Utiliser un PDF pour créer des tables de données

Créez des tables à partir d’un formulaire PDF à l’aide de l’outil d’extracteur PDF de .App Engine Studio

Remarque :

Cette fonctionnalité n’est disponible que si votre gestion des licences vous donne droit à une « aptitude low-code exclusive » et que vous l’avez Créateur de tables pour App Engine installée. Contactez votre consultant Solutions pour plus d’informations.

Vue d'ensemble

L’extracteur de PDF dans App Engine Studio vous permet de charger un PDF, puis d’extraire des champs de table pour les utiliser dans une application personnalisée. Cela rationalise le processus de création de tables de données d’application à partir de formulaires PDF préexistants, car vous n’avez plus besoin de saisir manuellement les étiquettes de champ.

Remarque :

Assurez-vous de ne pas recréer de tables qui existent déjà dans le Now Platformfichier . Par exemple, avec un PDF contenant des données démographiques de l’utilisateur, déterminez si vous souhaitez référencer les tables de données utilisateur existantes plutôt que de créer de nouvelles tables à partir du PDF.

Navigation générale

Le tableau suivant contient une liste de certains des autres éléments de navigation de base de l’outil d’extraction PDF.

Tableau 1. Éléments de navigation dans l’extracteur de PDF

Élément de navigation	Description
Icônes Réduire/Développer ( )	Sélectionnez ces icônes pour basculer entre la réduction ou le développement des volets PDF et tableau.
Contrôles de page (	Utilisez les flèches au bas du PDF pour parcourir le document une page à la fois ou accéder directement au début ou à la fin du document.
Contrôles de zoom ( )	Utilisez les commandes de zoom pour effectuer un zoom avant ou arrière dans le PDF.
Ajouter une nouvelle icône de champ ( )	Ajoutez manuellement une colonne de champ à votre table en sélectionnant +Ajouter un nouveau champ, puis entrez directement les détails. Cela est similaire à la façon dont vous ajoutez des champs dans l’onglet Données de Créateur de tables.
Ajouter une icône de table de référence ( )	Sélectionnez Ajouter une table de référence dans le panneau de droite pour ajouter un champ de référence dans votre table qui pointe vers une nouvelle table.
Icône Ouvrir la table et le formulaire de données (icône	Sélectionnez Ouvrir la table et le formulaire de données pour ouvrir la table sélectionnée dans Créateur de tables.
Liste des actions supplémentaires de la table (menu )	Utilisez le menu d’actions supplémentaires de table pour modifier les propriétés de base de votre table ou, si vous avez ajouté une table de référence, sélectionnez Supprimer pour supprimer la table.
Icône de corbeille ( )	Sélectionnez l’icône Corbeille ( ) pour supprimer des champs d’une table.

Limitations de l’analyse PDF

Les limitations suivantes existent actuellement lors du chargement d’un PDF à l’aide de cet outil :

• Le PDF ne peut pas être converti à partir d’une image.
• Le format PDF ne peut pas dépasser 25 pages.
• La taille du fichier PDF ne peut pas dépasser 5 Mo.
• Les langues autres que le français et l’anglais ne sont pas prises en charge actuellement.

Créer une table à partir d’un formulaire PDF

Ajoutez des tables de données à votre application en téléchargeant un fichier PDF au format App Engine Studio.

Avant de commencer

Remarque :

Cette fonctionnalité n’est disponible que si votre gestion des licences vous donne droit à une « aptitude low-code exclusive » et que vous l’avez Créateur de tables pour App Engine installée. Contactez votre consultant Solutions pour plus d’informations.

Vérifiez que le fichier PDF répond aux exigences suivantes :

• Le PDF ne peut pas être converti à partir d’une image.
• Le format PDF ne peut pas dépasser 25 pages.
• La taille du fichier PDF ne peut pas dépasser 5 Mo.
• Les langues autres que le français et l’anglais ne sont pas prises en charge actuellement.

Rôle requis : admin, sn_app_eng_studio.user ou delegated_developer

Procédure

1. Accédez à la Tout > App Engine > Studio du moteur de développement d'application.
2. Sur la page Mes applications, ouvrez votre application.
3. En regard de l’en-tête Données, sélectionnez l’icône Ajouter ( ).
4. Sélectionnez Créer une table vide, puis Continuer.
5. Sélectionnez Télécharger un PDF , puis Continuer.
6. Sélectionnez et chargez le PDF.
   Vous pouvez faire glisser le fichier PDF sur App Engine Studio votre ordinateur ou le parcourir.

