Permettre à vos équipes de s'inscrire à des équipes de travail

Permettez à vos équipes de s'inscrire à des équipes de travail en fonction de leurs disponibilités et de leurs préférences.

Avant de commencer

Rôle requis : sn_shift_planning.admin

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Lorsqu'un plan de calendrier est activé pour l'inscription, vous pouvez recevoir des notifications. Vous pouvez également recevoir des notifications lorsque le plan de calendrier ouvert à l'inscription arrive à échéance le jour même ou prochainement.

Important :

Votre administrateur doit définir la valeur de la propriété glide.ui_notification.max_recipients sur le nombre maximal d'agents pour lesquels vous souhaitez envoyer les notifications.

Procédure

1. Accédez à la Tous > Optimisation des effectifs pour ITSM > Manager Workspace
2. Sélectionnez l'icône Calendrier ( ).
3. Ajoutez une plan de calendrier.
   1. Sélectionnez l'onglet Calendrier de l'équipe.
   2. Dans le panneau latéral contextuel, cliquez sur l'icône Afficher les calendriers pour afficher les calendriers.
      Conseil :

      Sélectionnez l'icône de filtre ( ), puis l'état d'inscription et les dates d'inscription souhaités pour affiner les plans de calendrier activés pour l'inscription.

      Dans les filtres, pour ajouter l'élément souhaité	Procéder comme suit
      État d'inscription	Double-cliquez sur un ou plusieurs états d'inscription dans la colonne Disponible pour les déplacer vers la colonne Appliqué. Sélectionnez Appliquer.
      Dates d'inscription	Sélectionnez une option prédéfinie telle que 7 derniers jours ou sélectionnez la date de début et de fin pour laquelle vous souhaitez afficher les plans de calendrier activés pour l'inscription. Sélectionnez Appliquer.

   3. Dans le panneau Calendriers, sélectionnez l'icône +.

      Vous pouvez dupliquer un calendrier existant pour en créer un autre. Après avoir dupliqué un calendrier pour lequel l'inscription d'équipe est activée, vous pouvez mettre à jour la date de début, la date de fin et la date à laquelle les agents doivent s'inscrire au calendrier.

      Remarque :

      Si aucun agent n'est associé au calendrier, les équipes associées à celui-ci ne sont pas dupliquées.
   4. Renseignez les champs obligatoires du formulaire.
      L'image ci-dessous est un exemple de formulaire Calendrier renseigné.

      

   5. Pour permettre à vos agents de s'inscrire à des équipes de travail, procédez comme suit :
      1. Cochez la case Demander l'inscription de l'agent.
      2. Dans le champ Les agents doivent s'inscrire avant, entrez la date à laquelle ils doivent s'inscrire aux équipes de ce calendrier.

      Conseil :

      Si vos agents se sont inscrits pour faire partie de leurs équipes préférées, le champ Affecté à est automatiquement renseigné en conséquence.
   6. Sélectionnez Enregistrer le calendrier.
4. Ajoutez une équipe de travail au plan de calendrier.
   1. Sélectionnez le plan de calendrier que vous avez créé.
      L'image ci-dessous affiche le plan de calendrier créé.

      

   2. Sélectionnez Ajouter une équipe.
      L'image ci-dessous fournit un exemple de formulaire permettant d'entrer les détails d'une équipe.

      

   3. Dans le champ Équipe, sélectionnez l'équipe de travail que vous souhaitez ajouter au plan de calendrier.
      Remarque :

      Si le plan de calendrier a été activé pour permettre aux agents de s'inscrire à des équipes, les champs suivants sont automatiquement activés :

      • Demander l'inscription de l'agent
      • Activer l'affectation automatique d'agents

      Si vous souhaitez affecter des agents manuellement, vous pouvez décocher ces cases à tout moment.
   4. Si les équipes sont activées pour l'inscription, vous pouvez sélectionner Envoyer pour inscription.
      Toutes les équipes activées pour l'inscription sont envoyées aux agents pour leur permettre de s'y inscrire. Vous pouvez sélectionner Fermer l'inscription pour fermer l'inscription des agents à une équipe avant la date limite et affecter manuellement les agents.

      • L'étiquette Activé pour l'inscription en surbrillance est remplacée par Fermé pour l'inscription.
      • Le système ferme automatiquement les inscriptions après la date limite d'inscription.
5. Ajoutez des agents aux équipes de travail.

   À	Procéder comme suit
   Affecter automatiquement des agents	Cochez la case Activé pour l'affectation automatique des agents. Les agents qui ont défini l'équipe en tant que préférence sont automatiquement affectés. Le nombre d'équipes affectées automatiquement dépend de la valeur définie dans la propriété système sn_shift_planning.max_shifts_to_autoassign.
   Affecter des agents manuellement	Dans le champ Affecter des agents, recherchez et ajoutez un ou plusieurs agents à l'équipe. Pour ajouter des agents inscrits à des équipes, sélectionnez +Ajouter des agents inscrits. Vous pouvez afficher les agents inscrits ainsi que leurs préférences en matière d'équipe. Si vous ne souhaitez pas afficher les agents déjà affectés à une équipe dans ce plan de calendrier, activez le bouton bascule Masquer les agents déjà affectés à d'autres équipes. Remarque : Cette option est uniquement disponible après avoir fermé les inscriptions d'agents pour l'équipe. Sélectionnez Enregistrer la sélection.

6. Sélectionnez Enregistrer l'équipe.
   L'état du plan de calendrier devient Génération d'un aperçu.
7. Pour publier le plan de calendrier, sélectionnez Publier.
   Remarque :

   L'actualisation de l'écran peut prendre quelques minutes.

   La table décrit les différents états d'inscription d'équipe dans le plan de calendrier.

   État d'inscription dans le plan de calendrier	Description
   Inscription non activée	Le plan de calendrier n'est pas activé pour l'inscription.
   Activé pour l'inscription	Le plan de calendrier est activé pour l'inscription, mais n'est pas encore prêt pour que les agents s'inscrivent aux équipes. Le plan de calendrier ne peut pas être publié lorsqu'il est activé pour l'inscription. ​
   Ouvert pour l'inscription	Le plan de calendrier est activé pour l'inscription et prêt pour que les agents s'inscrivent. Le plan de calendrier ne peut pas être publié ou supprimé lorsqu'il est ouvert pour l'inscription. Ouvert pour l'inscription : La date limite d'inscription ne peut pas être modifiée. Les détails de l'équipe de travail ne peuvent pas être modifiés. Il est impossible d'ajouter de nouvelles équipes. Si l'affectation automatique est activée, l'affectation d'un agent dans une équipe ne peut pas être modifiée.
   Fermé pour l'inscription	Le plan de calendrier est fermé pour que les agents s'inscrivent.