Integration mit Smartsheet

  • Freigeben Version: Yokohama
  • Aktualisiert 30. Januar 2025
  • 5 Minuten Lesedauer

    • Integration von Software Asset ManagementAnwendung mit SmartsheetMit der Anwendung können Sie Ihre Softwareabonnements nachverfolgen und nicht verwendete Lizenzen zurückfordern.

    Wichtig:
    Minimieren Sie Sicherheitsrisiken, und schützen Sie Informationen, indem Sie nur den erforderlichen Anwender- oder API-Berechtigungen Zugriff gewähren.
    Tabelle : 1. Minimale Anwenderberechtigungen
    Prozess Erforderliche Anwenderrolle in SmartsheetAnwendung Authentifizierungsbereiche
    Abonnements herunterladen Administrator Keine
    Anwenderaktivität abrufen Administrator Keine
    Abonnement zurückfordern Administrator Keine

    Erstellen Sie ein SmartsheetAPI-Zugriffstoken

    Erstellen Sie ein API-Zugriffstoken für die Authentifizierung SmartsheetAPI-Anforderungen.

    Vorbereitungen

    Smartsheet Erforderliche Rolle: administrator

    Prozedur

    1. Öffnen Sie in einem Webbrowser Smartsheet .
    2. Melden Sie sich mit an SmartsheetAnmeldeinformationen.
    3. Auf SmartsheetSeitenheader, wählen Sie das Accountsymbol aus ( Account-Symbol.) Und dann auswählen Apps Und Integrationen .
    4. Wählen Sie im Dialogfeld persönliche Einstellungen die Option aus API-Zugriff .
    5. Wählen Sie unter API-Zugriffstoken verwalten die Option aus Neues Zugriffstoken generieren .
    6. Geben Sie bei Aufforderung einen Namen für Ihr API-Zugriffstoken in ein Name des API-Zugriffstokens Feld und dann auswählen OK .
      Smartsheet Generiert automatisch Ihr API-Zugriffstoken und zeigt es an. Aus Sicherheitsgründen wird dieses API-Zugriffstoken nur einmal angezeigt.
    7. Kopieren Sie Ihr API-Zugriffstoken, und speichern Sie es zur späteren Verwendung an einem sicheren Ort.
    8. Wählen Sie OK aus.

    Erstellen Sie ein SmartsheetIntegrationsprofil

    Erstellen Sie ein SmartsheetIntegrationsprofil, um Softwareabonnements nachzuverfolgen und die Lizenzierung für zu optimieren SmartsheetAnwendungen.

    Vorbereitungen

    Zum Erstellen von SmartsheetIntegrationsprofil, fordern Sie an Software Asset Management– SaaS-LizenzmanagementPlugin (sn_sam_saas_int) von ServiceNow-Speicher .

    ServiceNow Erforderliche Rolle: sam_Integrator oder admin

    Wichtig:
    Sie müssen auswählen Smartsheet-Spoke Kontrollkästchen für diese Integration beim Installieren optionaler Funktionen auf Application ManagerSeite. Weitere Informationen zur Auswahl der erforderlichen SaaS-Anwendungen finden Sie unter SaaS-Lizenzmanagement anfordern.

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Wenn Sie verwenden Software-Asset-Arbeitsbereich, Die Option zum Erstellen von SmartsheetIntegrationsprofil in Core-UIIst inaktiv.

    Prozedur

    1. Navigieren Sie zum Integrationsprofil.
      SchnittstelleAktion
      Core-UI
      1. Navigieren zu Alle > Software Asset > SaaS-Lizenz > Profile für direkte Integrationan.
      2. Wählen Sie Neu.
      3. Wählen Sie Aus Smartsheet-Integrationsprofil .
      Software-Asset-Arbeitsbereich
      1. Navigieren zu Lizenzvorgänge > Anwenderabonnements > Direkte Integrationsprofilean.
      2. Wählen Sie Neu.
      3. Wählen Sie Aus Smartsheet Aus der Dropdown-Liste.
      4. Wählen Sie Fortsetzen.
    2. Füllen Sie im Formular die Felder aus.
      Tabelle : 2. Integrationsprofilformular
      Feld Beschreibung
      Anzeigename Name des Integrationsprofils.

