Fügen Sie eine E-Mail-Benachrichtigung hinzu

Erstellen Sie Benachrichtigungen in App Engine Studio (AES), um mithilfe von Vorlagen oder benutzerdefinierten Nachrichten automatisierte E-Mails für Events zu erstellen.

Vorbereitungen

Sie können diese Aufgabe ausführen, wenn Sie entweder Administrator oder Entwickler für die Anwendung sind. Die erforderliche Entwicklerberechtigung lautet Alle Dateitypen. Weitere Informationen dazu, wie Sie als Entwickler für eine Anwendung arbeiten, finden Sie unter Delegierte Entwicklung in App Engine Studio.

Erforderliche Rolle: zulässiger Entwickler oder Administrator

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Mit E-Mail-Benachrichtigungen können Sie E-Mails an die ausgewählten Benutzer über Aktivitäten im System senden, z. B. über Aktualisierungen von Incidents oder Change-Anforderungen.

Hinweis:

Sie können derzeit keine anderen Arten von automatischen Benachrichtigungen erstellen, z. B. SMS-Nachrichten.

Beim Erstellen einer E-Mail-Benachrichtigung müssen Sie angeben, wann sie gesendet werden soll, wer sie empfängt und was sie enthält.

Wenn Ihr Administrator eine E-Mail-Vorlage in Now Platformerstellt hat, können Sie sie unverändert verwenden oder ihren Inhalt überschreiben. Weitere Informationen zu E-Mail-Vorlagen finden Sie unter E- Mail-Vorlagen.

Prozedur

1. Navigieren zu Alle > App Engine > App Engine Studio.
2. Öffnen Sie auf der Seite „Meine Apps“ Ihre Anwendung.
3. Wählen Sie in Ihrer Anwendung im Abschnitt „Logik und Automatisierung“ die Option Hinzufügenaus.
4. Wählen Sie die Karte für E- Mailaus.

   Abbildung : 1. E-Mail-Benachrichtigung hinzufügen

   

5. Füllen Sie im Formular die Felder für die Grundeinstellungen aus.

   Tabelle : 1. Fügen Sie grundlegende Einstellungen für das Benachrichtigungsformular hinzu

   Feld	Beschreibung
   Name	Name der E-Mail-Benachrichtigung. Beschreibende Namen helfen, den Zweck der E-Mail-Benachrichtigung zu ermitteln. Beispiel: Incident geöffnet und nicht zugewiesen.
   Kurzbeschreibung	Eine kurze Erklärung des Zwecks der Benachrichtigung.

6. Füllen Sie die Felder im Abschnitt Benachrichtigungsauslösereinstellungen des Formulars aus.

   Tabelle : 2. Formular „Benachrichtigung hinzufügen“ Einstellungen für Benachrichtigungsauslöser

   Feld	Beschreibung
   E-Mail-Benachrichtigung senden	Situation, in der eine Benachrichtigung gesendet wird, z. B. nachdem etwas passiert ist oder wenn eine Tabelle geändert wird. Die Auswahlmöglichkeiten lauten wie folgt: Wenn ein Datensatz erstellt oder aktualisiert wird Nur wenn ein Datensatz erstellt wird Nur wenn ein Datensatz aktualisiert wird Bei Auslösung über Flow-Aktion Wenn ein Ereignis ausgelöst wird Dieses Feld wird automatisch auf festgelegt, wenn ein Datensatz erstellt oder aktualisiert wird. Nachdem Sie eine E-Mail-Benachrichtigung mit einer Flow-Aktion als Auslöser erstellt haben, geben Sie die Benachrichtigung beim Erstellen eines Flow in Flow Designeran. Weitere Informationen finden Sie unter Benachrichtigungsschritt.
   Tabelle	Die Datenbanktabelle, die die Datensätze hostet, mit denen der Benachrichtigungsauslöser verknüpft werden soll. Beispiel: Tabelle „Incident“ [Incident]. Wenn Sie das Feld E- Mail-Benachrichtigung senden auf einen der folgenden Werte festlegen, ist die Tabelle erforderlich: Wenn ein Datensatz erstellt oder aktualisiert wird Nur wenn ein Datensatz erstellt wird Nur wenn ein Datensatz aktualisiert wird Sie können aus zwei Abschnitten auswählen: Tabellen, die bereits in Ihrer App verfügbar sind, und alle Tabellen außerhalb des App-Bereichs.
   Ereignisname	Event, das die Benachrichtigung auslöst. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn im Feld E- Mail-Benachrichtigung senden die Option Wenn Ereignis ausgelöst wird ausgewählt wird.

   Wenn derselbe Auslöser mehrere Benachrichtigungen generiert, sendet das System nur eine Benachrichtigung. Das System betrachtet alle anderen Benachrichtigungen, auch wenn sie einen anderen Betreff und einen anderen Textkörper haben, als Duplikate. Die Business Rule „Duplikate ignorieren“ steuert diese Funktionalität.

7. Machen Sie den Auslöser mithilfe des Bedingungsgenerators bedingt.

   Definieren Sie die Bedingungssätze und Werte, die für den Benachrichtigungsauslöser erfüllt sein müssen. Weitere Informationen finden Sie unter Bedingungsgenerator.

   Hinweis:

   Wenn Sie angeben, dass der Benachrichtigungsauslöser eine Flow-Aktion ist, ist der Bedingungsgenerator nicht verfügbar.
8. Geben Sie im Abschnitt Empfänger des Formulars an, wer die Benachrichtigung erhält.
   Sie können:

   • Suchen Sie nach Benutzern oder Gruppen.
   • Definieren Sie dynamische Empfänger, indem Sie Hinzufügen auswählen. Dazumüssen Sie eine Tabelle in den Benachrichtigungsauslöserdetails angeben.

