Créer un rapport à partir d’un document Microsoft Excel importé

Vous pouvez importer des feuilles de calcul Excel (.xlsx fichiers) de données conservées en dehors de votre instance et créer des rapports à partir de ces fichiers.

Avant de commencer

Rôle requis : pa_admin, report_admin

Vous devez disposer de la version d’abonnement d’Analyse des performances pour créer des rapports avec des données importées. Reportez-vous à la section Activer votre abonnement Analyse des performances.

Remarque :

Les restrictions suivantes s’appliquent aux données importées :

• La taille maximale du fichier est de 2 Mo.
• Le nombre maximal de lignes est de 10 000. Le nombre maximal de colonnes est de 25.
  Remarque :

  Vous pouvez importer .xlsx fichiers de 50 000 lignes maximum, mais seules les 10 000 premières lignes apparaissent dans votre ensemble de données.
• Seule la première feuille d’un fichier .xlsx comportant plusieurs feuilles est importée.
• La première ligne et la première colonne du fichier importé ne doivent pas être vides. La première ligne est utilisée pour identifier les noms de colonnes.
• Il n’est pas possible de joindre des colonnes, de calculer des champs ou d’apporter d’autres modifications à la table après l’importation. Ces modifications doivent être effectuées avant l’importation.
• Le fichier .xlsx importé doit avoir une date d’expiration spécifiée.
• Si le propriétaire supprime la table après l’importation, les rapports basés sur la table importée sont également supprimés.

Les listes de contrôle d’accès peuvent s’appliquer aux données importées. Pour plus d'informations, consultez Report_view contrôle d’accès.

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Remarque :

L’importation des données du rapport de cette manière est utile lorsque vous disposez d’informations conservées en dehors de votre instance, par exemple des données tierces récurrentes. Pour importer définitivement un ensemble de données externe dans votre instance, consultez Importation de données à l’aide de jeux d’importation.

Procédure

1. Accédez à la Tout > Rapports > Créer.
2. Dans l’onglet Données , donnez au rapport un nom qui reflète les informations regroupées.
3. Dans la liste Type de source , sélectionnez Importation externe.
   

   Remarque :

   L’option de menu Importation externe n’est disponible que si Analyse des performances elle est activée.
4. Choisissez une source de rapport importée existante ou sélectionnez l’icône Charger l’icône () pour importer un fichier.
   1. Sélectionnez et faites glisser le fichier vers la zone de dépôt ou sélectionnez Parcourir les fichiers pour le choisir dans votre système de fichiers.
   2. Entrez un nom pour le fichier chargé.
   3. Définissez l’expiration du fichier. Après cette date, le fichier importé est supprimé et les rapports basés sur ce fichier ne sont plus disponibles.
   4. Sélectionnez la visibilité du fichier chargé : uniquement vous, tous les utilisateurs ou un groupe spécifié d’utilisateurs, de groupes ou de rôles.
   5. Sélectionnez Charger.
   6. Sélectionnez Terminé.
5. Sélectionnez Suivant.
6. Dans l’onglet Type , sélectionnez le type de rapport que vous souhaitez créer, puis sélectionnez Suivant.
   Pour en savoir plus sur des rapports spécifiques, reportez-vous à la section Types de rapport.

   L’application montre une version préliminaire du rapport. Pour afficher le rapport mis à jour à tout moment, sélectionnez Exécuter.

7. Dans l’onglet Configurer , renseignez les champs selon les besoins du type de rapport.
8. Facultatif : Pour limiter les informations affichées dans le rapport, sélectionnez l’icône de filtre () et spécifiez les conditions pour filtrer les données du rapport.
   Pour apprendre à créer des conditions, reportez-vous à la rubrique Créateur de conditions.

   Remarque :

   Dans les rapports agrégés et de liste, les conditions de filtre dépendantes de la langue peuvent ne renvoyer aucun résultat sur les instances localisées.
9. Dans l’onglet Style , renseignez les champs comme il convient pour configurer l’apparence du rapport.
10. Sélectionnez Enregistrer pour continuer à modifier la visualisation ou Enregistrer et fermer pour revenir à l’écran Centre d'analyse principal.

Résultats

Le rapport est créé à partir de la source externe. Les rapports sur un tableau de bord affichent une icône indiquant que le rapport est temporaire et expire lorsque la source de données externe expire.

Que faire ensuite

• Sélectionnez l’icône Informations sur le rapport () et ajoutez une description du rapport.
• Sélectionnez l’icône de partage () pour ouvrir le menu Partage . Dans ce menu, vous pouvez partager le rapport avec les utilisateurs et les groupes, ajouter le rapport à un tableau de bord et publier le rapport sur le Web.

• Modifier une source de données importée
  Vous pouvez modifier des feuilles de calcul Excel importées (.xlsx fichiers) de données conservées en dehors de votre instance.