Im Arbeitsbereich mit Listen arbeiten

Öffnen Sie eine Liste der Datensätze im Arbeitsbereich, damit Sie einen für die Bearbeitung auswählen können.

Vorbereitungen

Erforderliche Rolle: workspace_user

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Die Listenansicht ermöglicht es Ihnen, allgemeine Informationen für alle Datensätze in einem Listenfilter anzuzeigen. Normalerweise wird durch Klicken auf ein Feld in einem Datensatz in einer Liste dieser Datensatz geöffnet. Wenn das Feld anklickbar ist (eine Referenz, eine Dokument-ID oder eine URL), wird durch Klicken nicht der Datensatz geöffnet, sondern nur der Datensatz oder die URL, auf die das anklickbare Feld verweist.

Last refreshed gibt an, wie lange es her ist, dass die Werte in der Liste zuletzt aktualisiert wurden. Um die Werte zu aktualisieren, aktualisieren Sie die Seite.

Jede Liste hat eine zugehörige URL. Sie können eine Liste mit Lesezeichen versehen, um schnellen Zugriff darauf zu ermöglichen.

So öffnen Sie eine Liste, um Datensätze zu finden, an denen Sie arbeiten möchten.

Prozedur

1. Klicken Sie auf das Listensymbol ( ).
2. Suchen Sie eine Listenkategorie, die die Datensätze enthält, die Sie bearbeiten möchten, z. B. Aufgaben.
3. Klicken Sie auf einen der Listenfilter darunter.

   Beispielsweise können Sie unter Aufgabenauf einen Listenfilter namens Meine Arbeitklicken. Dadurch wird eine Liste der Ihnen zugewiesenen Aufgabendatensätze geöffnet. Der Titel des Listenfilters und die Anzahl der Datensätze in der Liste werden oben in der Liste angezeigt. In der vorherigen Abbildung enthält die Liste Alle 8383 Datensätze.

4. Wahlweise: Um die Vorschau eines Datensatzes vor dem Öffnen anzuzeigen, bewegen Sie die Maus über einen Datensatz, und klicken Sie auf das Informationssymbol ( ).
   
   Ein Seitenbereich mit dem Datensatz wird geöffnet.
5. Wahlweise: Um zu einer anderen Seite von Datensätzen zu wechseln, klicken Sie auf eine Seitenzahl oder einen der Pfeile, um eine Seite vorwärts oder rückwärts oder zur ersten oder letzten Seite von Datensätzen zu wechseln.

   

6. Wahlweise: Um die Anzahl der auf einer Seite angezeigten Datensätze zu ändern, klicken Sie auf die Zahl neben Zeilen pro Seite, und wählen Sie eine Zahl aus dem Menü aus.
   
7. Klicken Sie auf eine Datensatznummer, um sie zu öffnen.
8. Wahlweise: Um die Datensätze in einer Liste in einem der folgenden Formate zu exportieren: CSV, XLSX, JSON oder PDF, klicken Sie auf das Zahnradsymbol , und wählen Sie Exportierenaus.

Nächste Maßnahme

Nachdem Sie nun wissen, wie Sie eine Liste und die darin enthaltenen Datensätze öffnen, erfahren Sie hier, wie Sie Datensätze in der Listenansicht bearbeiten.

Bearbeiten Sie Datensätze in der Listenansicht

Nehmen Sie Aktualisierungen an einem Datensatz direkt aus einer Liste vor, ohne die Liste zu verlassen.

Vorbereitungen

Erforderliche Rolle: agent_workspace_user

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

In der Listenansicht können Sie einen oder mehrere Datensätze überarbeiten. Um mehr über einen Datensatz zu erfahren, bevor Sie ihn bearbeiten, zeigen Sie ihn in der Datensatzansichtan und überarbeiten Sie ihn.

Prozedur

1. Überarbeiten Sie einen einzelnen Datensatz aus einer Liste.
   1. Klicken Sie auf das Symbol .

      Der -Datensatz wird geöffnet.

      

   2. Überarbeiten Sie die Werte in den Feldern, und klicken Sie auf Aktualisieren.
2. Wahlweise: Überarbeiten Sie mehrere Datensätze gleichzeitig.
   1. Klicken Sie in der Listenansicht auf die Kontrollkästchen links neben allen Datensätzen, die Sie überarbeiten möchten.
      
   2. Klicken Sie auf Bearbeiten.
      Ein Vorschaufenster wird geöffnet und zeigt die Felder, die Sie in den ausgewählten Datensätzen bearbeiten können.

