ワークスペースでリストを操作する

ワークスペースでレコードリストを開き、作業するレコードを選択できるようにします。

始める前に

必要なロール:workspace_user

このタスクについて

リストビューでは、リストフィルター内のすべてのレコードの概要情報を表示できます。通常、リスト内のレコードのフィールドをクリックすると、そのレコードが開きます。フィールドがクリック可能 (参照、ドキュメント ID、または URL) である場合、クリックしてもレコードは開かず、クリック可能なフィールドが指すレコードまたは URL が開きます。

Last refreshed リスト内の値が最後に更新された時間を示します。値を更新するには、ページを更新します。

各リストには URL が関連付けられています。リストにブックマークすると、すばやくアクセスできるようになります。

リストを開いて作業するレコードを見つける方法は次のとおりです。

手順

1. リストアイコン () をクリックします。
2. 作業するレコードを含むリストカテゴリ ( タスクなど) を検索します。
3. その下にあるリストフィルターのいずれかをクリックします。

   たとえば、[ タスク] で [ My Work] という名前のリストフィルターをクリックします。これにより、自分にアサインされたタスクレコードのリストが開きます。リストフィルターのタイトルとリスト内のレコード数がリストの一番上に表示されます。前の画像では、[ すべて ] リストに 8383 件のレコードが含まれています。

4. オプション: レコードを開く前にプレビューするには、レコードの上にマウスを移動し、情報アイコン ( ) をクリックします。
   
   サイドパネルが開き、レコードが表示されます。
5. オプション: レコードの別のページに移動するには、ページ番号または矢印のいずれかをクリックして、ページを前後に移動するか、レコードの最初または最後のページに移動します。

   

6. オプション: ページに表示されるレコードの数を変更するには、[1 ページあたりの行] の横にある数字をクリックし、メニューから数字を選択します。
   
7. レコード番号をクリックして開きます。
8. オプション: CSV、XLSX、JSON、PDF のいずれかの形式でリスト内のレコードをエクスポートするには、歯車アイコン ) をクリックして [エクスポート] を選択します。

次のタスク

リストとその中のレコードを開く方法がわかったので、 リストビューでレコードを編集する方法を確認します。

リストビューでレコードを編集

リストから離れずに、リストからレコードを直接更新します。

始める前に

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このタスクについて

リストビューで 1 つ以上のレコードを変更できます。レコードを編集する前にレコードの詳細を確認するには、 レコードビューでレコードを表示および変更します。

手順

1. リストから 1 つのレコードを変更します。
   1. [プレビューを開く] アイコン [ をクリックします。

      レコードが開きます。

      

   2. フィールドの値を修正し、[ 更新] をクリックします。
2. オプション: 一度に複数のレコードを変更します。
   1. リストビューで、変更するすべてのレコードの左側にあるボックスをクリックします。
      
   2. [編集] をクリックします。
      プレビューペインが開き、選択したレコードで編集できるフィールドが表示されます。

      

   3. フィールドの値を修正し、[ 更新] をクリックします。

次のタスク

リストビューでレコードを編集する方法がわかったので、 リストに表示されるレコードをソートおよびフィルタリングする方法を確認します。

リスト内のレコードをソート

リストビューに表示されているレコードをソートして、作業するレコードをより簡単に見つけることができます。

始める前に

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このタスクについて

フィルター済みリストには数千のレコードを含めることができます。フィールド値でソートすると、作業するレコードを見つけやすくなります。リスト内の任意の列に基づいてリスト全体をソートできます。

手順

1. レコードのソート基準となるフィールドを変更するには、列見出しをダブルクリックします。
   クリックした列見出しの右側に矢印アイコン (昇 ) が表示され、ワークスペースはその列の値に基づいてレコードリストをソートします。矢印が下向きであるということは、値が最大値から最小値の順にソートされていることを意味します。

   

2. オプション: ソート順を逆にするには、矢印アイコンをクリックして矢印の方向を逆にします。

次のタスク

レコードをソートする代わりに、リストビューに表示されるレコード数を減らすように リスト内のレコードをフィルタリング することもできます。

リスト内のレコードをフィルタリング

作業するレコードを見つけられるように、レコードをフィルタリングしてリストビューに表示されるレコード数を減らします。

始める前に

必要なロール：agent_workspace_user

このタスクについて

フィルタリングによってリストからレコードが削除されるため、作業に関心のあるレコードのみを表示できます。

ワークスペースには、リストに表示されるレコードをフィルタリングする次の方法があります。

• フィルターアイコン ( ) を使用します。
• 列見出しを使用して、リスト内で直接フィルタリングします。
• 列の値を使用して、リストで直接フィルタリングします。

