Créer une réservation comprenant un lien vers la réunion virtuelle

  • Rversion finale: Zurich
  • Mis à jour 31 juil. 2025
  • 6 minutes de lecture

    • Permettez aux employés situés en dehors du bureau de rejoindre une réservation à l'aide d'un lien de réunion virtuelle. Un lien de réunion virtuelle est créé pour un employé sélectionné dans « Au nom de ».

    Avant de commencer

    Remarque :
    vous pouvez créer un lien de réunion virtuelle uniquement si votre administrateur a activé la configuration de réunion virtuelle. Pour plus d'informations, consultez Configurer un objectif réservable et Créer une réservation.

    Rôle requis : sn_wsd_core.workplace_user

    Procédure

    1. Accédez à la page Effectuer une réservation depuis l'un des points de départ suivants.
      Les emplacementsÉtapes
      Depuis le navigateur d'application Accédez à la Workplace Reservation Management > Portail > Nouvelle réservation.
      Centre des employés
      1. Accédez au Centre des employés (Tous > Libre-service > Centre des employés)). Sur la page d’accueil, accédez à Lieu de travail > Parcourir tout le lieu de travail et sélectionnez le service du lieu de travail.
      2. Ouvrez le portail de réservation et effectuez l'une des actions suivantes :
        • Cliquer sur Réservations > Effectuer une réservation.
        • Sur la page d'accueil, sélectionnez Effectuer une réservation directement.
        • Dans le catalogue de services du lieu de travail, sélectionnez Nouvelle réservation générale.
          1. Sélectionner Catalogue > Parcourir par catégories > Catalogue de services du lieu de travail.
            Remarque :
            S’il y a plusieurs catalogues configurés sur le portail, accédez à la liste Catalogues et sélectionnez Catalogue de services du lieu de travail.
          2. Sélectionner Gestion des réservations > Nouvelle réservation générale.
      La page Effectuer une réservation s'ouvre dans un nouvel onglet.
    2. Sélectionnez le type d'élément du lieu de travail que vous souhaitez réserver.
      Les types sont affichés sous forme d'onglets, tels que Salle de réunion ou Bureau.
    3. Facultatif : Sélectionnez Tout parcourir.
      Le chemin d’accès Parcourir tout réservable est sélectionné par défaut.
      1. Recherchez un élément du lieu de travail que vous souhaitez réserver en utilisant les critères disponibles suivants.
    4. Cliquez sur Rechercher.
      Les éléments du lieu de travail correspondant aux critères de recherche et disponibles à la réservation sont affichés.
      Remarque :
      Lorsque vous naviguez à proximité d’une personne, s’il existe des espaces privés, ils ne sont pas affichés dans les résultats de recherche.
      Remarque :
      Vous pouvez basculer entre les onglets Vue de la carte et Vue Calendrier pour passer en revue la disponibilité des éléments du lieu de travail. Si votre société charge des cartes d'étage, affichez-les à l'aide de Mappedin ou d'Mappage d'intérieur. Pour en savoir plus sur l'utilisation des cartes d'étage, consultez Workplace Space Mapping.
    5. Facultatif : Triez les éléments du lieu de travail par ordre alphabétique ou à l'aide d'un filtre avec l'option Afficher le filtre.

      Vous pouvez également trier les éléments du lieu de travail pour afficher vos emplacements favoris en premier. Pour afficher l'option, vous devez avoir accès à l'Centre des employés et avoir également des emplacements favoris. Vos emplacements favoris sont affichés en premier dans l'ordre alphabétique suivi des autres emplacements qui correspondent aux critères de recherche.

