Beschaffungsfalltypen

Beschaffungsfalltypen klassifizieren und leiten Beschaffungsarbeitselemente an das entsprechende Team weiter und können die Auftrags- oder Beschaffungsverarbeitung blockieren, bis die erforderliche Überprüfung oder Aktion abgeschlossen ist.

Was Beschaffungsfalltypen tun

Jeder Beschaffungsfall in Fallmanagement für die Beschaffung(PCM) enthält einen Falltyp, der seinen Zweck, das Team, das ihn bearbeitet, und seine Auswirkungen auf die zugehörige Bestellung oder Beschaffungsaktivität bestimmt. Wenn ein Fall offen ist, steuert der Falltyp, ob der Bestell- oder Beschaffungsprozess vorangehen kann oder warten muss, bis der Fall gelöst ist.

Fallmanagement für die Beschaffung Bietet 13 Basissystem-Falltypen, die Einkaufsänderungen, Compliance-Prüfungen und Mitarbeitersupport-Anforderungen abdecken. Jeder Falltyp folgt einem definierten Workflow, und einige werden über geführte Playbooks verarbeitet, die Erfüller durch die erforderlichen Aktivitäten führen.

Falltypkategorien

Die 13 Basissystem-Falltypen fallen in drei Kategorien, basierend darauf, wer sie initiiert und wofür sie verwendet werden.

Tabelle : 1. Kategorien des Beschaffungsfalltyps

Kategorie	Anfragetyp	Zweck
Einkaufsänderung	Einkauf bearbeiten	Ändern Sie eine vorhandene Bestellanforderung oder Bestellung, z. B. um die Menge, den Preis oder das Lieferdatum zu ändern.
	Kauf zurückgeben	Erhaltene Waren an den Lieferanten zurückgeben.
	Kauf ersetzen	Ersetzen Sie beschädigte, falsche oder defekte Waren.
	Beleg bearbeiten	Korrigieren Sie einen Empfangsdatensatz, nachdem Waren empfangen wurden.
Compliance-Überprüfung	Überprüfung der Hauptbuchcodierung	Überprüfen und korrigieren Sie die Hauptbuchkontocodierung in einer Bestellposition, bevor die Bestellung aufgegeben wird.
	Budget-Überprüfung	Bestätigen Sie, dass ein ausreichendes Budget für den Kauf vorhanden ist.
	Vertragsprüfung	Überprüfen Sie die anwendbaren Verträge, bevor der Kauferlös erfolgt.
	NDA zum Signieren senden	Senden Sie eine Geheimhaltungsvereinbarung an den Lieferanten, der dem Einkauf zugeordnet ist.
	Überprüfung der Lieferadresse	Verifizieren und genehmigen Sie die Lieferadresse für einen Einkauf, bevor die Bestellung fortgesetzt wird.
	Sorgfaltspflicht	Führen Sie eine Sorgfaltspflicht-Bewertung des Lieferanten durch, bevor ein Kauferlös erfolgt.
Support-Anforderung	Anfrage	Stellen Sie eine allgemeine Beschaffungsfrage, oder fordern Sie Unterstützung vom Beschaffungsteam an.
	Unternehmenskarte anfordern	Fordern Sie eine Unternehmenskaufenkarte für Geschäftsausgaben an.
	Vertragskopie anfordern	Rufen Sie eine Kopie eines vorhandenen Lieferantenvertrags zu Referenzzwecken ab.

Funktionsweise

Wenn ein Beschaffungsereignis auftritt – z. B. eine Übermittlung einer Bestellanforderung, eine Shopping-Hub-Aktion oder eine Mitarbeiterkataloganforderung – erstellt das System einen Beschaffungsfall auf der sn_spend_psd_procurement_request Tabelle und stempelt den entsprechenden Falltyp.

Im Folgenden wird beschrieben, wie ein Beschaffungsfall seinen Lebenszyklus durchläuft:

1. Ein Fall wird entweder automatisch vom System oder manuell von einem Anwender mit einem bestimmten Falltyp erstellt, der den Workflow und die Zuweisungsgruppe bestimmt.
2. Wenn der Falltyp so konfiguriert ist, dass die Verarbeitung blockiert wird, wird die zugehörige Bestell- oder Beschaffungsaktivität angehalten, bis der Fall geschlossen wird. Compliance-Überprüfungsfälle – z. B. Überprüfung der Hauptbuchcodierung und Budgetüberprüfung – verwenden dieses Verhalten häufig.
3. Die zugewiesene Gruppe durchläuft die erforderlichen Aktivitäten. Für Playbook-gesteuerte Falltypen präsentiert ein geführtes Playbook dem Erfüller strukturierte Aktivitäten und Entscheidungspunkte.
4. Wenn der Erfüller den Fall löst, wird jede Sperrkennzeichnung freigegeben, und die Bestell- oder Beschaffungsaktivität kann fortgesetzt werden.

Bestell- und Beschaffungsblockierung

Einige Falltypen verhindern, dass eine Bestellung oder Beschaffungsaktivität weitergeht, während der Fall offen ist. Zwei unabhängige Kennzeichnungen im Falldatensatz steuern dieses Verhalten:

• Auftrag abhängig vom Fall: Der Bestellschritt im Beschaffungs-Workflow kann erst fortgesetzt werden, wenn der Fall geschlossen wurde. Hauptbuch-Codierungsprüfung, Budgetüberprüfung, Vertragsüberprüfung, Geheimhaltungsvereinbarung zur Signatur senden und Lieferadressenüberprüfung – alle legen diese Kennzeichnung standardmäßig fest.
• Beschaffung abhängig vom Fall: Der Beschaffungs- und Verhandlungsschritt kann erst fortgesetzt werden, wenn der Fall geschlossen wurde. Die Budgetüberprüfung legt diese Kennzeichnung standardmäßig fest.

Die Blockierung wird durch das Arbeitselement und das Schritt-Framework der Beschaffungsvorgangsplattform erzwungen. Wenn eine Bestellung oder Beschaffungsanforderung angezeigt wird, bewertet das Framework, ob diesem Datensatz offene Fälle mit Blockierungskennzeichnungen zugeordnet sind. Während ein Blockierungsfall offen bleibt, wird der relevante Schritt, z. B. der Schritt „überprüft“ für auftragsabhängige Fälle oder der ausgehandelte Schritt für beschaffungsabhängige Fälle, als „in Bearbeitung“ angezeigt, wobei der offene Fall als Arbeitselement angezeigt wird, das gelöst werden muss. Der Schritt kann nicht zum Abschließen fortgesetzt werden, während der Fall aktiv ist.

Die Zurückhaltung wird automatisch freigegeben. Wenn der Sperrfall geschlossen wird, bewertet das Framework den Schritt beim nächsten Anzeigen des Bestell- oder Beschaffungsdatensatzes neu und führt ihn zum Abschluss, wenn keine anderen Sperrfälle offen bleiben.

Hinweis:

Wenn Sie eine Bestellung oder Bestellanforderung stornieren, die offene Beschaffungsfälle enthält, zeigt das System eine Warnung an und storniert alle zugehörigen offenen Fälle, wenn die Stornierung bestätigt wird.

Zugehörige Verweise

• Referenz für Beschaffungsfalltyp des Basissystems