Zeitkarten erstellen

  • Freigeben Version: Washingtondc
  • Aktualisiert 1. Februar 2024
  • 4 Minuten Lesedauer

    • Sie können Zeitkarten erstellen, um den Zeitaufwand für die von Ihnen geleistete Arbeit zu protokollieren.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: timecard_user

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Das Feld Zeitkartenberichte zulassen für im Projektformular bestimmt die Ebene, auf der die Zeitkarten für die Projektaufgaben erstellt werden können.
    Hinweis:
    Zeitkarten, die aus dem Formular „Projekt“ erstellt werden, füllen Ressourcenpläne nicht automatisch aus, um zufällige Zuteilungen zu vermeiden. Weitere Informationen finden Sie im Artikel KB0814884 in der Now Support Knowledge Base.
    Zeitkarten können automatisch oder manuell erstellt werden.
    • Automatisch: Mit den folgenden Optionen können Sie Zeitkarten automatisch generieren:
      • Durch Aktualisieren der Aufgabe:
        Zeitkarte bei Aktualisierung einer Aufgabe automatisch erstellen
        Konfigurieren Sie Zeitkarten, die erstellt werden sollen, wenn ein Benutzer einen Aufgabendatensatz aktualisiert. Die Einstellung Zeitkarte bei Aufgabenaktualisierung automatisch erstellen in der zugewiesenen Stundennachweisrichtlinie steuert dieses Verhalten und ist standardmäßig auf „false“ festgelegt.
        Zeitkarte automatisch mit Zeiterfassungseinträgen ausfüllen
        Konfigurieren Sie Zeitkarten, die erstellt werden sollen, wenn ein Benutzer die Arbeitszeit aufzeichnet. Eine Zeitkarte wird erstellt, falls für die Aufgabe noch keine vorhanden ist. Die Stundennachweisrichtlinie Zeitkarte automatisch mit Zeiterfassungseinträgen ausfüllen steuert dieses Verhalten und ist standardmäßig auf „false“ festgelegt.

        In den Datensätzen Projektaufgabe, Incident, Problem und Change wird das Feld Arbeitszeit standardmäßig nicht angezeigt und muss im Formular konfiguriert werden.

      • Durch eine regelmäßige Aufgabe: Konfigurieren Sie Zeitkarten für Projektaufgaben, die für Benutzer automatisch durch eine regelmäßige Aufgabe generiert werden. Nur der Administrator kann regelmäßige Aufgaben konfigurieren.
      Hinweis:
      In der Mobile-Oberfläche können Zeitkarten nicht automatisch erstellt werden. Die automatische Funktion zur Generierung von Zeitkarten kann nur mit der Desktop-Oberfläche genutzt werden.
    • Manuell: Erstellen Sie für jede Aufgabe eine Zeitkarte und geben Sie die Zeit manuell ein.

    Prozedur

    1. Nutzen Sie eine der folgenden Optionen, um die Zeitkarte zu erstellen.
      OptionSchritte
      Über das Stundennachweisportal
      1. Navigieren zu Zeitnachweise > Zeitnachweisportal.
      2. Öffnen Sie im Kalender die Woche, für die Sie die Zeitkarte erstellen möchten.
      Über eine zugehörige Liste „Stundennachweis“
      1. Öffnen Sie den Stundennachweis, für den Sie die Zeitkarte erstellen möchten.
      2. Klicken Sie in der zugehörigen Liste Zeitkarten auf Neu.
      Über einen zugehörigen Link „Stundennachweis“
      1. Öffnen Sie den Stundennachweis, für den Sie die Zeitkarte erstellen möchten.
      2. Klicken Sie auf einen der folgenden zugehörigen Links:
        • Zeitkarten generieren: Mit dieser Option werden die Zeitkarten für alle Projektaufgaben erzeugt, die dem Benutzer für die Woche im Stundennachweis zugewiesen wurden. Mit dieser Option werden Zeitkarten nur für die Projektaufgaben generiert, die in dieser Woche bearbeitet werden oder geplant sind.
        • Aus vorherigem Stundennachweis kopieren: Mit dieser Option werden alle Zeitkarten (für Projektaufgaben und andere Aufgaben) aus einem ausgewählten Stundennachweis kopiert.
        Hinweis:

        Beim Erstellen von Zeitkarten mithilfe von zugehörigen Links:

