Créer une définition du comité consultatif sur les changements (CAB)

  • Rversion finale: Zurich
  • Mis à jour 31 juil. 2025
  • 6 minutes de lecture

    • Créez une définition du comité consultatif sur les changements (CAB) pour Espace de travail pour l'exploitation des services configurer des réunions récurrentes du CAB en vue d’examiner et d’autoriser les demandes de changement.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_change_cab.cab_manager

    Procédure

    1. Accédez à la Espaces de travail > Espace de travail pour l'exploitation des services.
    2. Cliquez sur l'icône Listes ( icône Listes.).
    3. Dans le comité consultatif sur les changements, sélectionnez Mes définitions de CAB ou Toutes les définitions de CAB.
    4. Sélectionnez Nouveau.
    5. Remplissez les champs du formulaire.
      Tableau 1. Formulaire de définition de CAB : section Définition de CAB
      Champ Description
      Nom Nom de la réunion CAB.
      Responsable CAB Nom de l’utilisateur qui gère la réunion CAB.
      Délégués Membres CAB délégués qui peuvent remplacer le gestionnaire CAB pendant la réunion.
      Membres du conseil d'administration Membres du comité consultatif sur les changements qui sont censés assister à la réunion du CAB.
      Groupes d'administrateurs Groupes d’utilisateurs du comité consultatif sur les changements qui sont censés assister à la réunion CAB.
      Fenêtre de réunion roulante Nombre de jours pour lesquels vous souhaitez créer des réunions CAB.
      Remarque :
      le calendrier du CAB et les calendriers associés (le cas échéant) déterminent le nombre de réunions CAB qui sont créées. Par exemple, si vous avez un calendrier de réunions CAB une fois par semaine et que vous entrez 28 jours dans le champ Fenêtre de réunion roulante , trois réunions CAB seront créées.
      Type CAB Type de réunion CAB pour lequel cette définition est utilisée : normale ou urgente.

      Le type de CAB détermine l’urgence et le niveau d’examen requis pour le changement.
      Fuseau horaire Fuseau horaire de la réunion CAB.
      Emplacements Un ou plusieurs emplacements pour vos réunions CAB. Par exemple, des salles de réunion dans différents bâtiments.
      Actif Option permettant de spécifier si la définition de CAB est active.
      Détails de la conférence Informations telles que les liens de réunion, mots de passe et numéros de téléphone.
      Tableau 2. Formulaire de définition de CAB : section Gestion de l’ordre du jour
      Champ Description
      Délai de notification Notification avancée sur le nombre de points à l'ordre du jour qui doivent être discutés.
      Utiliser critères de filtre pour gérer plage de dates pour demandes
      Option permettant de choisir une période pour les dates de début et de fin planifiées à partir des conditions d’ajout de demande de changement au lieu de sélectionner des dates spécifiques basées sur le calendrier de réunion.
      Remarque :
      le même champ est sélectionné pour toutes les réunions CAB dans la définition de CAB, sauf si elles sont remplacées une par une.
      Ajouter automatiquement des demandes de changement Option permettant d’ajouter automatiquement des demandes de changement à l’ordre du jour de la réunion CAB en fonction des conditions définies dans les conditions d’ajout de demande de changement.
      Temps par point à l'ordre du jour Temps, en minutes et secondes, alloué pour discuter de chaque demande de changement à l'ordre du jour. Le temps imparti peut être ajusté pour des éléments d'ordre du jour avant ou pendant la réunion.
      Terminer les changements pré-approuvés Option permettant de marquer chaque demande de changement préapprouvée comme Terminée dans l’ordre du jour de la réunion CAB. Les changements préapprouvés sont automatiquement marqués comme terminés afin que les approbateurs n'aient pas à les examiner. Les changements préapprouvés sont visibles dans la console CAB et peuvent être discutés si nécessaire.
      Ajouter automatiquement des ordres du jour Option permettant de capturer automatiquement les décisions de l’ordre du jour dans le widget de réunion. La décision de l’ordre du jour est capturée dans le format suivant :

