Ajouter un playbook automatisé à une application dans Creator Studio

Créez un playbook automatisé, qui est un processus qui s’exécute chaque fois qu’un enregistrement est créé ou mis à jour par le formulaire spécifié par l’application.

Avant de commencer

Étant donné que les playbooks sont basés sur des formulaires, vous devez terminer la création des formulaires de votre application avant de commencer à travailler sur l’automatisation.

Étant donné que les playbooks s’exécutent sur les enregistrements générés par les éléments de catalogue que vous créez pour l’application, vous devez ajouter des formulaires à l’application avant de pouvoir ajouter une automatisation. Pour plus d'informations, consultez Utiliser des formulaires dans Creator Studio.

Pour ajouter un playbook, vous devez disposer de l’autorisation de travailler sur l’application.

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Remarque :

Vous pouvez créer une application de demande de déplacement où les gens peuvent demander une autorisation pour différents types de voyages, ce qui achemine automatiquement la demande vers un gestionnaire pour approbation.

Procédure

1. Accéder à Tout > App Engine > Studio de création pour voir toutes les applications sur la page d’accueil Creator Studio .
2. Ouvrez l’application à laquelle vous souhaitez ajouter l’automatisation.
3. Sélectionnez cette option pour prévisualiser la façon dont les différents formulaires apparaissent dans diverses expériences, ou sélectionnez le bouton Afficher ou Modifier pour afficher ou modifier l’application.
   Sélectionnez différentes options d’aperçu si vous voulez vous assurer que vous avez sélectionné la bonne application et voir comment elle apparaîtra dans les formats suivants :

   • Portail (voir un aperçu de la façon dont il apparaîtra sur un site Web de bureau)
   • Now Mobile (voir un aperçu de la façon dont il apparaîtra sur un téléphone mobile ou un appareil)
   • Virtual Agent (voir une représentation de la façon dont il apparaîtra sur une interface de chatbot)
     Remarque :

     Votre organisation doit avoir installé les modules d’extension appropriés pour voir comment le formulaire apparaîtra dans Agent virtuel. Si cela vous intéresse, adressez-vous à votre administrateur pour en savoir Catalog builder preview topic conversation plus sur l’aperçu des formulaires et de leurs éléments de catalogue dans Agent virtuel.

   Le bouton Afficher affiche les formulaires qui ont été publiés et ne crée pas explicitement un nouveau formulaire brouillon pour le développement. Le bouton Modifier vous dirige vers un formulaire de développement, par exemple, une nouvelle version brouillon d’un formulaire qui a déjà été publié.

   Figure 1. Prévisualiser l’expérience de l’application

   

   Vous pouvez également consulter une représentation de l’apparence de l’espace de travail des soumissions de formulaires en sélectionnant l’aperçu Soumissions ainsi que les enregistrements que votre application génère pour celui-ci (en sélectionnant l’aperçu Enregistrement ).

4. Sélectionnez l’onglet Automatisations dans l’en-tête de l’application.
   
5. Sélectionnez le bouton Créer un playbook .
   Si une automatisation existe déjà, sélectionnez l’onglet Automatisations , puis Ajouter un nouveau playbook.
6. Spécifiez les attributs généraux du playbook dans le modal Créer un playbook.

   Tableau 1. Champs de définition générale de Playbook

   Champ	Description
   Nom du playbook	Nom descriptif du playbook que vous créez.
   Description	Brève explication de ce que fait le playbook, par exemple, l’objectif final du type d’enregistrement.

   Figure 2. Créer un playbook

   

7. Spécifiez le calendrier du playbook.
   1. Sélectionnez le formulaire dont l’élément de catalogue génère le type d’enregistrement sur lequel vous souhaitez que le playbook s’exécute.
      La table du formulaire que vous choisissez est toujours la table de tâches de l’application, qui est spécifiée lors de la création de l’application.
   2. Sélectionnez le type de déclencheur qui lance le playbook.

      Tableau 2. Options de déclenchement du Playbook

      Déclencheur	Description
      Formulaire soumis	Commencez à exécuter le playbook lorsqu’un utilisateur envoie le formulaire que vous avez choisi.
      Formulaire mis à jour	Commencez à exécuter le playbook lorsqu’un utilisateur met à jour le formulaire que vous avez choisi.
      Formulaire soumis ou mis à jour	Commencez à exécuter le playbook lorsqu’un utilisateur soumet ou met à jour le formulaire que vous avez choisi.

      Remarque :

      Vous ne pouvez pas modifier le type de déclencheur d’un playbook une fois que vous avez terminé de créer le playbook. Au lieu de cela, créez un nouveau playbook avec un déclencheur différent.

      Toutefois, vous pouvez modifier la condition de déclenchement, par exemple en effectuant une exécution conditionnelle du playbook en fonction d’une réponse spécifique à une question. Pour plus d'informations, consultez Modifier le déclencheur d’un playbook dans Creator Studio.

   3. Si vous avez choisi un déclencheur qui inclut un formulaire en cours de mise à jour, spécifiez la fréquence à laquelle cette application doit exécuter votre playbook.
      Les options sont les suivantes :

      • Une fois
      • Pour chaque modification unique
      • Uniquement si non en cours d’exécution
      • Pour chaque mise à jour
   4. Spécifiez les conditions qui doivent être remplies pour que le playbook commence à s’exécuter en sélectionnant Ajouter un ensemble de conditions.
      • Si vous souhaitez déclencher le playbook en fonction de la valeur d’une colonne dans une table, sélectionnez le champ que vous souhaitez utiliser comme déclencheur, ainsi que son opérateur de condition et la valeur de déclencheur spécifique. Par exemple, lorsqu’une date de début est postérieure à la date requise.
      • Si vous souhaitez déclencher le playbook en fonction de la réponse d’un formulaire, sélectionnez Questions comme champ de déclenchement. Sélectionnez ensuite la question souhaitée dans le champ Question , l’opérateur de condition et la valeur de la réponse.

        Figure 3. Réponse à une question comme déclencheur pour une automatisation

        

      Ajoutez autant de conditions que nécessaire. Pour plus d'informations, consultez Create a condition statement using the condition builder.

8. Sélectionnez Enregistrer.

Résultats

Félicitations :

Félicitations, vous avez créé une automatisation !

Que faire ensuite

Ensuite, vous devez ajouter des activités au playbook. Pour plus d'informations, consultez Ajouter des activités au playbook d’une application dans Creator Studio.