Modèle de pré-approbation des dépenses

Créez une application dans App Engine Studio (AES) à l’aide du modèle Expense Pre-Approval (Approbation préalable des dépenses) pour créer, suivre et gérer les dépenses planifiées dans votre organisation.

Pour utiliser le modèle d’approbation préalable des dépenses, installez cette application à partir du ServiceNow Store.

Les employés peuvent facilement soumettre leurs dépenses planifiées pour plusieurs niveaux d’approbation à l’aide de l’application Expense Pre-Approval. Les gestionnaires peuvent ensuite examiner chaque demande soumise. Les demandes approuvées sont affectées au groupe d’examen du budget, qui peut approuver ou rejeter la demande. L’employé reçoit une notification avec l’état final de la demande.

Pour assurer la conformité et améliorer la planification financière, les administrateurs peuvent personnaliser le flux et les niveaux d’approbation existants à l’aide de tables de décision. Pour plus d'informations, consultez Exploring Decision Tables.

Pour plus d’informations sur la création d’une application à l’aide d’un modèle, reportez-vous à la section Créer votre application à l’aide d’un modèle d’application.

Contenus du modèle d’approbation préalable des dépenses

Les tables, expériences, workflows automatisés et rôles suivants sont inclus dans le modèle de pré-approbation des dépenses pour App Engine Studio (AES).

Tables dans le modèle d’application Expense Pre-Approval (Pré-approbation des dépenses)

Étiquette de table [name]	Description
Définition du budget [x_<code-société>_<expense_approval_app>_budget_definition]	Description de tous les budgets.
Demande de dépenses [x_<code-société>_<expense_approval_app>expense_request]	Les demandes de dépenses soumises par les employés.
Élément de ligne de dépenses [x_<code-société>_<expense_approval_app>_expense_line_item]	Chaque élément de ligne de dépense dans une demande de dépenses.

Expériences dans le modèle d’application Pré-approbation des dépenses

Expérience	Type d'expérience	Description
Demande de dépenses | Vue par défaut	Formulaire	Formulaire permettant de créer une nouvelle demande de dépense.
Définition du budget | Vue par défaut	Formulaire	Formulaire permettant de définir des budgets pour une période spécifiée.
Examinateur de budget	Expérience mobile	Façon de définir à quoi ressemble l’expérience mobile pour les réviseurs de budget.
Demande de dépenses | Espace de travail	Formulaire	Formulaire permettant de créer une nouvelle demande de dépense.
Demande de dépenses | Approbation des coûts	Formulaire	Formulaire pour créer une nouvelle demande de dépense à partir d’un administrateur.
Responsable	Expérience mobile	Façon de définir à quoi ressemble l’expérience mobile pour les gestionnaires.
Définition du budget | Espace de travail	Formulaire	Formulaire dans la vue de l’espace de travail permettant de définir des budgets pour une période spécifiée.
Nom de l’application : espace de travail Budget	Espace de travail	Façon de configurer une vue de haut niveau de toutes les demandes de budget.
Demande de dépenses	Créateur d'enregistrement	Façon pour les employés de soumettre une demande de dépenses.
Élément de ligne de dépenses | Vue par défaut	Formulaire	Formulaire permettant d’ajouter un élément de ligne de dépense à une demande de dépense.
Demande de dépenses SLA | Vue par défaut	Formulaire	Formulaire permettant de créer une demande de dépenses fondée sur une violation d’un accord sur les niveaux de service (SLA).
Définition du budget | Approbation des coûts	Formulaire	Formulaire dans la vue d’approbation des coûts pour définir des budgets pour une période spécifiée.
Nom de l’application : Manager Workspace	Espace de travail	Espace de travail où les gestionnaires peuvent approuver ou rejeter les demandes de dépenses qui leur sont affectées.
Application mobile d’approbation des coûts	Expérience mobile	Application iOS ou Android utilisée pour les actions suivantes : Approbation ou rejet des demandes de dépenses. Afficher des tableaux de bord qui affichent des données historiques pour comparer les demandes de budget et de dépenses. Création ou modification de budgets par les réviseurs de budget.
Espace de travail de l’approbation des coûts : réviseur de budget	Espace de travail	Les réviseurs de budgets peuvent utiliser l’espace de travail pour les actions suivantes : Approbation ou rejet des demandes de dépenses. Création ou modification de budgets. Affichage des données sur les fonds budgétaires alloués, dépensés, disponibles et alloués pour l’avenir. Affichage de tableaux de bord qui affichent des données historiques pour comparer le budget et les demandes de dépenses.