      Beispiel: Smartsheet-Integration .
      Status Status des Integrationsprofils.
      • Wenn Sie das Integrationsprofil nicht veröffentlicht haben, wird dieses Feld automatisch auf festgelegt Entwurf .
      • Wenn Sie das Integrationsprofil bereits veröffentlicht haben, wird dieses Feld automatisch auf festgelegt Veröffentlicht .
      Profiltyp Typ des Integrationsprofils.

      Dieses Feld wird automatisch auf festgelegt Smartsheet-Abonnement .
    3. Zeigen Sie die erforderlichen Anwenderrollen oder API-Berechtigungen an, um Sicherheitsrisiken zu minimieren und SaaS-Lizenzen zu optimieren.
      Hinweis:
      Weitere Informationen finden Sie unter Minimale Anwenderberechtigungen Tabelle.
      1. Überprüfen Sie im Abschnitt Abonnement-Subflow herunterladen, ob die Subflow Feld ist auf festgelegt Smartsheet-Abonnements Herunterladen .
        Hinweis:
        Die Abonnements herunterladen Das Kontrollkästchen ist standardmäßig aktiviert, und Sie können es nicht deaktivieren.
      2. Überprüfen Sie im Abschnitt „Aktivitäts-Subflow berechnen“, ob Subflow Feld ist auf festgelegt Smartsheet – Anwenderaktivität Aktualisieren .

        Die Aktivität Herunterladen Das Kontrollkästchen ist standardmäßig aktiviert. Wenn Sie sie löschen, die geplante Aufgabe der Aktivität SAM - Refresh <displayname> EventsIst nicht erstellt.

        Wichtig:
        Um die detaillierte Ereignisnachverfolgung zu aktivieren, besorgen Sie ein Add-on für Ereignisberichte von Smartsheet.
        In Analysieren Sie die Anwenderaktivität Können Sie auch das Datum und die Uhrzeit auswählen, ab dem Sie die Anwenderaktivität analysieren möchten. Standardmäßig können Sie Anwenderaktivitäten bis zu 60 Tage vor dem aktuellen Datum analysieren und Ereignisse anzeigen, die von einzelnen Anwendern ab dem Zeitpunkt der Erstellung dieses Profils ausgeführt wurden.
        Hinweis:
        Software Asset Management Ruft die Ereignisse ab dem Zeitpunkt ab, zu dem Sie mit der Analyse der Anwenderaktivität beginnen, unabhängig vom Erstellungsdatum des Profils.
        Sie können diesen Wert im Feld „Schwellenwert für letzte Aktivität“ Ihrer Software-Reklamationsregeln ändern. Weitere Informationen finden Sie unter Überprüfen Sie eine Software-Reklamationsregel.
      3. Überprüfen Sie im Abschnitt Subflow „Abonnement zurückfordern“, ob Subflow Feld ist auf festgelegt Smartsheet – Abonnement Zurückfordern .
        Hinweis:
        Die Abonnements zurückfordern Das Kontrollkästchen ist standardmäßig aktiviert. Wenn Sie keine Abonnements zurückfordern möchten, können Sie dieses Kontrollkästchen deaktivieren. Wenn Sie dies löschen, werden die Entfernungskandidaten erstellt, der Subflow „Abonnement zurückfordern“ wird jedoch nicht ausgelöst, oder der Reklamationsprozess wird nicht initiiert.
    4. Wählen Sie Aus Speichern Nachdem Sie alle Pflichtfelder ausgefüllt haben.
      Ihr ServiceNowInstanz erstellt einen Entwurf für ein Integrationsprofil. Das Integrationsprofil verwendet SmartsheetAbonnements Herunterladen, SmartsheetAktualisieren Sie die Anwenderaktivität, und SmartsheetAbonnement-Subflows zurückfordern, um Anwenderdaten von abzurufen SmartsheetAnwendung.

