Configurer ou mettre à jour un calendrier d'astreinte

Créez un calendrier d'astreinte ou modifiez un calendrier existant en définissant des équipes et des listes.

Avant de commencer

Rôle requis : rota_admin, rota_manager

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Vous pouvez utiliser l'assistant afin de créer un calendrier d'astreinte à l'aide d'un modèle existant. Vous pouvez également créer des équipes à partir de zéro. Vous pouvez créer plusieurs équipes à un moment donné et afficher un aperçu des équipes lors de leur création. Cela vous permet de créer des listes, de définir des politiques d'escalade ainsi que de passer en revue et de publier les équipes.

Après l'exécution de l'assistant, vous pouvez ajuster les paramètres de liste, d'escalade et de rappel individuels pour affiner la configuration. Vous pouvez également activer les notifications d'astreinte en configurant des déclencheurs de workflow de rotation.

Procédure

1. Accédez à la Tous > Planification d'astreinte > Créer/modifier un calendrier.
2. Dans Définir la planification, à partir de la liste de choix Sélectionner un groupe, sélectionnez le groupe pour lequel vous définissez la planification.
   Vous pouvez modifier un quart existant pour un groupe sélectionné. Si vous souhaitez créer un nouveau calendrier, cliquez sur le bouton Ajouter un quart.

   Remarque :

   Lors de la création d’un nouveau calendrier de groupe d’astreinte, vous êtes redirigé vers oc_creation_wizard page au lieu de expert_shell page qui n’est plus prise en charge.
3. Choisissez un modèle existant pour les équipes ou créez une équipe.
4. Facultatif : Cochez la case Autoriser le chevauchement d'horaire des équipes afin d'autoriser le chevauchement des calendriers pour les équipes du groupe.
   Par exemple, si un groupe dispose d'un calendrier de type 24 heures/24 et 7 jours/7, vous pouvez créer plusieurs calendriers pour le groupe. Le chevauchement d'équipes est nécessaire pour avoir une période de transfert entre les équipes pour permettre à plusieurs équipes d'être d'astreinte pendant la même durée.

   Si vous sélectionnez Autoriser le chevauchement d'horaire des équipes, la case à cocher Règle d'escalade en cas de chevauchement d'équipes s'affiche.

5. Facultatif : Cochez la case Règle d'escalade en cas de chevauchement d'équipes pour spécifier quelle équipe doit être informée d'une escalade lors d'un chevauchement d'équipes.
   Vous pouvez escalader jusqu'à une équipe entrante, une équipe sortante ou toutes les équipes.
6. Remplissez les champs du formulaire.