   Remarque :

   Le chargement du PDF peut prendre un certain temps. Sélectionnez l’icône de corbeille ( ) pour effacer la sélection PDF.

   Figure 1. Choisissez le PDF que vous souhaitez charger

   

7. Sélectionnez Continuer.
   Remarque :

   L’analyse du PDF peut prendre jusqu’à une minute.
8. Définissez les propriétés de votre nouvelle table.

   Propriété	Description
   Étiquette de la table	Étiquette unique permettant d’identifier la table.
   Nom de la table	Nom de base de données pour la table. Un nom de table est créé automatiquement une fois que vous avez entré une étiquette de table. Une fois créé, ce champ est en lecture seule.
   Autoriser l'extension	Option permettant à d’autres tables de partager des données à partir de cette table. Pour plus d’informations sur l’extension de table, reportez-vous à la section Extension de table.
   Numérotation automatique	Option permettant de suivre les enregistrements de table avec un numéro unique. Si vous sélectionnez cette option, définissez le préfixe, le numéro de départ et le nombre de chiffres.
   Préfixe	Nom abrégé de la table à ajouter au début du numéro d’enregistrement. Par exemple, si vous créez une table « Ordinateur portable », votre préfixe peut être « ORPT » ou « OP ».

9. Sélectionnez Continuer.
   Vous pouvez maintenant configurer les autorisations pour votre nouvelle table de données.
10. Contrôlez qui a accès à la création, la lecture, l’écriture et la suppression de contenu de cette table en ajoutant de nouveaux rôles et/ou en définissant les autorisations Créer, Lire, Écrire, Supprimer souhaitées pour les rôles existants.

    Les rôles que vous créez dans la table sont conservés dans l’ensemble de l’application et peuvent être définis plus en détail dans d’autres tables que vous ajoutez. Pour plus d’informations sur le fonctionnement des autorisations de sécurité, reportez-vous à la section Ajouter une sécurité d’application .

    Remarque :

    Au moins un rôle doit disposer d’un accès en lecture pour que vous puissiez prévisualiser la table.
11. Sélectionnez Continuer une fois que vous avez configuré les autorisations de table.
12. Sélectionnez Accéder à l’extracteur de PDF pour ouvrir le PDF dans l’extracteur PDF.

Que faire ensuite

Vous allez ensuite ajouter des champs à partir du PDF chargé. Suivez les étapes décrites dans Ajouter de nouveaux champs à partir d’un formulaire PDF pour renseigner votre nouvelle table de données avec des colonnes de champ.

Ajouter de nouveaux champs à partir d’un formulaire PDF

Ajoutez des colonnes de champ à votre table de données à l’aide de l’extracteur PDF dans App Engine Studio.

Avant de commencer

Remarque :

Cette fonctionnalité n’est disponible que si votre gestion des licences vous donne droit à une « aptitude low-code exclusive » et que vous l’avez Créateur de tables pour App Engine installée. Contactez votre consultant Solutions pour plus d’informations.

Rôle requis : admin, sn_app_eng_studio.user ou delegated_developer

Procédure

1. Choisissez l’une des options suivantes :
   • Suivez les étapes décrites dans la procédure précédente pour charger un fichier PDF (reportez-vous à la section Créer une table à partir d’un formulaire PDF).
   • Si vous avez déjà téléchargé le PDF, sélectionnez l’élément Ouvrir l’extracteur PDF sous l’onglet Formulaires ou Table pour Créateur de tables lancer l’outil d’extracteur PDF.
   Le formulaire PDF s’affiche.
2. Examinez le PDF.
   Utilisez l’une des commandes de navigation du volet PDF pour accéder à l’endroit où vous souhaitez commencer à ajouter des champs. Consultez Navigation générale.
3. Cliquez sur Sélectionner pour accéder au mode de sélection de texte.
4. Dans le PDF, cliquez sur un champ ou une phrase textuelle pour le mettre en surbrillance afin de l’utiliser comme base pour un nouveau champ.

   Figure 2. Ajouter des champs à partir du PDF

   

5. Modifiez le texte extrait dans l’étiquette de champ selon les besoins du nouveau champ que vous allez ajouter.
6. Choisissez un type de champ.

   Le type de champ fait référence au type de données que la nouvelle colonne stockera. Par exemple, pour stocker du texte brut dans la colonne, sélectionnez Chaîne. Pour comprendre les propriétés de base d’un champ, reportez-vous à la section Add and customize a field in a table.