手順

1. フィルターアイコン (フィルター ) を使用してレコードを除外するには、次の手順を実行します。
   1. フィルターアイコン ( ) をクリックします。
   2. [ 詳細ビュー] をクリックします。
   3. 条件ビルダーを使用して、レコードをリストに表示するために 1 つ以上のフィールド値が満たす必要がある条件を指定します。
      例:[Active][is][true]、および [Urgency][is][1- High]。
   4. オプション: さらに条件を追加するには、[ 新しい条件セット ] をクリックして条件を指定します。
   5. オプション: [ フィルターの保存] を選択し、フィルター名を入力して、フィルターを使用できるユーザーを決定する権限を選択します。
      [ 既存のフィルターを使用] を選択してフィルターを取得し、フィルターを選択します。
   6. [更新] をクリックします。

      リストフィルターアイコン は、現在のリストに適用される条件の数を示します。

2. 表示されたフィールド値に基づいてレコードをフィルタリングします。
   リスト列を直接操作して、レコードを除外できます。
   1. [その他の UI アクション] アイコンをクリックします 列見出しの右側にある 。
   2. 下向き矢印アイコン ( ) をクリックし、フィルター条件 ( 「ではない」、「次 で始まる」、「 次を含む」など) を選択します。
      
   3. 一番下の行でリストをフィルタリングするフィールド値を入力し、[ 適用] をクリックします。
      次の例では、表示されるレコードのみが [ 発信者] の値が David で始まっています。

      

      注:

      すべてのフィールドタイプが列フィルタリングをサポートしているわけではありません。[詳細フィルター] パネルと条件ビルダーを使用して、これらのフィールドタイプのフィルターを作成できます。
   4. 値がsys_choiceテーブルから取得された場合、使用可能な値 (選択肢) は、その横にボックスとともに表示されます。

      

      フィールドが 10 個を超える場合、ここに示すように ワークスペースにはフィルターが表示されるため、フィールド値を見つけるためにスクロールする必要はありません。選択肢が 10 個未満の場合、[ フィルター] の下にエントリフィルターはありません。

      [ すべて ] をクリックしてすべてのフィールドを選択し、[ なし ] をクリックしてすべてのフィールドのチェックを外すことができます。[すべて ] では、ポップアップに表示されるフィールド値だけでなく、フィルター条件を満たすすべてのフィールド値が選択されます。同様に、[ なし ] を選択すると、ポップアップに表示されるフィールドだけでなく、フィルター条件を満たすすべてのフィールドがオフになります。これらの機能を組み合わせることができます。たとえば、 Windows でフィルター処理して [ すべて] を選択し、 2000 でフィルター処理して [ なし ] を選択すると、Windows は含まれているが Windows 2000 は含まれない行になります。

      [ フィルター エントリ] フィールドを表示するフィールドの数 (10) は設定できません。

   5. オプション: フィルターを削除してすべてのレコードを復元するには、[ その他の UI アクション ] アイコン ([ ) をクリックし、[ クリア] をクリックします。
3. フィールド値に基づいてレコードを除外します。
   この機能は前の手順の機能と似ていますが、レコードをフィルタリングする用語を入力することはできません。
   1. レコード内のフィールドをクリックします。
   2. [その他の UI アクション] アイコン ([ ) をクリックします。

      

   3. 同じフィールド値を持たないすべてのレコードを削除するには、[ この値で絞り込み] をクリックします。
   4. 同じフィールド値を持つリスト内のすべてのレコードを削除するには、[ 除外] をクリックします。
      デフォルトでは、列のデータタイプが日付でない限り、列は昇順でソートされます。日付は降順でソートされます。

次のタスク

レコードをフィルタリングする代わりに、リストビューで レコードをグループ化 することもできます。

リスト内のレコードをグループ化

リストビューに表示されているレコードをグループ化して、作業するレコードをより簡単に見つけることができます。

始める前に

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このタスクについて

列内で同じ値を持つレコードをグループ化して、類似したレコードを表示できます。

手順

1. 列見出しの上にマウスを移動し、[その他のオプション] アイコン ([ ) をクリックします。
2. 最初のオプション [ グループ] <column-heading-name> をクリックします 。ここで、<column-heading-name> はクリックしている列の名前です。
   
   レコードは、選択した列の値に基づいてグループ化されます。

   
   
   

   ディスプレイには、各グループのレコード数が表示されます。

3. 矢印アイコン ( ) をクリックしてグループを開きます。
4. オプション: レコードのグループ化を解除するには、同じ列見出しの上にマウスを置き、[その他のオプション] アイコン ([ ) をクリックして、[ グループ解除基準] <column-heading-name> をクリックします。

次のタスク

レコードをグループ化する代わりに、 リスト内のレコードをフィルタリングすることもできます。