Workflows automatisés dans le modèle d’application Expense Pre-Approval (Pré-approbation des dépenses)

Nom du workflow	Type de workflow	Description
Demande de dépenses approuvée : réviseur	E-mail	Informe les utilisateurs qu’une demande de dépense a été approuvée.
Demande de dépense affectée	E-mail	Informe les utilisateurs qu’une demande de dépense a été affectée.
Demande de dépenses : SLA violé	E-mail	Informe les utilisateurs qu’un accord sur les niveaux de service (SLA) a été violé.
Création de budget	Enregistrement de flux	Exécuté lorsqu’un réviseur de budget crée un budget. Il vérifie la date de début d’une demande de dépense et associe la demande à un budget avec le délai correspondant.
Demande de dépenses : SLA : proche de l’échéance	E-mail	Informe les utilisateurs qu’un accord sur les niveaux de service (SLA) est proche de l’échéance.
Demande de dépenses réaffectée	E-mail	Informe les utilisateurs que leur demande a été réaffectée.
Commentaire sur la demande de dépenses ajouté : affecté	E-mail	Informe les utilisateurs qu’un commentaire a été ajouté à leur demande.
Nouvelle demande de dépense ou approbation du responsable	E-mail	Informe les utilisateurs d’une nouvelle demande de dépense.
Demande de dépenses : rejeter	E-mail	Informe les utilisateurs que leur demande a été rejetée.
Mise à jour de l’état du budget	Flux	Met à jour chaque enregistrement budgétaire par priorité.
Demande de dépenses insérée : demandeur	E-mail	Informe les utilisateurs que leur demande a été créée avec succès.
Demande de dépenses approuvée	E-mail	Informe les utilisateurs que leur demande a été approuvée.
Demande de dépenses note de travail ajoutée	E-mail	Informe les utilisateurs qu’une note de travail a été ajoutée à leur demande.
Notifier l’équipe : note de travail ajoutée	E-mail	Notifie une équipe qu’une note de travail a été ajoutée à une demande.
Commentaire de demande de dépenses ajouté : employé	E-mail	Informe les utilisateurs que le commentaire a été ajouté à une demande.
Demande de dépenses rejetée	E-mail	Informe les utilisateurs que leur demande a été rejetée.
Mise à jour du budget	Enregistrement de flux	Exécuté lorsqu’un réviseur de budget modifie le budget. Une fois qu’un budget est modifié, ce flux met à jour le champ Budget dans les demandes de dépenses correspondantes.
Notifier le demandeur : commentaires ajoutés	E-mail	Informe les utilisateurs qu’un commentaire a été ajouté à une demande.
Notification SLA - Demande de dépenses - avertissement	Enregistrement de flux	Avertit les administrateurs d’un problème potentiel d’accord sur les niveaux de service (SLA).
Processus d’approbation du budget	Enregistrement de flux	Exécuté pour obtenir des approbations de dépenses dans les scénarios suivants : Lorsqu’un employé soumet une demande de dépense pour approbation au gestionnaire. Après approbation du gestionnaire, la demande de dépenses est envoyée au réviseur de budget pour le dernier niveau d’approbation.
Calculs de budget	Flux	Recalcule le budget dépensé et le budget disponible lorsqu’un réviseur de budget effectue l’une des actions suivantes : Crée un budget Modifie un budget existant Approuve une demande de dépense

Rôles dans le modèle d’application Expense Pre-Approval (Pré-approbation des dépenses)

Étiquette du rôle [name]	Description
Examinateur de budget [x_<code-entreprise>_<expense_approval_app>. Examinateur de budget]	Les réviseurs de budget peuvent créer ou modifier des budgets et fournir le niveau final d’approbation des demandes de dépenses.
Responsable [x_<code-entreprise>_<expense_approval_app>. Responsable]	Les gestionnaires peuvent soumettre, afficher et approuver ou rejeter les demandes de dépenses au premier niveau.
Employé [x_<code-entreprise>_<expense_approval_app>. Employé]	Les employés peuvent soumettre et suivre les demandes de dépenses.
Administrateur	Le rôle d’administrateur système. Ce rôle a accès à l’ensemble des données, fonctions et fonctionnalités système, quelles que soient les contraintes de sécurité.