   Selon le type que vous sélectionnez, vous devrez peut-être renseigner des champs supplémentaires pour affiner la définition de la colonne de table. Par exemple, avec les types de champ Référence, recherchez et sélectionnez la table de données appropriée à référencer.

   1. Facultatif : Si vous avez choisi de créer un champ de choix, effectuez les actions suivantes pour renseigner les options du champ de choix.
      1. Choisissez un type de choix dans le menu. Cela contrôle si la liste aura ou non Aucun comme option.
      2. Cliquez dans le champ Choix , puis saisissez du texte manuellement ou sélectionnez du texte dans le PDF pour l’extraire automatiquement.
      3. Cliquez sur Ajouter pour ajouter votre choix à la liste.

      Figure 3. Ajout d’un champ de choix

      

   2. Facultatif : Répétez les étapes précédentes jusqu’à ce que tous les choix aient été ajoutés pour votre champ de choix.
7. Sélectionnez la table dans laquelle vous souhaitez ajouter le nouveau champ.
   Plusieurs options peuvent s’afficher si vous avez ajouté des tables de référence. La table d’origine est sélectionnée par défaut.
8. Sélectionnez Ajouter un champ pour ajouter le champ à la liste des champs de la table de droite.
   Remarque :

   Tous les champs que vous ajoutez à la table de droite restent surlignés en vert dans le PDF pour vous rappeler que vous avez créé un champ connexe à partir de ces champs. Si vous supprimez un champ des tables de droite, le texte extrait n’est plus mis en surbrillance.
9. Répétez les étapes ci-dessus jusqu’à ce que vous ayez ajouté tous les champs que vous souhaitez ajouter à partir du PDF.
   Remarque :

   Vous pouvez également ajouter des champs manuellement en cliquant sur +Ajouter un nouveau champ dans le tableau de droite et en saisissant directement les détails, de la même manière que vous ajoutez des champs dans l’onglet Table de Créateur de tables.
10. Examinez les champs de votre table et modifiez-les si nécessaire.

    Tableau 2. Actions du volet de table

    Action	Description
    Déplacer les champs entre les tables	Pour déplacer un champ entre les tables dans l’extracteur PDF, remplacez le nom de table sélectionné par l’emplacement de table souhaité.
    Supprimer la table de référence	Supprimez toutes les tables de référence supplémentaires que vous ajoutez en sélectionnant Supprimer dans la liste Actions supplémentaires située dans le coin supérieur droit de la table (
    Ajouter un nouveau champ	Ajoutez manuellement une colonne de champ à votre table en sélectionnant +Ajouter un nouveau champ, puis entrez directement les détails. Cela est similaire à la façon dont vous ajoutez des champs dans l’onglet Données de Créateur de tables.
    Modifier un champ	Pour modifier les propriétés du champ (par exemple, Type de champ), cliquez sur la propriété du champ pour la sélectionner, puis apportez vos modifications.
    Supprimer un champ	Sélectionnez l’icône Corbeille ( ) pour supprimer des champs d’une table.
    Ouvrir la table dans Créateur de tables	Sélectionnez Ouvrir la table et le formulaire de données pour ouvrir la table sélectionnée dans Créateur de tables.

11. Sélectionnez Enregistrer.

Que faire ensuite

Pour ouvrir votre table de données dans Créateur de tables, sélectionnez Ouvrir la table et le formulaire de données au-dessus des tables affichées. Pour plus d’informations sur la modification de vos tables de données dans , reportez-vous à Créateur de tablesla section Créateur de tables.

Pour ajouter une table de référence, reportez-vous à la section Ajouter une table de référence à partir d’un formulaire PDF.

Ajouter une table de référence à partir d’un formulaire PDF

Déplacez des champs dans une nouvelle table de données référencée à l’aide de l’extracteur PDF dans App Engine Studio.

Avant de commencer

Remarque :

Cette fonctionnalité n’est disponible que si votre gestion des licences vous donne droit à une « aptitude low-code exclusive » et que vous l’avez Créateur de tables pour App Engine installée. Contactez votre consultant Solutions pour plus d’informations.

Rôle requis : admin, sn_app_eng_studio.user ou delegated_developer

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Vous pouvez décider d’ajouter certaines informations du formulaire dans des tables distinctes qui sont référencées à partir de la table d’origine et peuvent être référencées par d’autres tables. Par exemple, si vous travaillez pour une compagnie d’assurance, vous pouvez créer des tables de données distinctes pour les factures, les réclamations et les polices qui peuvent être référencées en tant que tables de données distinctes même si les informations sont extraites d’un seul formulaire PDF.

