Vorlage für Ausgabenvorabgenehmigung

Erstellen Sie mithilfe der Vorlage „Ausgabenvorabgenehmigung“ eine Anwendung in App Engine Studio (AES), um geplante Ausgaben in Ihrer Organisation zu erstellen, nachzuverfolgen und zu verwalten.

Um die Vorlage „Ausgabenvorabgenehmigung“ zu verwenden, installieren Sie diese Anwendung aus dem ServiceNow Store.

Mitarbeiter können ihre geplanten Ausgaben mit der Anwendung Ausgabenvorabgenehmigung einfach für mehrere Genehmigungsebenen einreichen. Manager können dann jede übermittelte Anforderung überprüfen. Genehmigte Anforderungen werden der Budgetüberprüfungsgruppe zugewiesen, die die Anforderung genehmigen oder ablehnen kann. Der Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung mit dem endgültigen Status der Anforderung.

Um Compliance und eine verbesserte Finanzplanung sicherzustellen, können Administratoren den vorhandenen Flow und die Genehmigungsebenen mithilfe von Entscheidungstabellen anpassen. Weitere Informationen finden Sie unter Decision Builder.

Weitere Informationen zum Erstellen einer Anwendung mithilfe einer Vorlage finden Sie unter Erstellen Sie Ihre App mithilfe einer Anwendungsvorlage.

Inhalte der Vorlage „Ausgabenvorabgenehmigung“.

Die folgenden Tabellen, Experiences, automatisierten Workflows und Rollen sind in der Vorlage „Ausgabenvorabgenehmigung“ für App Engine Studio (AES) enthalten.

Tabellen in der App-Vorlage Expense Pre-Approval

Tabellenbezeichnung [name]	Beschreibung
Budgetdefinition [x_]<company-code> _<expense_approval_app> [_budget_definition]	Die Beschreibung aller Budgets.
Ausgabenanforderung [x_]<company-code> _<expense_approval_app> „expense_request“	Die von Mitarbeitern übermittelten Spesenanforderungen.
Kostenposition [x_]<company-code> _<expense_approval_app> _expense_line_item]	Jede Kostenposition in einer Ausgabenanforderung.

Experiences in der App-Vorlage Expense Pre-Approval

Experience	Experience-Typ	Beschreibung
Ausgabenanforderung | Standardansicht	Formular	Formular zum Erstellen einer neuen Spesenanforderung.
Budgetdefinition | Standardansicht	Formular	Formular zum Definieren von Budgets für einen bestimmten Zeitraum.
Budgetüberprüfer	Mobile-Erfahrung	Möglichkeit, zu definieren, wie die mobile Experience für Budgetüberprüfer aussieht.
Ausgabenanforderung | Arbeitsbereich	Formular	Formular zum Erstellen einer neuen Spesenanforderung.
Ausgabenanforderung | Kostengenehmigung	Formular	Formular zum Erstellen einer neuen Spesenanforderung von einem Administrator.
Vorgesetzter	Mobile-Erfahrung	Möglichkeit, zu definieren, wie die mobile Experience für Manager aussieht.
Budgetdefinition | Arbeitsbereich	Formular	Formular in der Arbeitsbereichsansicht zum Definieren von Budgets für einen bestimmten Zeitraum.
App-Name : Budget-Arbeitsbereich	Arbeitsbereich	Möglichkeit zum Konfigurieren einer allgemeinen Ansicht aller Budgetanforderungen.
Ausgabenanforderung	Datensatzersteller	Möglichkeit für Mitarbeiter, eine Spesenanforderung zu übermitteln.
Ausgabenposten | Standardansicht	Formular	Formular zum Hinzufügen einer Kostenposition zu einer Ausgabenanforderung.
Spesenabrechnungs-SLA | Standardansicht	Formular	Formular zum Erstellen einer Spesenanforderung basierend auf einer Verletzung der Servicelevel-Vereinbarung (Service Level Agreement, SLA).
Budgetdefinition | Kostengenehmigung	Formular	Formular in der Kostengenehmigungsansicht, um Budgets für einen bestimmten Zeitraum zu definieren.
App-Name : Manager Workspace	Arbeitsbereich	Arbeitsbereich, in dem Manager die ihnen zugewiesenen Spesenanforderungen genehmigen oder ablehnen können.
Mobile App für Kostengenehmigung	Mobile-Erfahrung	iOS- oder Android-App, die für die folgenden Aktionen verwendet wird: Spesenanforderungen genehmigen oder ablehnen. Dashboards anzeigen, die Verlaufsdaten anzeigen, um Budget- und Ausgabenanforderungen zu vergleichen. Erstellen oder Ändern von Budgets durch Budgetüberprüfer.
Arbeitsbereich „Kostengenehmigung“ – Budgetprüfer	Arbeitsbereich	Budgetüberprüfer können den Arbeitsbereich für die folgenden Aktionen verwenden: Spesenanforderungen genehmigen oder ablehnen. Erstellen oder Ändern von Budgets. Anzeigen der Daten zu den zugewiesenen, ausgegebenen, verfügbaren und zugewiesenen Budgetmitteln für die Zukunft. Dashboards anzeigen, die Verlaufsdaten anzeigen, um Budget und Ausgabenanforderungen zu vergleichen.

