Ajouter une notification par e-mail

Créez des notifications dans App Engine Studio (AES) pour créer des e-mails automatisés pour les événements à l’aide de modèles ou de messages personnalisés.

Avant de commencer

Vous pouvez effectuer cette tâche si vous êtes administrateur ou développeur de l’application. L’autorisation développeur requise est Tous les types de fichiers. Pour en savoir plus sur le métier de développeur pour une application, consultez Développement délégué dans App Engine Studio.

Rôle requis : admin ou delegated_developer

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Les notifications par e-mail vous permettent d’envoyer des e-mails aux utilisateurs sélectionnés au sujet des activités du système, telles que les mises à jour des incidents ou les demandes de changement.

Remarque :

Vous ne pouvez actuellement pas créer d’autres types de notifications automatiques, telles que des SMS.

La création d’une notification par e-mail implique de spécifier quand l’envoyer, qui la reçoit et ce qu’elle contient.

Si votre administrateur a créé un modèle d’e-mail dans le ServiceNow AI Platform, vous pouvez l’utiliser tel quel ou remplacer son contenu. Pour plus d’informations sur les modèles d’e-mail, consultez Modèles d’e-mail. Vérifiez également auprès de votre administrateur s’il utilise des mises en page d’e-mail pour contrôler l’en-tête, le corps et le pied de page. Pour plus d’informations sur les mises en page des e-mails, reportez-vous à Email layouts.

Procédure

1. Accédez à la Tous > App Engine > App Engine Studio.
2. Sur la page Mes applications, ouvrez votre application.
3. Dans votre application, dans la section Logique et automatisation, sélectionnez Ajouter.
4. Sélectionnez la carte pour l’e-mail.

   Figure 1. Ajouter une notification par e-mail

   

5. Renseignez les champs des paramètres de base du formulaire.

   Tableau 1. Ajouter un formulaire de notification Paramètres de base

   Champ	Description
   Nom	Nom de la notification par e-mail. Les noms descriptifs simplifient l’identification du thème de la notification par e-mail. Par exemple, Incident ouvert et non affecté.
   Description brève	Brève explication de l’objet de la notification.

6. Dans la section Paramètres de déclencheur de notification du formulaire, renseignez les champs.

   Tableau 2. Ajouter un formulaire de notification Paramètres du déclencheur de notification

   Champ	Description
   Envoyer une notification par e-mail	Situation dans laquelle une notification est envoyée, par exemple après un événement ou lorsqu’une table est modifiée. Les choix sont les suivants : Lorsqu'un enregistrement est créé ou mis à jour Uniquement lorsqu’un enregistrement est créé Uniquement lorsqu’un enregistrement est mis à jour Lors d'un déclenchement via l'action de flux Lorsque l'événement est déclenché Ce champ est automatiquement défini sur Lorsqu’un enregistrement est créé ou mis à jour. Après avoir créé une notification par e-mail avec une action de flux comme déclencheur, vous spécifiez la notification lors de la création d’un flux dans Studio de workflow. Pour plus d’informations, consultez Étape Notification.
   Table	Table de base de données qui héberge les enregistrements auxquels lier le déclencheur de notification. Par exemple, la table Incident [incident]. Si vous définissez le champ Send email notification (Envoyer une notification par e-mail ) sur l’une des valeurs suivantes, la table est requise : Lorsqu'un enregistrement est créé ou mis à jour Uniquement lorsqu’un enregistrement est créé Uniquement lorsqu’un enregistrement est mis à jour Vous pouvez choisir parmi deux sections : les tables déjà disponibles dans votre application et toutes les tables en dehors du champ d’application de l’application.
   Nom d'événement	Événement qui déclenche la notification. Ce champ est disponible uniquement lorsque l’événement est déclenché est sélectionné dans le champ Envoyer une notification par e-mail .

   Si le même déclencheur génère plusieurs notifications, le système n’envoie qu’une notification. Le système considère que toutes les autres notifications, même si elles ont un objet et un corps différents, sont des doublons. La règle métier Ignore Duplicates contrôle cette fonctionnalité.

7. Rendre le déclenchement conditionnel à l’aide du Créateur de conditions.

   Définissez les ensembles de conditions et les valeurs à respecter pour le déclencheur de notification. Pour plus d’informations, consultez Créateur de conditions.

   Remarque :

   Si vous spécifiez que le déclencheur de notification est une action de flux, le générateur de conditions n’est pas disponible.
8. Dans la section Destinataires du formulaire, spécifiez qui reçoit la notification.
   Vous pouvez :

   • Recherchez des utilisateurs ou des groupes.
   • Définissez les destinataires dynamiques en sélectionnant Ajouter, ce qui nécessite de spécifier une table dans les détails du déclencheur de notification.