   Tableau 1. Définir la planification

   Question	Description
   Nom	Nom de l'équipe qui apparaît sur la page Calendrier d'astreinte.
   Voulez-vous utiliser une planification existante ?	Option permettant d'utiliser un calendrier existant. Sélectionnez Oui pour utiliser une équipe existante ou prédéfinie. Sélectionnez Non pour créer une nouvelle planification.
   Planification	Sélectionnez la valeur sur laquelle votre planification sera basée. Certaines options sont disponibles dans le système de base, par exemple 24 heures/24 et 7 jours/7, jour ouvré 8h-17h. Cette option s'affiche uniquement si vous répondez Oui à la question Voulez-vous utiliser un calendrier existant ? Le fuseau horaire de l'utilisateur connecté est utilisé comme base pour ces calendriers. Si l'utilisateur connecté ne l'a pas spécifié, le fuseau horaire de l'instance est utilisé.
   Date de début	Date à laquelle l'équipe doit commencer.
   Spécifier les jours fériés	Option permettant de définir les jours fériés. Sélectionnez Oui pour définir des jours fériés pour l'équipe d'astreinte. Vous pouvez sélectionner une planification de jours non ouvrés existante. Sélectionnez Non si vous ne souhaitez pas spécifier de jours non ouvrés pour l'équipe.
   Calendriers des jours non ouvrés	Spécifiez un calendrier des jours non ouvrés pour le groupe.
   Champs supplémentaires Remarque : les champs suivants ne s'affichent que lorsque le champ Voulez-vous utiliser un calendrier existant ? est défini sur Non.
   Fuseau horaire	Fuseau horaire de l'équipe.
   L'équipe de ce calendrier travaille-t-elle toute la journée ?	Liste des options. Indiquez si cette équipe travaille toute la journée.
   Début	Heure de la journée à laquelle l'équipe doit commencer. Les heures de début et de fin représentent une équipe. La date est différente uniquement si l'équipe travaille après minuit.
   Fin	Heure de la journée à laquelle l'équipe doit terminer. Les heures de début et de fin représentent une équipe. La date est différente uniquement si l'équipe travaille après minuit. Par exemple, pour l'équipe de 8 h à 20 h, le démarrage sera 01-01-2014 08:00:00 et la fin 01-01-2014 19:59:59. Pour l'équipe de 20 h à 8 h, le démarrage sera 01-01-2014 20:00:00 et la fin 02-01-2014 07:59:59.
   Répétitions	Jours pendant lesquels l'équipe se répète. Remarque : L'assistant ne fournit pas d'option mensuelle ni annuelle. Il n'est pas conseillé de créer une équipe mensuelle ou annuelle en modifiant manuellement le calendrier, car il est difficile de déterminer la personne d'astreinte sur une longue période. Dans ce cas, créez un calendrier annuel ou mensuel avec une seule liste et un seul membre pour que la même personne soit toujours d'astreinte. Toute exception doit être effectuée sous forme de changement ponctuel dans la liste pour l'équipe.
   Envoyer des rappels d'astreinte	Option permettant d'envoyer des rappels d'astreinte aux membres de la liste.
   Délai de rappel (jours)	Délai des rappels par e-mail. Remarque : ce champ n'est affiché que lorsque l'option Envoyer des rappels d'astreinte est sélectionnée.
   Intervalle de couverture	Intervalle des mises à jour des détails de la couverture. Spécifie si vous souhaitez mettre à jour le calendrier Abonné avec les détails de couverture hebdomadaire ou quotidienne.
   Obtenir une couverture pour	Nombre de semaines ou de jours pour lesquels vous souhaitez mettre à jour le calendrier Abonné.

   Remarque :

   L'instance enregistre le calendrier et l'ajoute à la liste des calendriers existants.
7. Cliquez sur Suivant.
8. Facultatif : Cliquez sur Ajouter une équipe pour ajouter une autre équipe à la planification si nécessaire.
9. Utilisez la page Membres pour spécifier les membres d'une équipe et les listes.

   Tableau 2. Configurer les membres

   Champ	Description
   Nom de la liste	Utilisez l'icône de modification pour modifier le nom de la liste à laquelle vous ajoutez des membres.
   Quels membres souhaitez-vous ajouter à votre calendrier ?	Déplacez les membres que vous souhaitez ajouter de la liste Disponible à la liste Sélectionné.
   Date de début de rotation	Date à laquelle la rotation doit commencer.
   Intervalle de rotation	Type d'intervalle de rotation.
   Rotation tous les	Fréquence de l'intervalle de rotation. Remarque : ce champ s'affiche uniquement si le champ Intervalle de rotation est défini sur Hebdomadaire.
   Jour de la semaine pour la rotation	Jour de la semaine où la rotation de liste doit commencer. Lorsque ce champ est spécifié, la rotation de liste se produit en fonction de la fréquence spécifiée et du jour de la semaine. Remarque : ce champ s'affiche uniquement si le champ Intervalle de rotation est défini sur Hebdomadaire.
   Envoyer des rappels d'astreinte	S'ils sont sélectionnés, des rappels d'astreinte sont envoyés aux membres de la liste.
   Délai de rappel (jours)	Délai des rappels par e-mail. Remarque : ce champ n'est affiché que lorsque l'option Envoyer des rappels d'astreinte est sélectionnée.

