Besucherregistrierung durchführen

  • Freigeben Version: Zurich
  • Aktualisiert 31. Juli 2025
  • 4 Minuten Lesedauer

    • Planen Sie den Besuch eines Besuchers oder externen Kollegen im Voraus. Geben Sie die Besuchsdetails wie Datum, Uhrzeit, Standort und mehr an.

    Vorbereitungen

    Wichtig:
    Ab Workplace Core (sn_wsd_core) Version 2.1 sind alle Updates und neuen Funktionen nur im Workplace-Serviceportal verfügbar. Die von ServiceNow® bereitgestellten Arbeitsplatzservices werden ab Workplace Core (sn_wsd_core) Version 2.1 aus dem Serviceportal entfernt. Informationen zum Konfigurieren des Workplace-Servicekatalogs im Serviceportal finden Sie unter Einen Katalog im Service Portal konfigurieren.

    Erforderliche Rolle: sn_wsd_core.workplace_user

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Übermitteln Sie diese Anforderung, um einen Gast zu registrieren. Geben Sie in Form einer privaten Notiz für das Empfangspersonal an, ob zusätzliche Anforderungen für den Besuch bestehen.

    Besuchermanagement für Arbeitsstätten-Administratoren und Mitarbeiter an der Rezeption können Besucher auch direkt über die Anwendung registrieren. Navigieren zu Besuchermanagement für Arbeitsstätten > Empfangspersonal > Besucher registrierenan.

    Sie können Besucher auch über den Chat-Support von Virtual Agent registrieren. Navigieren zu Workplace Core > Arbeitsplatzserviceportal > Homepage Des Arbeitsplatzserviceportals Und wählen Sie das Chat-Symbol ( Chat-Symbol.). Geben Sie Ihre Frage ein, oder wählen Sie aus Zeigen Sie Mir Alles Um aus einer Liste verfügbarer Optionen auszuwählen, um einen Besucher zu registrieren.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > Workplace Core > Arbeitsplatzserviceportalan.
      Hinweis:
      Eine Anforderung stellen können Sie auch über Mitarbeiter-Center. Navigieren Sie auf der Homepage zu Arbeitsplatz > Durchsuchen Sie alle Arbeitsplätze Und wählen Sie den Arbeitsplatzservice aus.
    2. Öffnen Sie die Kategorie Besucherverwaltung.
      1. Wählen Sie Katalog.
      2. Wählen Sie Nach Kategorien durchsuchen.
      3. Wählen Sie im Servicekatalog für Arbeitsplätze Besucherverwaltung aus.
        Hinweis:
        Wenn im Portal mehrere Kataloge konfiguriert sind, wechseln Sie zur Liste „Kataloge“, und wählen Sie aus Servicekatalog für Arbeitsplatz > Besucherverwaltungan.
    3. Wählen Sie Einen Gast registrieren aus.
    4. Füllen Sie die Felder im Formular aus.
      Tabelle : 1. Formular „Einen Gast registrieren“
      Feld Beschreibung
      Besuchsbeschreibung Beschreibung mit Detailinformationen zum Zweck des Besuchs
      Standort Der Ort des Besuchs
      Host Der Name des Gastgebers. Standardmäßig ist das Feld auf Systemadministrator festgelegt.
      Datum und Uhrzeit der Ankunft Das Datum und die Ankunftszeit des Besuchs, angezeigt als Symbol für Ankunftsdatum und -zeit ( Symbol für Ankunftsdatum und -zeit)
      Abfahrtsdatum und -uhrzeit Dieses Feld wird automatisch auf 1 Stunde nach dem angegebenen Ankunftsdatum und der angegebenen Ankunftszeit festgelegt. Sie können dieses Feld ändern, indem Sie mit dem Symbol für Abfahrtsdatum und -uhrzeit ( Symbol für Abfahrtsdatum und -uhrzeit) eine andere Uhrzeit auswählen.
      Ganztägig Option für Besuche, die einen ganzen Tag dauern.
      Private Notiz an Rezeption Zusätzliche Anforderungen oder eine private Notiz an das Empfangspersonal
      Gastgeber Weitere Gastgeber für den Besucher. Die Gastgeber und der Hauptgastgeber werden über die Registrierung informiert.
    5. Wählen Sie Externen Besucher hinzufügen aus, um einen Besucher hinzuzufügen.
      1. Wählen Sie Hinzufügen.
      2. Füllen Sie im Formular die Felder aus.
        Tabelle : 2. Formular „Externen Besucher hinzufügen“
        Bekannten Besucher auswählen Option, aus einer Liste bereits bekannter Besucher einen Besucher auszuwählen, der bereits zuvor schon einmal zu Besuch war. Diese Auswahl legt automatisch den Namen, die E-Mail-Adresse und andere relevante Informationen zu dem Besucher fest.
        Besuchertyp Der Typ des Besuchers
        Vorname Der Vorname des Besuchers
        Nachname Der Nachname des Besuchers
        Titel Ein Titel für den Besucher, falls erforderlich.
        E-Mail-Adresse des Besuchers Die E-Mail-Adresse des Besuchers
        Die Telefonnummer des Besuchers Die Telefonnummer zur Kontaktaufnahme mit dem Besucher
        Organisation Die Organisation des Besuchers
        WLAN Option, dem Besucher WLAN-Zugriff zu gewähren
        VIP Option, den Besucher als wichtige Person (VIP) zu kennzeichnen. Mit dieser Option kann das Empfangspersonal Besucher priorisieren.
        Parkplatzvorlieben Die Parkwünsche des Besuchers
        Nummernschild Die Angaben auf dem Nummernschild des Besuchers
      3. Wählen Sie Hinzufügen.
      Sie können eine Zeile mithilfe des Symbols zum Hinzufügen/Entfernen von Zeilen ( Symbol zum Hinzufügen/Entfernen von Zeilen) bearbeiten oder aus der Formulartabelle entfernen.
    6. Wählen Sie Mitarbeiter des Unternehmens hinzufügen aus, um einen Kollegen hinzuzufügen.
      1. Wählen Sie Hinzufügen.
      2. Füllen Sie im Formular die Felder aus.
        Tabelle : 3. Formular „Mitarbeiter des Unternehmens hinzufügen“
        Einen Kollegen auswählen Der Name Ihres Kollegen.