   Tableau 3. Ajouter un formulaire de notification Paramètres des destinataires

   Champ	Description
   Utilisateurs et groupes à partir des champs de la table	Utilisateurs et groupes dynamiques qui reçoivent l’e-mail en fonction de la table. Par exemple, si une notification utilise la table Incident [incident], vous pouvez sélectionner le champ Ouvert par pour envoyer la notification aux utilisateurs ou groupes qui ont ouvert l’incident. Pour certains champs, vous pouvez également sélectionner des valeurs contenues dans un champ de référence, telles que Ouvert par > Responsable. Sélectionnez le bouton Ajouter pour rechercher des utilisateurs et des groupes dynamiques en fonction des champs de la table spécifiée. Remarque : Si vous ne spécifiez pas de table, le bouton Ajouter n’est pas disponible.
   Personnes et groupes	Adresses statiques pour les utilisateurs et les groupes qui reçoivent la notification par e-mail. Vous pouvez également rechercher des utilisateurs et des groupes.

   

9. Dans la section Contenu d’e-mail du formulaire, sélectionnez un modèle ou rédigez un contenu d’origine.

   Tableau 4. Ajouter un formulaire de notification Paramètres de contenu d’e-mail

   Champ	Description
   Modèle d'e-mail	Modèle d’e-mail prédéfini que vous pouvez utiliser pour appliquer du contenu existant, que vous pouvez remplacer. Vous pouvez sélectionner uniquement des modèles contenant les éléments suivants : Même table que la notification Aucune table spécifiée Si vous utilisez un modèle et que vous ne le remplacez pas, lorsque votre administrateur met à jour le modèle, le contenu de votre notification par e-mail est également automatiquement mis à jour.
   Remplacer le modèle	Option permettant de remplacer les contenus du modèle d’e-mail sélectionné. Si vous utilisez un modèle d’e-mail, toutes les images du modèle appartiennent toujours au modèle, que vous le remplaciez ou non. Les images de la notification sont automatiquement mises à jour lorsque les administrateurs mettent à jour le modèle. Si vous remplacez un modèle d’e-mail, puis modifiez le modèle sélectionné, le système supprime les remplacements et les remplace par le contenu du nouveau modèle.
   Objet	Ligne d’objet de l’e-mail. Pour rendre l’objet dynamique, utilisez le champ Variables d’e-mail en regard du message électronique pour générer une syntaxe variable dans le corps du message. Vous copiez et collez ensuite la syntaxe de la variable dans la ligne d’objet. Si ce champ est vide, le système utilise la valeur Objet du modèle d’e-mail. Si vous saisissez une valeur dans ce champ, elle remplace le modèle.
   Message d'e-mail	Contenu du message de notification par e-mail, qui peut inclure des variables. Vous pouvez formater le contenu de l’e-mail à l’aide des icônes de l’éditeur de texte enrichi. Si ce champ est vide, le système utilise la valeur Message du modèle d’e-mail. Si vous entrez une valeur dans ce champ, elle remplace la valeur du modèle.
   Ajouter des variables	Variables ou valeurs dynamiques dérivées des champs de la table spécifiée. Remarque : Vous devez spécifier une table pour que le bouton Ajouter des variables s’affiche. Sélectionnez des variables dans le champ Variables d’e-mail et utilisez la flèche pour les déplacer dans le message électronique. Utilisez des variables pour inclure des valeurs à partir d’un enregistrement dans la table, telles qu’une brève description d’incident ou des commentaires et notes de travail. Les variables sont des champs disponibles à partir de la table spécifiée.

10. Sélectionner Create (Créer)
    La notification est enregistrée et vous pouvez la prévisualiser.
11. Affichez l’affichage de la notification par e-mail en sélectionnant Aperçu.

    Vérifiez l’aperçu qui s’affiche. Pour voir le rendu d’une notification, sélectionnez l’icône de recherche dans l’aperçu et sélectionnez l’enregistrement que vous souhaitez prévisualiser.

    

Résultats

Lorsque vous créez une notification dans , la notification est enregistrée uniquement AESdans l’application que vous êtes en train de créer.

• Modifier une notification par e-mail
  Modifiez une notification par e-mail créée pour une application dans App Engine Studio (AES) pour la modifier. Par exemple, modifiez le moment d’envoi de la notification par e-mail, le destinataire et le contenu.