Modèle d’approbation de document

Créez une application dans App Engine Studio (AES) à l’aide du modèle d’approbation de document pour gérer l’approbation des documents dans votre organisation.

Pour utiliser le modèle d’approbation de document, installez cette application à partir du ServiceNow Storefichier .

Une application d’approbation de document permet à vos utilisateurs de créer et d’utiliser rapidement des workflows d’approbation de document. Les propriétaires de documents et les émetteurs peuvent charger des documents nécessitant des approbations et vérifier la progression de ces approbations. Les approbateurs désignés peuvent approuver, rejeter ou renvoyer des documents avec des commentaires.

Les administrateurs peuvent utiliser l’application d’approbation de document pour créer différents workflows pour différents types de document.

Ce modèle d’application est un moyen idéal de créer rapidement et efficacement vos workflows internes pour le traitement des documents. Les propriétaires et les émetteurs de documents peuvent télécharger un document nécessitant une approbation sur un portail à l’aide d’une simple fonctionnalité de téléchargement qui envoie automatiquement des soumissions via un flux de travail unique. Une fois qu’un document a été reçu, les émetteurs suivent la progression de leurs documents pendant que les utilisateurs désignés approuvent, rejettent ou renvoient leur document pour modification. Les émetteurs et les approbateurs utilisent des commentaires pour ajouter des notes et des commentaires à la soumission, qui sont stockés dans le système pour référence ultérieure. Pour donner encore plus de variété à cette application, les administrateurs peuvent créer un nombre illimité de flux de travail personnalisés pour chaque type de document et chaque utilisateur, ce qui permet plusieurs étapes et approbateurs en fonction des besoins de la catégorie de document.

Figure 1. Modèle d’approbation de document

Pour plus d’informations sur la création d’une application à l’aide d’un modèle, reportez-vous à la section Créer votre application à l’aide d’un modèle d’application.

Contenus du modèle d’approbation de document

Les tables, expériences, workflows automatisés et rôles suivants sont inclus dans le modèle d’approbation de document pour App Engine Studio (AES).

Tables dans le modèle d’application d’approbation de document

Étiquette de table [name]	Description
Table des approbateurs de document [x_ <code-entreprise>_ <document_approver>]	Suit les approbateurs de document, leurs commentaires et l’état d’un document.
Table de catégorie d’approbation de document [x_ <code-société>_ <document_approval_category>]	Suit la catégorie des demandes d’approbation de documents.
Table d’approbation de document [x_ <code-société>_ <document_approval>]	Suit les demandes d’approbation de documents.

Expériences dans le modèle d’application d’approbation de document

Expérience	Type d'expérience	Description
Approbation de document | Vue par défaut	Formulaire	Formulaire de création d’une demande d’approbation de document.
Approbation de document | Portal (Portail)	Formulaire	Formulaire simplifié pour créer une demande d’approbation de document.
Catégorie d’approbation de document | Vue par défaut	Formulaire	Formulaire permettant de joindre un flux à un enregistrement d’approbation de document.
Catégorie d’approbation de document | Espace de travail	Formulaire	Formulaire permettant de joindre un flux à un enregistrement d’approbation de document.
Nom de l’application Espace de travail	Espace de travail	Espace de travail principal de l’application d’approbation de document, où les utilisateurs peuvent télécharger des documents, vérifier l’état d’une approbation, modifier des documents et afficher leurs soumissions dans l’espace de travail. Les approbateurs peuvent afficher les approbations affectées, afficher les soumissions précédentes et approuver ou rejeter les soumissions.
Approbateur de document | Espace de travail	Formulaire	Formulaire d’affectation des approbateurs de documents aux enregistrements.
Approbation de document | Espace de travail	Formulaire	Formulaire de création d’une demande d’approbation de document.
Approbateur de document | Vue par défaut	Formulaire	Les approbateurs peuvent afficher les approbations affectées et approuver ou rejeter les soumissions.
Nom de l’application Portal (Portail)	Portail	Portail principal permettant aux utilisateurs de soumettre des documents pour approbations et de gérer les soumissions précédentes.
Expérience mobile d’approbation de document	Expérience mobile	Application mobile que les employés et les responsables peuvent utiliser pour vérifier l’état d’une approbation, approuver ou rejeter des documents, et afficher les soumissions iOS à l’aide de votre organisation ou Android de votre application.

Workflows automatisés dans le modèle d’application d’approbation de document

Nom du workflow	Type de workflow	Description
Approbation de document : flux principal	Enregistrement de flux	Exécuté lorsqu’un nouvel enregistrement d’approbation de document est soumis. Il récupère ensuite le flux à exécuter à partir de la catégorie de document et l’exécute.
Notification d’approbation de document	E-mail	Informe les utilisateurs des changements apportés à leurs approbations de documents.
Approbation en une seule étape	Flux	Permet au gestionnaire de l’utilisateur d’être l’approbateur, avec des notifications par e-mail de base générées en cas d’approbation, de retour ou de rejet.

Rôles dans le modèle d’application d’approbation de document

Titre du rôle [name]	Description	Contient des rôles
Approbateurs [x_<company-name>_ <document_approval_app>.approver]	Les approbateurs peuvent créer, lire, supprimer tous les documents et lire les données de la catégorie d’approbation de document.	Créer, Lire (tout), Modifier (tous)
Administrateurs [x_<nom-entreprise>_ <document_approval_app>.admin]	Les administrateurs peuvent créer, lire, écrire et supprimer dans les tables Approbation de document [x_ <company-code>_ <document_approval>] et Catégorie d’approbation de document [x_ <company-code>_ <document_approval_category>].	Créer, Lire (tout), Modifier (tout), Supprimer (tous)
Émetteurs [x_<nom-de-société>_ <document_approval_app>.émetteur]	Les émetteurs peuvent créer des documents, lire leurs propres documents, modifier leurs propres documents lorsque l’état n’est pas soumis et supprimer leurs propres documents. Ils peuvent également lire les données de la catégorie d’approbation de document.	Créer, Lire (posséder), Modifier (posséder lorsque l’état n’est pas soumis), Supprimer (propriétaire)