        • Wenn für eine Projektaufgabe und Zeitkartenwoche bereits eine Zeitkarte vorhanden ist, wird keine weitere Zeitkarte erstellt.
        • Zeitkarten werden nur für diejenigen Projektaufgaben generiert, die in der betreffenden Woche bearbeitet werden oder geplant sind.
    2. Füllen Sie die Felder des Formulars aus.
      Tabelle : 1. Formular „Zeitkarte“
      Feld Beschreibung
      Woche beginnt am Startdatum der Woche des Stundennachweises.
      Hinweis:
      Woche beginnt am steuert für die Stundennachweisrichtlinie, welcher Tag der erste Tag der Woche ist. Es wird eine Meldung angezeigt, wenn Sie einen Ressourcenplan einer Zeitkarte zuordnen möchten, aber die Zeitkarte in einer Woche beginnt, die außerhalb des Datumsbereichs des Ressourcenplans liegt.
      Status Aktueller Status der Zeitkarte. Alle neuen Zeitkarten beginnen im Status „Ausstehend“.

      Die verschiedenen Status einer Zeitkarte lauten „Ausstehend“, „Eingereicht“, „Genehmigt“, „Verarbeitet“, „Abgelehnt“ und „Zurückgerufen“.
      Kategorie Typ der Aufgabe, für die die Zeitkarte erstellt wird.
      Aufgabe Aufgabe, die der Zeitkarte zugeordnet ist.
      Projektzeitkategorie Aktivitätstyp in dem Projekt, für das die Zeit gemeldet wird.

      Dieses Feld wird angezeigt, wenn Sie im Feld Kategorie die Option Projekt/Projektaufgabe oder Aufgabenarbeit auswählen.
      Benutzer Name des Benutzers, für den die Zeitkarte erstellt wird.
      Ratentyp Ratentyp, der bei der Erstellung der Kostenposition berücksichtigt wird.
      Weitere Informationen finden Sie unter Ratentyp in Arbeitskostenkarte.
      Hinweis:
      Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn in der dem Benutzer zugewiesenen Stundennachweisrichtlinie die Option Mehrere Ratentypen zulassen ausgewählt ist.
      Ressourcenplan

      Der Zeitkarte zugeordneten Ressourcenplan der Aufgabe. Nach der Genehmigung der Zeitkarte werden auf Basis der Arbeitsstunden aus dem Zeitkarteneintrag und des Stundensatzes für die Ressource die tatsächlichen Stunden und die tatsächlichen Kosten des zugehörigen Ressourcenplans aktualisiert.

      Ein Ressourcenplan kann der Zeitkarte auf folgende Weise zugeordnet werden:
      • Wenn die Aufgabe mehrere Ressourcenpläne hat, können Sie den geeigneten Plan auswählen.
      • Wenn die Aufgabe nur einen Ressourcenplan hat, ist dieser Plan standardmäßig ausgewählt.
      Hinweis:
      • Wenn die Aufgabe keinen Ressourcenplan hat, wird das betreffende Projekt anhand des zugeordneten Datensatzes aktualisiert.
      • Auf der Zeitkarte wird eine Nachricht angezeigt, wenn die Daten des Ressourcenplans außerhalb der Woche der Arbeitszeitübermittlung liegen.
      • Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn in der dem Benutzer zugewiesenen Stundennachweisrichtlinie die Option Tatsächliche Stunden und Kosten in Ressourcenplan/Berichten aktualisieren ausgewählt ist.
      Verbleibender Aufwand Verbleibende Arbeitszeit für die geplante Aufgabe. Der verbleibende Aufwand ist der verbleibende Aufwand in der Tabelle für geplante Aufgaben und wird wie folgt berechnet:

      Verbleibender Aufwand = Geplanter Aufwand - Tatsächlicher Aufwand

      Hinweis:
      Das Feld steht im Formular „Zeitkarte“ standardmäßig nicht zur Verfügung. Konfigurieren Sie das Formular, um dieses Feld bei Bedarf hinzuzufügen.
    3. Klicken Sie auf Absenden.

    Ergebnisse

    • Die Zeitkarte wird für den ausgewählten Zeitkartenzeitraum erstellt.
    • Wenn für die Woche kein Stundennachweis vorhanden ist, wird ein solcher für die Zeitkartenwoche erstellt.

    Nächste Maßnahme

    Nach der Erstellung der Zeitkarte werden die Arbeitsstunden für die Aufgabe automatisch über das Feld Arbeitszeit im Aufgabendatensatz hochgezählt. Die Stundennachweisrichtlinie Zeitkarte automatisch mit Zeiterfassungseinträgen ausfüllen steuert, wie die Arbeitszeit in Zeitkarten aktualisiert wird. Die Richtlinie ist standardmäßig auf false festgelegt. Wenn automatische Aktualisierungen der Arbeitszeit nicht konfiguriert wurden, muss der Benutzer die Zeitkarte manuell aktualisieren.