      

   3. Überarbeiten Sie die Werte in den Feldern, und klicken Sie auf Aktualisieren.

Nächste Maßnahme

Sie wissen nun, wie Datensätze in der Listenansicht bearbeitet werden. Im Folgenden finden Sie Informationen zum Sortieren und Filtern der in einer Liste angezeigten Datensätze.

Sortieren Sie Datensätze in Listen

Sortieren Sie die in der Listenansicht angezeigten Datensätze, um die Datensätze, an denen Sie arbeiten möchten, leichter zu finden.

Vorbereitungen

Erforderliche Rolle: agent_workspace_user

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Gefilterte Listen können Tausende von Datensätzen enthalten. Durch Sortierung nach Feldwerten können Sie die Datensätze finden, an denen Sie arbeiten möchten. Sie können die gesamte Liste basierend auf einer der Spalten in der Liste sortieren.

Prozedur

1. Um das Feld zu ändern, nach dem die Datensätze sortiert werden, doppelklicken Sie auf eine Spaltenüberschrift.
   Rechts neben der von Ihnen angeklickten Spaltenüberschrift wird ein Pfeilsymbol ( ) angezeigt, und der Arbeitsbereich sortiert die Liste der Datensätze basierend auf den Werten in dieser Spalte. Eine nach unten zeigende Pfeiltaste bedeutet, dass die Werte vom höchsten zum niedrigsten Wert sortiert sind.

   

2. Wahlweise: Um die Sortierreihenfolge umzukehren, klicken Sie auf das Pfeilsymbol, damit die Pfeilspitzen die Richtung umkehren.

Nächste Maßnahme

Anstatt Datensätze zu sortieren, können Sie Filtern Sie Datensätze in Listen verwenden, um die Anzahl der in der Listenansicht angezeigten Datensätze zu reduzieren.

Filtern Sie Datensätze in Listen

Filtern Sie die Datensätze, um die Anzahl der in der Listenansicht angezeigten Datensätze zu reduzieren, damit Sie die Datensätze finden, an denen Sie arbeiten möchten.

Vorbereitungen

Erforderliche Rolle: agent_workspace_user

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Durch das Filtern werden Datensätze aus einer Liste entfernt, sodass Sie nur die Datensätze anzeigen können, an denen Sie arbeiten möchten.

Der -Arbeitsbereich bietet folgende Möglichkeiten zum Filtern der in einer Liste angezeigten Datensätze:

• Verwenden Sie das Filtersymbol ( ).
• Filtern Sie direkt in der Liste anhand der Spaltenüberschrift.
• Filtern Sie direkt in der Liste anhand der Werte in den Spalten.

Prozedur

1. So filtern Sie Datensätze mithilfe des Filtersymbols ( ):
   1. Klicken Sie auf das Filtersymbol ( ).
   2. Klicken Sie auf Erweiterte Ansicht.
   3. Verwenden Sie den Bedingungsgenerator, um die Bedingungen anzugeben, die ein oder mehrere Feldwerte erfüllen müssen, damit ein Datensatz in der Liste angezeigt wird.
      Beispiel: [Aktiv][ist][wahr] und [Dringlichkeit][ist][1 – Hoch].
   4. Wahlweise: Um weitere Bedingungen hinzuzufügen, klicken Sie auf Neuer Bedingungssatz, und geben Sie eine Bedingung an.
   5. Wahlweise: Wählen Sie Filter speichern, geben Sie einen Filternamen ein, und wählen Sie Berechtigungen, um zu bestimmen, wer den Filter verwenden kann.
      Rufen Sie den Filter ab, indem Sie Vorhandenen Filter verwenden wählen und den Filter auswählen.
   6. Klicken Sie auf Aktualisieren.

      Das zeigt die Anzahl der Bedingungen an, die für die aktuelle Liste gelten.

2. Filtern Sie Datensätze basierend auf den angezeigten Feldwerten.
   Sie können direkt mit Listenspalten arbeiten, um Datensätze herauszufiltern.
   1. Klicken Sie auf das Symbol „Weitere UI- Aktionen“ Symbol „ rechts neben einer Spaltenüberschrift.
   2. Klicken Sie auf das Symbol mit dem nach unten zeigenden Pfeil (Pfeil nach ), und wählen Sie eine Filterbedingung aus, z. B. ist nicht, beginnt mitoder enthält.
      