10. Cliquez sur Étape suivante.
11. Utilisez le formulaire Configuration des escalades pour spécifier les paramètres d'escalade.

    Tableau 3. Étapes de la configuration des escalades

    Champ	Description
    Type d'escalade	Méthode utilisée pour déterminer la personne qui reçoit une notification d'escalade. Sa valeur est automatiquement définie sur Alterner les membres si une équipe n'a qu'une liste. Le chemin d'escalade passe par tous les membres de cette liste. Si une équipe a plusieurs listes, la valeur par défaut est définie sur Alterner les listes. Le chemin d'escalade passe par toutes les listes pour déterminer la personne à notifier. Cliquez sur Remplacer l'escalade pour modifier le paramètre par défaut.
    Polyvalent	Spécifie les utilisateurs qui reçoivent une notification lorsqu'aucun autre utilisateur d'astreinte n'a confirmé l'escalade. Vous pouvez ne spécifier personne ou spécifier un gestionnaire de groupe, un chef d'équipe, une personne ou tous les membres de la liste. Sélectionnez Notifier une personne pour spécifier un membre du groupe à informer. Sélectionnez Notifier tous pour spécifier une équipe. Tous les membres de l'équipe sont informés.

12. Cliquez sur Étape suivante.
13. Cliquez sur Modifier le rappel pour modifier les paramètres de rappel d'une escalade.
14. Utilisez le formulaire Modifier le rappel pour modifier les paramètres de rappel d'une planification.

    Tableau 4. Champs du formulaire du rappel d'escalade

    Champ	Description
    Nbre de rappels	Lorsque des escalades sont configurées pour ce groupe, l'instance envoie d'abord ce nombre de rappels avant de notifier le remplaçant.
    Délai entre les rappels	Délai entre les rappels. Par défaut : 15 minutes Si votre choix ne figure pas dans la liste, sélectionnez la valeur la plus proche. Modifiez la liste pour mettre à jour le nombre de rappels après la génération du calendrier.
    Délai avant l'escalade	Intervalle de temps à attendre avant d'escalader une tâche.

15. Passez en revue le calendrier, puis cliquez sur Enregistrer.
    Le calendrier est enregistré en mode brouillon.
16. Sélectionnez Envoyer des abonnements pour envoyer une URL d'abonnement à un membre d'astreinte une fois l'équipe publiée.
17. Une fois le calendrier complété, cliquez sur Terminer pour l'enregistrer et le publier.

Que faire ensuite

Effectuez l'une des procédures suivantes pour mettre à jour le calendrier.

• Mise à jour d'un calendrier d'astreinte
  Les chefs et les membres d'équipe peuvent utiliser les onglets Calendriers pour afficher et mettre à jour les calendriers d'astreinte d'un groupe. Les chefs d'équipe peuvent examiner, gérer et résoudre des écarts ou des conflits dans votre calendrier d'astreinte à partir d'une seule vue.
• Mettre à jour une entrée de calendrier
  Vous pouvez désactiver une entrée de calendrier ou mettre à jour des paramètres comme le type d'entrée de calendrier, la date ou l'heure.
• Spécifier les sources des informations de contact pour les notifications de calendrier
  Configurez les méthodes de communication que les chefs d'équipe peuvent choisir pour envoyer des notifications de calendrier d'astreinte. Par exemple, ajoutez des sources de contact par e-mail et par téléphone.
• Gérer les équipes à partir de la vue Calendrier
  La vue Calendrier affiche toutes les équipes d'un groupe d'utilisateurs pour un intervalle de temps spécifié. Utilisez la vue Calendrier d'un calendrier d'astreinte pour mettre à jour ou gérer des équipes.
• Gérer les équipes à partir de la vue Chronologie
  Utilisez la vue Chronologie d'un calendrier d'astreinte pour mettre à jour ou gérer les équipes en fonction de l'emplacement géographique des membres de la liste.