approval_app>.submitter]	Les soumissionnaires peuvent créer des documents, lire leurs propres documents, modifier leurs propres documents lorsque le statut n’est pas soumis et supprimer leurs propres documents. Ils peuvent également lire les données de la catégorie d’approbation de document.	Créer, Lire (posséder), Modifier (posséder lorsque l’état n’est pas soumis), Supprimer (posséder)