   3. Geben Sie den Feldwert ein, um die Liste in der unteren Zeile zu filtern, und klicken Sie auf Anwenden.
      Im folgenden Beispiel haben die einzigen Datensätze, die angezeigt werden, Anruferwerte, die mit Davidbeginnen.

      

      Hinweis:

      Nicht alle Feldtypen unterstützen die Spaltenfilterung. Sie können den Bereich Erweiterter Filter und den Bedingungsgenerator verwenden, um einen Filter für diese Feldtypen zu erstellen.
   4. Wenn die Werte aus der Tabelle „sys_choice“ stammen, werden die möglichen Werte (Auswahlmöglichkeiten) mit Kästchen daneben angezeigt.

      

      Wenn mehr als zehn Felder vorhanden sind, zeigt der Arbeitsbereich einen Filteran (siehe Abbildung), sodass Sie nicht scrollen müssen, um einen Feldwert zu finden. Wenn weniger als zehn Auswahlmöglichkeiten vorhanden sind, gibt es unter Filterkeinen Eintragsfilter.

      Sie können auf Alle klicken, um alle Felder auszuwählen, oder auf Keine, um alle Felder zu deaktivieren. MitAlle werden alle Feldwerte ausgewählt, die die Filterbedingungen erfüllen, nicht nur die im Popup angezeigten. Ebenso werden mit Keine alle Felder deaktiviert, die die Filterbedingungen erfüllen, nicht nur die im Popup angezeigten. Sie können diese Funktionen kombinieren. Sie können beispielsweise nach Windows filtern und Alleauswählen, dann nach 2000 filtern und Keine auswählen. Sie erhalten Zeilen, die Windows, aber nicht Windows 2000 enthalten.

      Sie können die Anzahl der Felder (10) konfigurieren, die das Filtereintragsfeld anzeigen.

   5. Wahlweise: Um den Filter zu entfernen und alle Datensätze wiederherzustellen, klicken Sie auf das Symbol „Weitere UI- Aktionen “ (Symbol „ -Aktionen“ ) und klicken Sie auf Löschen.
3. Filtern Sie Datensätze basierend auf Feldwerten heraus.
   Diese Funktion ähnelt der im vorherigen Schritt, Sie können jedoch keinen Begriff zum Filtern der Datensätze eingeben.
   1. Klicken Sie auf ein Feld im Datensatz.
   2. Klicken Sie auf das Symbol Weitere UI-Aktionen (Symbol ).

      

   3. Klicken Sie auf Übereinstimmungen anzeigen, um alle Datensätze zu entfernen, die nicht denselben Feldwert aufweisen.
   4. Klicken Sie auf Filter Out(Herausfiltern), um alle Datensätze in der Liste zu entfernen, die denselben Feldwert aufweisen.
      Standardmäßig wird eine Spalte in aufsteigender Reihenfolge sortiert, es sei denn, der Datentyp der Spalte ist ein Datum. Daten werden in absteigender Reihenfolge sortiert.

Nächste Maßnahme

Anstatt Datensätze zu filtern, können Sie Datensätze in der Listenansicht gruppieren.

Gruppendatensätze in Listen

Gruppieren Sie die in der Listenansicht angezeigten Datensätze, um die Datensätze, an denen Sie arbeiten möchten, leichter zu finden.

Vorbereitungen

Erforderliche Rolle: agent_workspace_user

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Sie können Datensätze mit denselben Werten in einer Spalte gruppieren, um ähnliche Datensätze anzuzeigen.

Prozedur

1. Bewegen Sie die Maus über eine Spaltenüberschrift, und klicken Sie auf das Symbol „Weitere Optionen“ (Symbol „ “ ).
2. Klicken Sie auf die erste Option Gruppieren nach <column-heading-name> wobei ist der Name der Spalte, in die Sie klicken.
   
   Die Datensätze werden basierend auf den Werten in der ausgewählten Spalte gruppiert.

   
   
   

   Das Display zeigt die Anzahl der Datensätze in jeder Gruppe an.

3. Öffnen Sie eine Gruppe, indem Sie auf das entsprechende Pfeilsymbol (Symbol „ “ ) klicken.
4. Wahlweise: Um die Gruppierung der Datensätze aufzuheben, bewegen Sie den Mauszeiger über dieselbe Spaltenüberschrift, klicken Sie auf das Symbol „Weitere Optionen“ (Symbol „ “ ) und dann auf Gruppierung aufheben nach<column-heading-name> .

Nächste Maßnahme

Anstatt Datensätze zu gruppieren, können Sie Filtern Sie Datensätze in Listen.