Vous pouvez ajouter un champ de référence, puis créer la table de données de référence correspondante directement à partir de l’extracteur PDF dans App Engine Studio.

Remarque :

Avant de créer des tables de référence pour votre application, il est recommandé de vérifier que vous ne recréez pas accidentellement des tables qui existent déjà sur le Now Platform.

Procédure

1. Choisissez l’une des options suivantes :
   • Suivez les étapes décrites dans la procédure précédente pour charger un fichier PDF (reportez-vous à la section Créer une table à partir d’un formulaire PDF).
   • Si vous avez déjà téléchargé le PDF, sélectionnez l’élément Ouvrir l’extracteur PDF sous l’onglet Formulaires ou Table pour Créateur de tables lancer l’outil d’extracteur PDF.
   Le formulaire PDF s’affiche.
2. Sélectionnez Ajouter une table de référence dans le panneau de droite pour ajouter une table de référence à votre table.
3. Entrez les propriétés suivantes pour votre table de référence.

   Propriété de l’en-tête de colonne	Description
   Étiquette de la table	Étiquette unique pour la table de référence.
   Nom de la table	Nom de base de données de la table de référence.
   Autoriser l'extension	Option permettant à d’autres tables de partager des données à partir de cette table. Pour plus d’informations sur l’extension de table, reportez-vous à la section Extension de table.
   Numérotation automatique	Option permettant de suivre les enregistrements de table avec un numéro unique. Si vous sélectionnez cette option, définissez le préfixe, le numéro de départ et le nombre de chiffres.

   Vous allez ensuite ajouter un champ de référence à la table d’origine que vous modifiez. Cela crée la connexion entre les tables (par exemple, « Informations sur le vendeur »).
4. Sélectionnez l’étiquette de table de la table dans laquelle vous souhaitez ajouter votre champ de référence (la table d’origine est sélectionnée par défaut).
   La table d’origine doit être sélectionnée par défaut dans le champ Étiquette de table .
5. Saisissez une étiquette de champ de référence pour ce nouveau champ de référence (par exemple, « Informations sur le vendeur »).
6. Sélectionnez des champs de votre table d’origine pour les ajouter à votre nouvelle table de référence.
   Ces champs sont associés au champ de référence que vous avez ajouté à la table actuelle.

   Figure 4. Ajouter une table de référence

   

7. Sélectionnez Ajouter une table de référence.
   La table de référence apparaît ci-dessous et contient les champs que vous avez sélectionnés et qui se trouvaient dans la table d’origine.
8. Examinez et modifiez les champs et les propriétés de table si nécessaire.

   Tableau 3. Actions du volet de table

   Action	Description
   Déplacer les champs entre les tables	Pour déplacer un champ entre les tables dans l’extracteur PDF, remplacez le nom de table sélectionné par l’emplacement de table souhaité.
   Supprimer la table de référence	Supprimez toutes les tables de référence supplémentaires que vous ajoutez en sélectionnant Supprimer dans la liste Actions supplémentaires située dans le coin supérieur droit de la table (
   Ajouter un nouveau champ	Ajoutez manuellement une colonne de champ à votre table en sélectionnant +Ajouter un nouveau champ, puis entrez directement les détails. Cela est similaire à la façon dont vous ajoutez des champs dans l’onglet Données de Créateur de tables.
   Modifier un champ	Pour modifier les propriétés du champ (par exemple, Type de champ), cliquez sur la propriété du champ pour la sélectionner, puis apportez vos modifications.
   Supprimer un champ	Sélectionnez l’icône Corbeille ( ) pour supprimer des champs d’une table.
   Ouvrir la table dans Créateur de tables	Sélectionnez Ouvrir la table et le formulaire de données pour ouvrir la table sélectionnée dans Créateur de tables.

   Reportez-vous à la rubrique Navigation générale pour plus d’informations sur les contrôles de navigation supplémentaires dans le panneau de table.
9. Sélectionnez Enregistrer.

Que faire ensuite

Pour ouvrir votre table de données dans Créateur de tables, sélectionnez Ouvrir la table et le formulaire de données au-dessus des tables affichées. Pour plus d’informations sur la modification de vos tables de données dans , reportez-vous à Créateur de tablesla section Créateur de tables.