承認プロセスでは、承認者がドキュメントを承認または却下します。ドキュメントは、レビュー プロセスの後、承認プロセスに進みます。

承認ワークフロー

ドキュメントをレビューした後、承認のためにドキュメントを送信します。ドキュメントに承認者がアサインされていない場合、承認プロセスは省略されます。

ドキュメントが [有効] の場合、承認を管理するためにドキュメント管理デフォルト ワークフローが使用されます。

図 : 1. ドキュメント管理デフォルト ワークフロー
デフォルト ワークフロー

承認者がドキュメントを却下した場合、作成者と所有者に通知され、ドキュメントのレビューはキャンセルされます。作成者、所有者、および承認者は、ドキュメントにどのような変更を加える必要があるか話し合う必要があります。ドキュメントの準備ができたら、新しいレビューを開始できます。

最終承認者がドキュメントを承認すると、作成者と所有者に通知されます。最終承認が正常に完了すると、ドキュメント ステージは [ドキュメント リビジョン] リストで [公開準備完了] に変わります。

図 : 2. ドキュメント管理デフォルト ワークフローの結果

複数の承認者のプロセス変更

複数の承認者が存在する場合、承認プロセスは順番に実行され、1 つのシーケンスに複数の承認者がアサインされることがあります。たとえば、
  • シーケンス 1：承認者 A および B
  • シーケンス 2：承認者 C および D
  • シーケンス 3：承認者 E

シーケンスは昇順で実行されるため、承認者 A と承認者 B が最初に承認要求を受け取ります (承認者 C、D、および E はまだプロセスに含まれません)。レビュー プロセスと同様に、シーケンス内でプロセスを行う最初の承認者によって、ドキュメントの後続の処理が決まります。承認者 A が最初に承認プロセスを行ってドキュメントを却下した場合、承認プロセスは停止し、ステータスは [キャンセル] に設定されます。承認者 B のステータスは [不要] に変更されます。承認者 A が最初に承認プロセスを行ってドキュメントを承認した場合、プロセスは停止し、承認者 B のステータスは [不要] に変更されます。次に、ドキュメントは承認シーケンス 2 に移行します。各シーケンスの少なくとも 1 人の承認者がドキュメントを承認した後、ドキュメントが承認されたことが作成者と所有者に通知されます。