Automatisierte Workflows in der App-Vorlage Expense Pre-Approval

Name des Workflows	Workflow-Typ	Beschreibung
Ausgabenanforderung genehmigt – Prüfer	E-Mail	Benachrichtigt Benutzer, dass eine Spesenanforderung genehmigt wurde.
Ausgabenanforderung zugewiesen	E-Mail	Benachrichtigt Benutzer, dass eine Spesenanforderung zugewiesen wurde.
Ausgabenanforderung – SLA verletzt	E-Mail	Benachrichtigt Benutzer, dass eine Servicelevel-Vereinbarung (Service Level Agreement, SLA) verletzt wurde.
Budgeterstellung	Flow – Datensatz	Wird ausgeführt, wenn ein Budgetprüfer ein Budget erstellt. Es überprüft das Startdatum einer Ausgabenanforderung und ordnet die Anforderung einem Budget mit dem entsprechenden Zeitrahmen zu.
Ausgabenanforderung – SLA – kurz vor Fälligkeit	E-Mail	Benachrichtigt Benutzer, dass eine Servicelevel-Vereinbarung (Service Level Agreement, SLA) kurz vor der Fälligkeit steht.
Ausgabenanforderung neu zugewiesen	E-Mail	Benachrichtigt Benutzer, dass ihre Anforderung neu zugewiesen wurde.
Kommentar zur Ausgabenanforderung hinzugefügt – Zugewiesen	E-Mail	Benachrichtigt Benutzer über einen Kommentar, der ihrer Anforderung hinzugefügt wurde.
Genehmigung einer neuen Ausgabenanforderung oder eines Managers	E-Mail	Benachrichtigt Benutzer über eine neue Spesenanforderung.
Ausgabenanforderung abgelehnt	E-Mail	Benachrichtigt Benutzer, dass ihre Anforderung abgelehnt wurde.
Aktualisierung des Budgetstatus	Flow	Aktualisiert jeden Budgetdatensatz nach Priorität.
Ausgabenanforderung eingefügt – anfordernde Person	E-Mail	Benachrichtigt Benutzer, dass ihre Anforderung erfolgreich erstellt wurde.
Ausgabenanforderung genehmigt	E-Mail	Benachrichtigt Benutzer, dass ihre Anforderung genehmigt wurde.
Arbeitsnotiz für Ausgabenanforderung hinzugefügt	E-Mail	Benachrichtigt Benutzer, dass ihrer Anforderung eine Arbeitsnotiz hinzugefügt wurde.
Team benachrichtigen: Arbeitsnotiz hinzugefügt	E-Mail	Benachrichtigt ein Team, dass einer Anforderung eine Arbeitsnotiz hinzugefügt wurde.
Spesenanforderungskommentar hinzugefügt – Mitarbeiter	E-Mail	Benachrichtigt Benutzer, dass einer Anforderung ein Kommentar hinzugefügt wurde.
Ausgabenanforderung abgelehnt	E-Mail	Benachrichtigt Benutzer, dass ihre Anforderung abgelehnt wurde.
Budgetaktualisierung	Flow – Datensatz	Wird ausgeführt, wenn ein Budgetprüfer das Budget ändert. Nachdem ein Budget geändert wurde, aktualisiert dieser Flow das Feld Budget in den entsprechenden Ausgabenanforderungen.
Anfordernde Person benachrichtigen – Kommentare hinzugefügt	E-Mail	Benachrichtigt Benutzer, dass einer Anforderung ein Kommentar hinzugefügt wurde.
SLA-Benachrichtigung – Ausgabenanforderung – Warnung	Flow – Datensatz	Warnt Administratoren vor einem potenziellen Problem mit der Servicelevel-Vereinbarung (Service Level Agreement, SLA).
Budget-Genehmigungsprozess	Flow – Datensatz	Wird ausgeführt, um Ausgabengenehmigungen in den folgenden Szenarien zu erhalten: Wenn ein Mitarbeiter eine Spesenanforderung zur Genehmigung durch den Manager übermittelt. Nach der Genehmigung durch den Manager wird die Ausgabenanforderung zur endgültigen Genehmigungsstufe an den Budgetprüfer gesendet.
Budgetberechnungen	Flow	Berechnet das ausgegebene Budget und das verfügbare Budget neu, wenn ein Budgetprüfer eine der folgenden Aktionen ausführt: Erstellt ein Budget Ändert ein vorhandenes Budget Genehmigt eine Spesenanforderung

Rollen in der App-Vorlage Expense Pre-Approval

Rollenbezeichnung [name]	Beschreibung
Budgetüberprüfer [x_]<company-code> _<expense_approval_app> .Budgetprüfer]	Budgetüberprüfer können Budgets erstellen oder ändern und die endgültige Genehmigungsstufe für Ausgabenanforderungen angeben.
Vorgesetzter [x_]<company-code> _<expense_approval_app> .Manager]	Manager können Ausgabenanforderungen auf der ersten Ebene übermitteln, anzeigen und genehmigen oder ablehnen.
Mitarbeiter [x_]<company-code> _<expense_approval_app> .Mitarbeiter]	Mitarbeiter können Spesenanforderungen übermitteln und nachverfolgen.
Administrator	Die Systemadministratorrolle. Diese Rolle hat Zugriff auf alle Systemfeatures, -funktionen und -daten, unabhängig von Sicherheitsbeschränkungen.