Ajouter des activités au playbook d’une application dans Creator Studio

Ajoutez des activités au playbook d’une application pour spécifier ce que l’automatisation fait au type d’enregistrement désigné. Une activité définit ce qui se passe réellement lorsqu’un playbook s’exécute.

Avant de commencer

Pour ajouter des activités à un playbook, vous devez disposer de l’autorisation de travailler sur l’application.

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Les activités que vous pouvez ajouter à un playbook sont limitées par votre administrateur afin de vous assurer que vous utilisez celles qui conviennent à votre organisation.

Procédure

1. Accéder à Tout > App Engine > Studio de création pour voir toutes les applications sur la page d’accueil Creator Studio .
2. Ouvrez l’application qui contient le playbook auquel vous souhaitez ajouter une activité.
3. Sélectionnez cette option pour prévisualiser la façon dont les différents formulaires apparaissent dans diverses expériences, ou sélectionnez le bouton Afficher ou Modifier pour afficher ou modifier l’application.
   Sélectionnez différentes options d’aperçu si vous voulez vous assurer que vous avez sélectionné la bonne application et voir comment elle apparaîtra dans les formats suivants :

   • Portail (voir un aperçu de la façon dont il apparaîtra sur un site Web de bureau)
   • Now Mobile (voir un aperçu de la façon dont il apparaîtra sur un téléphone mobile ou un appareil)
   • Virtual Agent (voir une représentation de la façon dont il apparaîtra sur une interface de chatbot)
     Remarque :

     Votre organisation doit avoir installé les modules d’extension appropriés pour voir comment le formulaire apparaîtra dans Agent virtuel. Si cela vous intéresse, adressez-vous à votre administrateur pour en savoir Catalog builder preview topic conversation plus sur l’aperçu des formulaires et de leurs éléments de catalogue dans Agent virtuel.

   Le bouton Afficher affiche les formulaires qui ont été publiés et ne crée pas explicitement un nouveau formulaire brouillon pour le développement. Le bouton Modifier vous dirige vers un formulaire de développement, par exemple, une nouvelle version brouillon d’un formulaire qui a déjà été publié.

   Figure 1. Prévisualiser l’expérience de l’application

   

   Vous pouvez également consulter une représentation de l’apparence de l’espace de travail des soumissions de formulaires en sélectionnant l’aperçu Soumissions ainsi que les enregistrements que votre application génère pour celui-ci (en sélectionnant l’aperçu Enregistrement ).

4. Sélectionnez l’onglet Automatisations dans l’en-tête de l’application.
5. Vérifiez que vous modifiez le bon playbook dans votre application en le sélectionnant dans l’onglet Automatisations .
   
6. Sélectionnez l’icône Ajouter sur le connecteur où vous souhaitez ajouter une activité et choisissez l’icône Ajouter une activité () carrée dans le menu qui s’affiche.

   Tableau 1. Comment ajouter une activité dans les vues Tableau et Diagramme

   Vue	Étapes
   Diagramme	Sélectionnez l’icône + dans l’étape. Dans le mini-sélecteur, sélectionnez l’icône carrée () pour ajouter une activité.
   Tableau	Sélectionnez + Ajouter une activité.

7. Choisissez le type d’activité souhaité dans la fenêtre contextuelle Bibliothèque d’activités.

   Tableau 2. Types d’activités

   Type d'activité	Description
   Demander l'approbation	Demandez à quelqu’un la permission d’accomplir une tâche.
   Affecter à	Choisissez une personne qui doit accomplir la tâche.
   Créer une tâche	Spécifiez un processus qui doit être effectué dans le cadre du playbook.
   Envoyer un e-mail	Envoyer un e-mail à une ou plusieurs personnes. Vous pouvez spécifier des images et enrichir le texte de l’e-mail qui est envoyé automatiquement.
   Espace réservé	Définissez une activité non définie à préciser ultérieurement, ou une activité plus avancée, telle qu’une notification par e-mail, lorsqu’une activité est terminée. Aucune logique n’est encore affectée aux activités d’espace réservé et elles doivent être modifiées dans Studio de workflow. Vous pouvez également les échanger ultérieurement contre un autre type d’activité dans Creator Studio.

   Figure 2. Bibliothèque d’activités pour un playbook

   

   Votre nouvelle activité et son panneau Propriétés de l’activité s’affichent, dans lequel vous définissez la nature de l’activité.

