Composer des messages de communication pour les incidents et les incidents majeurs

  • Rversion finale: Zurich
  • Mis à jour 31 juil. 2025
  • 4 minutes de lecture

    • Composez des messages de communication pour les incidents et les incidents majeurs à l'aide de canaux de communication tels que la messagerie et les SMS.

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    L'onglet Communiquer affiche la liste des tâches de communication avec diverses options utilisées pour gérer les communications avec les personnes concernées lors d'un incident. Pour chaque tâche de communication, vous pouvez afficher les informations suivantes :

    • Plan de communication : nom du plan de communication.
    • Tâche de communication : nom de la tâche de communication.
    • Statut : statut de la tâche de communication.
    • Canaux : canal de communication de la tâche, par DEX Desktop Assistant exemple e-mail ou SMS.
    • Échu : durée écoulée depuis que la date d'échéance est échue. Ces informations s'appliquent aux tâches de communication dont la date d'échéance est échue dans la section En retard.
    • Échéance dans : durée restante jusqu'à la date d'échéance.

    Avant de commencer

    Vous devez configurer les plans et les tâches de communication de l'une des façons suivantes :

    Rôle requis : major_incident_manager, ia_admin, itil, ou administrateur

    Procédure

    1. Sur l'enregistrement d'incident, sélectionnez l'onglet Communiquer.
      L'onglet Communiquer affiche la liste des tâches de communication basées sur les communications configurées pour les incidents ou incidents majeurs.
    2. Sélectionnez la tâche de communication dans laquelle vous souhaitez composer le message de communication.
      Remarque :
      Sélectionnez la tâche de communication en fonction des dates d'échéance pour éviter tout dépassement de date d'échéance pour les communications. Par exemple, les tâches de communication de la section En retard.
    3. Sur la tâche de communication, sélectionnez Composer.
      L’enregistrement de la tâche de communication s’ouvre dans un nouvel onglet dans la vue Incident avec les canaux de communication configurés, tels que DEX Desktop Assistant e-mail et SMS.
      Remarque :
      • En fonction du canal sélectionné sur la tâche de communication, une ou toutes les sections suivantes s'affichent :
        • DEX Desktop Assistant
        • E-mail
        • SMS
        • Notification par SMS
        • Barre latérale discussion
        • Microsoft Teams Notification
        • Slack
        • Notifications Slack
      • Pour les communications SMS d’incident majeur, vous pouvez sélectionner ou modifier les modèles de SMS avec l’un des rôles d’utilisateur suivants :
        • major_incident_manager
        • sn_incident_write utilisateur disposant des rôles liés à la communication requis
        • Utilisateur ITIL auquel l’incident majeur est affecté
    4. Remplissez les champs du formulaire.
      Tableau 1. Formulaire d'e-mail
      Champ Description
      Modèle d'e-mail Modèle d'e-mail utilisé pour composer l'e-mail.
      Remarque :
      La sélection de ce champ affiche deux sections de modèles d’e-mail. La première section contient les modèles d’IA générative avec l’icône correspondante Now Assist pour ITSM ( icône Now Assist pour ITSM) et la deuxième section contient les modèles non d’IA générative. Les modèles d’e-mail GenAI ne s’affichent que si les conditions suivantes sont réunies :
      • Toute variable GenAI est disponible dans les modèles d’e-mail.
      • Now Assist pour ITSM est installé et activé.
      • Les compétences GenAI sont activées.
      • L’utilisateur dispose des rôles requis pour exécuter les compétences d’IA générative.
      À Liste des utilisateurs auxquels l'e-mail est destiné.
      Cc Liste des utilisateurs auxquels l'e-mail est envoyé en Cc.
      Cci Liste des utilisateurs auxquels l'e-mail est envoyé en Cci.
      Objet Objet de l'e-mail.
      Corps Contenu de l'e-mail.
      Joindre un fichier Pièces jointes de l'e-mail.
      Tableau 2. Formulaire DEX Desktop Assistant
      Champ Description
      À Liste des destinataires auxquels la notification est envoyée.
      Remarque :
      Les destinataires ne peuvent recevoir le message de notification que s’ils DEX Desktop Assistant sont DEX Desktop Assistant installés sur leur appareil.
      Modèle Modèle utilisé pour composer le message de notification.
      Remarque :
      Si un modèle est disponible, les champs Titre et Message sont renseignés automatiquement. Cependant, vous pouvez modifier le contenu et le publier.
      Titre Titre du message de notification.
      Message Contenu du message de notification.
      Pour plus d’informations sur , reportez-vous Utiliser DEX Desktop Assistantà DEX Desktop Assistant.
      Tableau 3. Notification par SMS/SMS/notification Microsoft Teams/formulaire Slack/notifications Slack
      Champ Description
      De Numéro à partir duquel le message est envoyé.
      À Utilisateur à qui le message est destiné.
      Message Contenu du message.
      Remarque :
      • Selon le canal sélectionné sur la tâche de communication, diverses options, telles que e-mail ou SMS, sont affichées.
      • La communication par SMS n'est envoyée au destinataire que si ce dernier dispose d'un numéro de téléphone lié à l'enregistrement de destinataire.
      • Pour tous les canaux pris en charge tels que l’e-mail, SMS ou DEX Desktop Assistant, Gestion des incidents majeurs autorise l’envoi d’une notification à tous les utilisateurs (employés) dans les emplacements affectés. Vous pouvez utiliser la liste des destinataires de démonstration disponible dans le système de base dans le cadre des données de démonstration installées. La liste des emplacements affectés est accessible à partir de la liste connexe Emplacements affectés dans l’onglet Enregistrements connexes d’un enregistrement d’incident majeur. Pour plus d'informations, consultez Afficher et mettre à jour les informations sur l’incident dans l’onglet Vue d’ensemble dans SOW.
    5. Sélectionnez Envoyer.