      Die Verbindung Und Anmeldeinformationen Feld wird angezeigt und wird automatisch auf festgelegt sn_smrtsheet_Spoke.Smartsheet .

    5. Öffnen Sie den Datensatz für Aliasse für Verbindungen und Anmeldeinformationen, indem Sie das Vorschausymbol auswählen ( Vorschausymbol.) Neben Verbindung Und Anmeldeinformationen Feld und dann auswählen Datensatz Öffnen In der Datensatzvorschau.
    6. Wählen Sie im Formular Aliasse für Verbindungen und Anmeldeinformationen die aus Erstellen Sie Eine Neue Verbindung Und Anmeldeinformationen Zugehöriger Link.
    7. Füllen Sie im Dialogfeld die Felder aus.
      Tabelle : 3. Dialogfeld „Verbindung und Anmeldeinformationen erstellen“
      Feld Beschreibung
      Name Name der Verbindung.
      API-Schlüssel API-Schlüssel für Ihr SmartsheetAnwendung.

      Geben Sie einen API-Schlüssel in ein api-Zugriffstoken Format, wobei < api-Zugriffstoken > ist das API-Zugriffstoken, das Sie in erstellt haben Smartsheet.
    8. Wählen Sie Erstellen aus.
      Sie kehren automatisch zum Integrationsprofil zurück.
    9. Wählen Sie im Formular „Integrationsprofil“ die Option aus Validieren Sie Die Verbindung Dient zum Überprüfen der Verbindungs- und Anmeldeinformationsdetails dieser Integration.
    10. Nachdem die Verbindung verifiziert wurde, wählen Sie aus Veröffentlichen .
    11. Wählen Sie im Dialogfeld „Bestätigung veröffentlichen“ die Option aus OK .
      Hinweis:
      Wenn Sie löschen Aktivität Herunterladen Kontrollkästchen nach der Veröffentlichung des Integrationsprofils müssen Sie die Verbindungen erneut validieren und dann das Integrationsprofil erneut veröffentlichen, da die folgenden Ereignisse auftreten:
      • Die Status Das Feld im Integrationsprofilformular ändert sich in Entwurf .
      • Die Validieren Sie die Verbindung Schaltfläche wird im Formular angezeigt.
      • Die aktuelle SAM - Refresh <displayname> ActivityAuftrag wird gelöscht.

    Nächste Maßnahme

    Nachdem die Integration eine Verbindung hergestellt hat, ist Ihr ServiceNowDie Instanz erstellt automatisch Softwaremodelle, Reklamationsregeln und Softwareabonnements, die täglich aktualisiert werden.

    Wenn Sie mehrere Integrationsprofile mit eindeutigen Verbindungen einrichten möchten, erstellen Sie untergeordnete Aliasse, um verschiedene Konfigurationen und Einstellungen für jedes Integrationsprofil zu verwalten. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen Sie einen untergeordneten Alias, um mehrere Integrationsprofile einzurichten.

    Überprüfen Sie alle automatisch generierten Reklamationsregeln, um Anwenderabonnements zurückzufordern. Weitere Informationen finden Sie unter Überprüfen Sie eine Software-Reklamationsregel.

    Erstellen Sie Softwareberechtigungen für die automatisch generierten Softwaremodelle, um verwendete Software mit eigener Software zu verfolgen.
    Der Abgleich wird auch für Ihre Abonnements als geplante Aufgabe oder bei Bedarf ausgeführt. Sie können Ihre Abgleichsergebnisse in anzeigen Lizenz-Workbench ( Software Asset ManagementKlassische Anwendung) oder Lizenznutzungsansicht (Software-Asset-Arbeitsbereich). Verwenden Sie diese Ergebnisse, um Ihre Lizenz-Compliance-Position zu bestimmen und Nichteinhaltung zu beheben.