      (Automatisation CAB) - <numéro de demande de changement> - <décision> - <nom du responsable CAB> - <heure><AM/PM> <fuseau horaire>
    6. Sélectionnez Enregistrer.
      La définition de CAB est enregistrée. L’onglet Enregistrements connexes s’affiche.
    7. Ajoutez une ou plusieurs entrées de calendrier à la définition de CAB pour planifier une série de réunions CAB.
      Ces entrées de calendrier vous permettent de définir des jours et des heures valides pour la tenue des réunions CAB.
      1. Sélectionnez l’onglet Enregistrements connexes , puis Entrées planifiées.
      2. Sélectionnez Nouveau.
      3. Renseignez les champs du formulaire Entrées de calendrier.
        Tableau 3. Champs du formulaire Entrées de calendrier
        Champ Description
        Nom Nom de l’entrée de calendrier.
        Type Type d’entrée de calendrier pour la durée spécifiée en date et heure ; par ex. Rendez-vous ou Réunion.
        • Temps de repos : type affiché comme congé planifié.
        • Rendez-vous : type affiché comme temps de rendez-vous.
        • Réunion : type affiché comme temps de réunion.
        • Appel téléphonique : type affiché comme temps consacré aux appels téléphoniques.
        • Exclu : la durée est exclue.
        Afficher comme Mode d’affichage de l’entrée sur le calendrier CAB ; par ex. Occupé ou Provisoire.
        Quand Date et heure de début et de fin de l’entrée de calendrier.
        Toute la journée Option permettant de rendre l’entrée de calendrier active pendant toute la durée des dates sélectionnées.
        Fuseau horaire Fuseau horaire de l’entrée de calendrier. Le fuseau horaire ne peut pas être modifié.
        Répétitions Fréquence de répétition de l’entrée de calendrier ; par exemple, quotidiennement. hebdomadaire ou mensuel.

        Lorsque vous sélectionnez Mensuel, le champ Type mensuel apparaît. Entrez le nombre de répétitions de l’entrée de calendrier dans un mois.

        Lorsque vous sélectionnez Annuel, le champ Type annuel apparaît. Sélectionnez une option, comme suit :
        • Jour de l’année : choisi comme jour durant lequel vous définissez le calendrier.
        • Flottant : si vous sélectionnez cette option, les champs suivants s’affichent :
          • Semaine flottante : semaine du mois au cours de laquelle l’entrée de calendrier se répète.
          • Jour flottant : jour de la semaine au cours duquel l’entrée de calendrier se répète.
          • Mois : mois au cours duquel l’entrée de calendrier se répète.
        Répéter tous les Si l’entrée de calendrier est sélectionnée pour être répétée, cette option spécifie la fréquence de répétition. Par exemple, si vous sélectionnez la répétition hebdomadaire, spécifiez la fréquence, telle que toutes les semaines ou toutes les deux semaines.

        Ce champ s’affiche lorsque vous sélectionnez les options Hebdomadaire, Mensuel ou Annuel.
        Répéter sur Si l’entrée de calendrier est sélectionnée pour être répétée, cette option spécifie les jours où elle se répète. Par exemple, si vous sélectionnez des répétitions hebdomadaires, spécifiez les jours de la semaine où elle se répète.

        Ce champ s’affiche lorsque vous sélectionnez l’option Hebdomadaire.
        Répéter jusqu’à Si l’entrée de calendrier doit se répéter, cette option spécifie une date de fin jusqu’à laquelle l’entrée de calendrier est répétée.
      4. Sélectionnez Soumettre.
      L’entrée planifiée est ajoutée à la définition de CAB et s’affiche dans la liste Entrées planifiées.
    8. Ajouter un ou plusieurs calendriers associés à une définition de CAB.
      Les calendriers associés vous permettent de définir des calendriers valides pour la tenue de réunions CAB. Par exemple, si vous définissez le calendrier des jours fériés comme calendrier associé, aucune réunion CAB ne sera planifiée un jour férié.
      1. Sélectionnez l’onglet Enregistrements connexes , puis Calendriers associés.
      2. Sélectionnez Ajouter.
      3. Sélectionnez un ou plusieurs calendriers connexes, puis sélectionnez Ajouter.
      Le calendrier associé est ajouté à la définition de CAB et s’affiche dans la liste Calendriers associés.
    9. Sélectionnez Actualiser les réunions CAB.
      Les réunions CAB sont générées en fonction de la fenêtre de réunion roulante et des calendriers définis dans la définition de CAB et répertoriés dans la liste Réunions CAB sous l’onglet Enregistrements connexes .

      Cette série de réunions CAB créée à partir des définitions de CAB hérite des critères de la définition de CAB.

    Que faire ensuite

    Vous pouvez modifier les détails de la réunion CAB et envoyer des demandes de réunion aux participants. Vous pouvez également gérer les ordres du jour en les passant en revue ou en ajoutant des points à chaque réunion CAB.