Recevoir un bon de commande pour les actifs de contrat

Recevez le bon de commande pour les actifs couverts dans le contrat à l'aide de la tâche Bon de commande de renouvellement. Cette tâche est disponible si vous avez ajouté au moins un actif matériel, créé une autorisation ou sélectionné une autorisation existante à l'état de création.

Avant de commencer

Cette tâche n'est pas créée si vous n'avez pas sélectionné ou ajouté d'actifs matériels ou d'autorisations matérielles, ou si le module d'extension Approvisionnement (com.snc.procurement) n'est pas actif. Au lieu de cela, vous devez suivre manuellement les dépenses financières.

Rôle requis : procurement_user

Procédure

1. Dans le formulaire Demande de renouvellement de contrat, sélectionnez l'onglet Tâches ouvertes.
2. Sélectionnez le numéro de demande de renouvellement du contrat.
3. Sélectionnez l'onglet Bons de commande.
4. Sélectionnez le numéro du bon de commande en vue d'obtenir les transactions financières du contrat.

   Pour chaque enregistrement d'actif couvert par un contrat, un élément de ligne de bon de commande est créé. Le coût de chaque bon de commande correspond au coût de renouvellement de chaque actif couvert.

   Les éléments de ligne de bon de commande sont créés pour les autorisations à l'état de création. Chaque autorisation ajoutée dans l'onglet Autorisations planifiées correspond à une ligne de bon de commande unique.

5. Sélectionnez Commande.
6. Sélectionnez Recevoir pour recevoir le bon de commande des actifs couverts par le contrat.
   La réception du bon de commande met uniquement à jour les actifs et ne crée pas d'autorisation.

Résultats

L'ébauche d'autorisation est publiée et l'état est défini sur En cours d'utilisation.

Le reçu du bon de commande figure dans l'onglet Bordereaux de réception.

L'état du bon de commande et des éléments de ligne de bon de commande bascule sur Reçu. L'état de la tâche Bon de commande de renouvellement bascule automatiquement sur Fermé terminé. Le flux de demande de renouvellement de contrat est terminé.

Le sous-état de l'ancien contrat est défini sur Renouvelé. Un enregistrement d'historique de contrat est créé ; il affiche les dates de début et de fin de l'ancien contrat et du contrat renouvelé, ainsi que la date de renouvellement. Vous pouvez afficher tout l'historique du contrat en sélectionnant l'onglet Historique de contrat dans la section Liens connexes.

Une fois que vous avez reçu le bon de commande, l'état du contrat de renouvellement n'est plus défini sur Brouillon et le contrat devient actif. Si la date de début du contrat renouvelé a été atteinte, mais que le bon de commande n'a pas été reçu, l'état de la demande de renouvellement du contrat reste défini sur Brouillon. Une fois le nouveau contrat actif, l'ancien contrat expire et les actifs couverts ont une date de fin.