Ajouter un playbook automatisé à une application dans Creator Studio

Créez un playbook automatisé, qui est un processus qui s’exécute chaque fois qu’un enregistrement est créé ou mis à jour par le formulaire spécifié de l’application.

Avant de commencer

Les playbooks s’exécutent sur les enregistrements générés par les éléments de catalogue que vous créez pour l’application. Vous devez donc ajouter des formulaires à l’application avant de pouvoir ajouter de l’automatisation. Vous pouvez utiliser uniquement des formulaires publiés (c’est-à-dire des formulaires qui ont été marqués comme prêts) pour créer des automatisations. Pour en savoir plus, consultez Utiliser des formulaires dans Creator Studio.

Pour ajouter un playbook, vous devez être autorisé à travailler sur l’application.

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Remarque :

Par exemple, vous pouvez créer une application de demande de déplacement où les gens peuvent demander l’autorisation pour différents types de déplacement, ce qui achemine automatiquement la demande vers un gestionnaire pour approbation.

Procédure

1. Accéder à Tous > App Engine > Studio de création pour afficher toutes les applications de la page d’accueil Creator Studio .
2. Ouvrez l’application à laquelle vous souhaitez ajouter de l’automatisation.
3. Sélectionnez + Ajouter une automatisation pour le formulaire auquel vous souhaitez ajouter un playbook.
   Remarque :

   Si votre application comporte de nombreux formulaires, vous pouvez utiliser la zone de recherche du panneau de navigation pour rechercher un formulaire spécifique.

   Les règles suivantes s’appliquent :

   • Si le formulaire est encore à l’état de brouillon, un message s’affiche vous indiquant que vous devez d’abord le publier. Passez à la caisse Publier un formulaire pour votre application dans Creator Studio pour plus d’informations.
   • Vous pouvez sélectionner uniquement les formulaires publiés pour exécuter le playbook. Si vous avez publié un formulaire, puis que vous le modifiez, vous ne pouvez pas utiliser la version modifiée dans une condition pour un playbook, par exemple comme déclencheur pour l’automatisation. Toutefois, vous pouvez utiliser la version publiée du formulaire ou publier la version que vous modifiez, ce qui rend ses réponses aux questions disponibles pour une utilisation dans les conditions de playbook.
   • La table du formulaire que vous choisissez est la table associée à l’application, qui est spécifiée lors de la création de l’application. Toutefois, votre administrateur peut modifier la table, consultez Administration de la table associée d’une application pour en savoir plus. Si vous recevez un message vous informant que la création d’un playbook n’est pas disponible, contactez votre administrateur pour vérifier la table de l’application.

   
4. Spécifiez les attributs généraux du playbook dans le modal Créer un playbook.

   Tableau 1. Champs de définition généraux du playbook

   Champ	Description
   Nom du playbook	Nom descriptif du playbook que vous créez.
   Description	Brève explication de la fonction du playbook, par exemple, l’objectif final pour le type d’enregistrement.

   Figure 1. Créer un playbook

   

5. Spécifiez le calendrier pour le playbook.
   1. Sélectionnez le type de déclencheur qui lance le playbook.

      Tableau 2. Options de déclenchement de Playbook

      Déclencheur	Description
      Formulaire soumis	Démarrez l’exécution du playbook lorsqu’un utilisateur soumet le formulaire que vous avez choisi.
      Formulaire mis à jour	Commencez à exécuter le playbook lorsqu’un utilisateur met à jour le formulaire que vous avez choisi.
      Formulaire soumis ou mis à jour	Commencez à exécuter le playbook lorsqu’un utilisateur soumet ou met à jour le formulaire que vous avez choisi.

      Remarque :

      Vous ne pouvez pas changer le type de déclencheur d’un playbook une fois que vous avez terminé de créer ce playbook. Au lieu de cela, créez un nouveau playbook avec un déclencheur différent.

      Toutefois, vous pouvez modifier la condition de déclenchement, par exemple en faisant en sorte que le playbook s’exécute de manière conditionnelle en fonction d’une réponse spécifique à une question. Pour plus d'informations, consultez Modifier le déclencheur d’un playbook dans Creator Studio.

   2. Si vous avez choisi un déclencheur qui inclut un formulaire en cours de mise à jour, spécifiez la fréquence à laquelle cette application doit exécuter votre playbook.
      Les options sont les suivantes :

      • Une fois
      • Pour chaque modification unique
      • Uniquement s'il n'est pas en cours d'exécution
      • Pour chaque mise à jour
   3. Spécifiez les conditions qui doivent être remplies pour que le playbook commence à s’exécuter en sélectionnant Ajouter des conditions.
      • Si vous souhaitez déclencher le playbook en fonction de la valeur d’une colonne dans une table, sélectionnez le champ que vous souhaitez déclencher, ainsi que son opérateur de condition et la valeur de déclenchement spécifique. Par exemple, lorsqu’une date de début est postérieure à la date nécessaire.
      • Si vous souhaitez déclencher le playbook en fonction de la réponse d’un formulaire, sélectionnez Questions comme champ de déclenchement. Sélectionnez ensuite la question souhaitée dans le champ Question , l’opérateur de condition et la valeur de la réponse.

        Figure 2. Réponse à une question en tant que déclencheur d’une automatisation

        

      Ajoutez autant de conditions que nécessaire. Pour plus d'informations, consultez Create a condition statement using the condition builder.

   4. Sélectionnez Créer.

Résultats

Félicitations :

Félicitations, vous avez créé une automatisation !

Que faire ensuite

Vous devez ensuite ajouter des activités au playbook. Pour plus d'informations, consultez Ajouter des activités au playbook d’une application dans Creator Studio.