      Remarque :
      vous ne pouvez pas trier les éléments du lieu de travail dans l'ordre alphabétique ou selon vos emplacements favoris si vous parcourez des espaces à proximité d'une personne. Ces espaces sont recherchés en fonction de la proximité.
    6. Sélectionnez l'élément du lieu de travail que vous souhaitez réserver en utilisant l'une des options suivantes :
      • Cliquez sur Ajouter.
      • Dans l'onglet Vue Calendrier, cliquez sur Ajouter.
      • Dans Vue cartographique, sélectionnez n'importe quel espace de couleur verte, puis sélectionnez Ajouter.
    7. Sélectionnez Suivant.
    8. Renseignez les champs du formulaire.
      Tableau 1. Formulaire Détails de la réservation
      Champ Description
      Objet de la réservation Objet de votre réunion.
      Rendre privé tous les détails de l'espace Option permettant de rendre tous les espaces sélectionnés privés.
      Remarque :
      L’option s’affiche en fonction de la configuration de la confidentialité de l’emplacement pour les espaces sélectionnés.
      Rendre le sujet privé Option permettant de marquer la réservation comme privée et de masquer l'objet de la réservation.
      Ajouter un lien vers la réunion virtuelle Option permettant de générer un lien de réunion virtuelle afin que les employés distants puissent rejoindre la réservation.
      Remarque :
      • Si aucun lien virtuel n’est créé avec succès, la page des détails de la réservation n’affiche pas de lien de réunion et cette option est effacée dans l’enregistrement de réservation. Pour générer à nouveau un lien de réunion, sélectionnez cette option et envoyez l’enregistrement.
      • Si vous ajoutez un lien de réunion pour Microsoft Teams, l’application récupère les détails de la réunion lors de la synchronisation de l’événement avec un fournisseur de calendrier.
      Cette réservation est destinée à Si vous effectuez une réservation pour le compte de quelqu'un d'autre, sélectionnez le nom de cette personne. Laissez le champ vide si vous effectuez une réservation pour vous-même.
      Ajouter des invités à cette section de réservation
      Remarque :
      cette section s'affiche uniquement si votre administrateur a activé la configuration pour inviter des participants à cet emplacement du lieu de travail.
      Inviter des collègues Sélectionnez les employés que vous souhaitez inviter à la réservation.
      Inviter un visiteur externe Option permettant d'inviter un visiteur externe.
      Remarque :
      cette option s'affiche uniquement si l'application Gestion des visiteurs du lieu de travail est installée.
      • Si vous avez déjà enregistré le visiteur avant, procédez comme suit :
        1. Sélectionnez Visiteur précédent.
        2. Dans le champ Sélectionner un visiteur précédent, sélectionnez le visiteur.

          Vous pouvez également afficher un aperçu des détails du visiteur et les modifier si nécessaire. Les détails sont mis à jour automatiquement dans tous les enregistrements liés aux visiteurs et les enregistrements d'inscription.

      • Si vous enregistrez le visiteur pour la première fois, procédez comme suit :
        1. Sélectionnez Ajouter un nouveau visiteur.
        2. Sélectionnez le type de visiteur.
        3. Si le visiteur est un invité spécial, activez VIP.
        4. Saisissez le prénom du visiteur.
        5. Saisissez le nom de famille du visiteur.
        6. Spécifiez l'adresse e-mail du visiteur pour envoyer les détails de l'enregistrement au visiteur et communiquer avec lui.
        7. Saisissez le numéro de téléphone du visiteur.
        8. Saisissez les détails de l'organisation du visiteur.
        9. Saisissez le titre du visiteur.
        10. Dans la section Notes privées, spécifiez toutes les informations privées.
        11. Dans les champs Préférences de visiteur et Préférences de notification, sélectionnez les préférences du visiteur.
        12. Cliquez sur Enregistrer et ajouter pour ajouter le visiteur.
      Ajouter des services supplémentaires Services supplémentaires disponibles avec la réservation.
    9. Cliquez sur Soumettre la réservation.

    Résultats

    La réservation est créée avec un lien de réunion virtuelle. Si vous avez invité des participants à la réservation, le lien de la réunion ainsi que les détails de la réservation leur sont fournis.
    Pour afficher l'enregistrement de la réservation, accédez à Récapitulatif de la réservation et sélectionnez Informations supplémentaires. si le code secret est configuré pour le fournisseur de réunion virtuelle, vous pouvez également afficher le code secret pertinent dans Informations supplémentaires. Seul l'organisateur et l'utilisateur spécifiés dans le champ Cette réservation est destinée à peuvent afficher le code secret.
    • Zoom: si un Zoom lien de réunion est ajouté, le lien apparaît dans le champ Emplacement de l’e-mail contenant l’invitation à la réunion.
    • Microsoft Teams: lorsqu’une réservation est créée avec un lien vers une réunion virtuelle, l’application récupère le lien de la réunion et les détails relatifs à la participation. Lorsque cette réservation est synchronisée avec le calendrier Microsoft Outlook, le lien de la réunion et les détails relatifs à la participation sont ajoutés au corps de l’événement de calendrier. De même, lorsqu’une réservation est créée dans le calendrier Microsoft Outlook à l’aide du bouton bascule de réunion Teams , le lien de la réunion est récupéré et enregistré en tant que lien de réunion virtuelle.
      Remarque :
      Comme le lien de la réunion apparaît dans le corps de l’e-mail, dans tous les cas, si vous souhaitez mettre à jour ou modifier les détails de la réunion, vous devez le faire uniquement en utilisant le Gestion des réservations du lieu de travail. En effet, lorsqu’une synchronisation de réservation est effectuée, les détails (dans ce cas, le lien et les détails de la réunion) ne sont synchronisés que d’une seule manière, c’est-à-dire depuis le fournisseur de Gestion des réservations du lieu de travail calendrier (dans ce cas Microsoft Teams). Si vous avez déjà apporté des modifications aux détails de la réunion ou aux notes du fournisseur de calendrier, elles sont remplacées par Gestion des réservations du lieu de travail une synchronisation.
    • Tout autre fournisseur de réunion virtuelle : Le lien vers la réunion est ajouté dans le champ Emplacement de l’e-mail contenant l’invitation à la réunion.