        Die Felder Vorname, Nachname und E-Mail werden automatisch festgelegt. Um Details zu bearbeiten, wählen Sie das Vorschaudatensatz-Symbol ( Symbol „Vorschau des Datensatzes“.) Und Speichern Die Änderungen.
        E-Mail Dieses Feld wird automatisch mit der E-Mail-Adresse des ausgewählten Kollegen befüllt. Sie können es bearbeiten.
        Parkplatzart Die Parkwünsche des Kollegen
        Nummernschild Die Angaben auf dem Nummernschild des Kollegen
      3. Wählen Sie Hinzufügen.
      Sie können eine Zeile mithilfe des Symbols zum Hinzufügen/Entfernen von Zeilen ( Symbol zum Hinzufügen/Entfernen von Zeilen) bearbeiten oder aus der Formulartabelle entfernen.
    7. In Benachrichtigungseinstellungen Wählen Sie den Kanal aus, über den benachrichtigt werden soll, wenn der Besucher das Gebäude eincheckt.
      Sie können verknüpfen Virtual Agent Mit anderen Kanälen wie Microsoft Teams Oder Slack. Weitere Informationen finden Sie unter Integrating Virtual Agent with other channels.
    8. Wählen Sie Absenden.

    Ergebnisse

    Ihre Besucherregistrierung wird übermittelt, und Sie können Ihre Anforderungen anzeigen. Die Details zum Besuch werden an die E-Mail-Adresse des Besuchers gesendet.

    Wenn Besucherrichtlinien für den Besuch gelten, enthält die an den Besucher gesendete E-Mail Optionen zum Akzeptieren oder Ablehnen der Richtlinien. Wenn der Besucher die Richtlinien in der E-Mail ablehnt, kann er sie beim Einchecken über trotzdem akzeptieren Kiosk für Arbeitsplatz-Services. Weitere Informationen zum Kiosk-Check-in-Prozess finden Sie unter Checken Sie mit einer Einladung ein.

    Nächste Maßnahme

    Sie können die Details Ihrer Anforderung überprüfen. Sie können die Anforderung auch bearbeiten oder abbrechen.
    • Sie können Ihre Anforderungen anzeigen, indem Sie einen der folgenden Schritte ausführen.
      • Aktivieren Sie in Workplace-Serviceportal die Registerkarte „Anforderungen“, um Ihre Anforderungen und Reservierungen anzuzeigen.
      • Auf der Now Mobile App-Navigationsleiste, wählen Sie aus Für Mich Und scrollen Sie nach unten zum Abschnitt meine Anforderung, um Ihre Anforderungen anzuzeigen.
      • Geben Sie im Virtual Agent-Chat Ihre Frage ein, oder wählen Sie aus Zeigen Sie Mir Alles Um aus einer Liste verfügbarer Optionen auszuwählen, um Ihre Besucherdetails anzuzeigen.
    • Auf dem Bildschirm „Anforderungsdetails“ können Sie eine Anforderung abbrechen, indem Sie auswählen Anforderung Abbrechen .
    • Sie können mit der Suchoption in der Besucherliste nach registrierten Besuchern suchen.