   Tabelle : 3. Fügen Sie Empfängereinstellungen für das Benachrichtigungsformular hinzu

   Feld	Beschreibung
   Anwender und Gruppen aus Tabellenfeldern	Dynamische Benutzer und Gruppen, die die E-Mail basierend auf der Tabelle erhalten. Wenn eine Benachrichtigung beispielsweise die Incident-Tabelle [incident] verwendet, können Sie das Feld Geöffnet von verwenden, um Benachrichtigungen an Benutzer oder Gruppen zu senden, die den Incident geöffnet haben. Für einige Felder können Sie auch Werte auswählen, die in einem Referenzfeld enthalten sind, z. B. Geöffnet von > Vorgesetzter. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen, um basierend auf Feldern aus der angegebenen Tabelle nach dynamischen Benutzern und Gruppen zu suchen. Hinweis: Wenn Sie keine Tabelle angeben, ist die Schaltfläche Hinzufügen nicht verfügbar.
   Personen und Gruppen	Statische Adressen für Benutzer und Gruppen, die die E-Mail-Benachrichtigung erhalten. Sie können auch nach Benutzern und Gruppen suchen.

   

9. Wählen Sie im Abschnitt „E-Mail-Inhalt“ des Formulars eine Vorlage aus, oder schreiben Sie den ursprünglichen Inhalt.

   Tabelle : 4. Benachrichtigungsformular E-Mail-Inhaltseinstellungen hinzufügen

   Feld	Beschreibung
   E-Mail-Vorlage	Vordefinierte E-Mail-Vorlage, die Sie zum Anwenden vorhandener Inhalte verwenden können, die Sie überschreiben können. Sie können nur Vorlagen auswählen, die Folgendes aufweisen: Dieselbe Tabelle wie die Benachrichtigung Keine Tabelle angegeben Wenn Sie eine Vorlage verwenden und diese nicht überschreiben, wird der Inhalt Ihrer E-Mail-Benachrichtigung automatisch aktualisiert, wenn Ihr Administrator die Vorlage aktualisiert.
   Vorlage überschreiben	Option zum Überschreiben des Inhalts der ausgewählten E-Mail-Vorlage. Wenn Sie eine E-Mail-Vorlage verwenden, gehören alle Bilder aus der Vorlage weiterhin zur Vorlage, unabhängig davon, ob Sie sie überschreiben. Bilder in der Benachrichtigung werden automatisch aktualisiert, wenn Administratoren die Vorlage aktualisieren. Wenn Sie eine E-Mail-Vorlage überschreiben und dann die ausgewählte Vorlage ändern, entfernt das System die Überschreibungen und ersetzt sie durch Inhalte aus der neuen Vorlage.
   Betreff	Betreffzeile für die E-Mail. Um den Betreff dynamisch zu gestalten, verwenden Sie das Feld E- Mail-Variablen neben der E-Mail-Nachricht, um Variablensyntax im Nachrichtentext zu generieren. Sie können dann die Variablensyntax kopieren und in die Betreffzeile einfügen. Wenn leer, verwendet das System den Wert für Betreff aus der E-Mail-Vorlage. Wenn Sie einen Wert in dieses Feld eingeben, wird die Vorlage überschrieben.
   E-Mail-Nachricht	Inhalt der E-Mail-Benachrichtigung, die Variablen enthalten kann. Sie können den Inhalt der E-Mail-Nachricht mithilfe der Rich-Text-Editor-Symbole formatieren. Wenn leer, verwendet das System den Wert Nachricht aus der E-Mail-Vorlage. Wenn Sie in dieses Feld einen Wert eingeben, wird der Vorlagenwert überschrieben.
   Variablen hinzufügen	Dynamische Variablen oder Werte, die aus Feldern in der angegebenen Tabelle abgeleitet werden. Hinweis: Sie müssen eine Tabelle angeben, damit die Schaltfläche Variablen hinzufügen angezeigt wird. Wählen Sie Variablen im Feld E- Mail -Variablen aus, und verwenden Sie den Pfeil, um sie in die E- Mail-Nachrichtzu verschieben. Verwenden Sie Variablen, um Werte aus einem Datensatz in die Tabelle aufzunehmen, z. B. eine kurze Beschreibung des Incident oder Kommentare und Arbeitsnotizen. Variablen sind verfügbare Felder aus der angegebenen Tabelle.

10. Wählen Sie Erstellen aus
    Die Benachrichtigung wird gespeichert, und Sie können eine Vorschau anzeigen.
11. Zeigen Sie an, wie die E-Mail-Benachrichtigung angezeigt wird, indem Sie Vorschauauswählen.

    Überprüfen Sie die angezeigte Vorschau. Um zu sehen, wie eine Benachrichtigung dargestellt wird, wählen Sie in der Vorschau das Suchsymbol und dann den Datensatz aus, dessen Vorschau Sie anzeigen möchten.

    

Ergebnisse

Wenn Sie eine Benachrichtigung in AESerstellen, wird die Benachrichtigung nur in der Anwendung gespeichert, die Sie derzeit erstellen.

• Ändern Sie eine E-Mail-Benachrichtigung
  Bearbeiten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung, die für eine App in App Engine Studio (AES) erstellt wurde, um sie zu ändern. Ändern Sie beispielsweise, wann die E-Mail-Benachrichtigung gesendet werden soll, wer sie erhält und was sie enthält.