8. Saisissez les détails de base de l’activité.

   Tableau 3. Détails généraux de l’activité

   Champ	Description
   Nom	Nom unique, orienté vers l’utilisateur, pour votre activité, qui apparaît aux agents et aux prestataires pendant l’exécution du playbook.
   Description	Détails facultatifs sur ce que l’activité accomplit.

   Figure 3. Panneau des détails de l’activité

   

9. Si nécessaire, spécifiez l’approbateur ou le délégataire dans les champs Sélectionner un approbateur ou Sélectionner un délégataire .
   Les approbateurs et les délégataires sont la ou les personnes qui doivent approuver la tâche ou à qui la tâche est affectée. Les options sont les suivantes :

   • Groupe : saisissez un ou plusieurs groupes d’utilisateurs dans le champ qui s’affiche. Par exemple, administrateurs du moteur de développement d’application.
   • Personne spécifique : saisissez le nom de la personne tel qu’il apparaît sur le Now Platformfichier . Si vous avez saisi un groupe, vous pouvez effectuer une sélection uniquement parmi les utilisateurs du groupe spécifié.
   • Gestionnaire du demandeur : (activités d’approbation de demande uniquement) achemine automatiquement l’approbation vers le gestionnaire de la personne qui effectue la demande.
10. Entrez les détails de types spécifiques d’activités.
    1. Pour les activités d’approbation de demande uniquement, spécifiez le type d’approbation.
       Le type d’approbation définit si un seul approbateur est nécessaire ou si tout le monde doit approuver la demande. Les options sont les suivantes :

       • Quelqu’un approuve : un seul des approbateurs spécifiés doit approuver la demande.
       • Approbation de tous : chacun des approbateurs spécifiés doit approuver la demande.

         Si vous sélectionnez cette option et spécifiez un groupe, tous les membres du groupe doivent approuver la demande.

    2. Pour Create task activities (Créer des activités de tâche), spécifiez la priorité.
       Les options sont les suivantes :

       • Critique
       • Élevé
       • Modéré
       • Faible
       • Planification
    3. Pour les activités d’envoi d’e-mail, spécifiez les destinataires et le contenu de l’e-mail.
       • Saisissez le nom (pour Now Platform les utilisateurs) ou l’adresse e-mail des personnes qui doivent recevoir l’e-mail dans les champs À et Cc .

         Sélectionnez l’option Demandeur pour que les champs À ou Cc incluent la personne qui a fait la demande dans les destinataires de l’e-mail.

       • Saisissez l’objet de l’e-mail dans le champ Objet .
       • Saisissez le corps de l’e-mail dans la zone de texte. Sélectionnez l’icône des boutons supplémentaires de la barre d’outils () pour afficher plus d’options de mise en forme. Par exemple, vous pouvez ajouter des images, des tables et des liens à l’e-mail.
11. Sélectionnez à quel moment l’activité doit commencer à s’exécuter dans le champ Quand démarrer de la section Conditions.
    Les options sont les suivantes :

    • Démarrages playbook: la demande d’approbation s’exécute lorsque le déclencheur se produit, c’est-à-dire l’enregistrement du formulaire en cours de création ou de mise à jour.
    • Après une activité spécifique : la demande d’approbation s’exécute après l’exécution d’une ou de plusieurs activités, que vous devez spécifier dans le champ Démarre après . Vous pouvez sélectionner uniquement les activités qui se produisent séquentiellement avant l’activité sur laquelle vous travaillez.
      Remarque :

      Cette option n’est pas disponible pour la première activité d’un playbook.
12. Facultatif : Définissez toutes les conditions supplémentaires qui doivent être remplies pour que l’activité ait lieu en sélectionnant + Ajouter des conditions.
    Utilisez le créateur de conditions qui apparaît pour spécifier tout autre élément qui doit se produire pour que l’activité s’exécute. Pour plus d'informations, consultez Create a condition statement using the condition builder.
13. Sélectionnez le bouton Enregistrer et fermer pour terminer la configuration de votre activité.

Que faire ensuite

Continuez à ajouter des activités et des décisions, ainsi que des connecteurs et des processus parallèles si nécessaire, pour terminer la création de votre playbook. Pour en savoir plus sur les décisions, reportez-vous à Ajouter une décision au playbook d’une application dans Creator Studio.