Verwenden Sie eine Selfservice-Vertragsanforderung

Verwenden Vertragsmanagement Pro Zum übermitteln von Vertragsanforderungen, die Vertragsdokumente mithilfe einer vordefinierten Vertragsvorlage und Vorlagenregeln generieren.

Features

• Vertragsvorlagen mit Metadaten, Klauseln und Tabellen und erstellen Geschäftsregeln zur Auswahl der relevantesten Vorlage für eine Anforderung.
• Vertragsvorlagen in Microsoft Word Format ermöglicht eine einfachere Vertragsüberprüfung und -Bearbeitung für den Vertragserfüller.
• Integrationen elektronischer Signaturen mit Adobe Sign Und DocuSign.
• Unterstützung für Nasssignaturen für manuelle Signaturen.
• Externe Speicherintegrationen mit Google Drive Und Microsoft OneDrive Zum Speichern unterzeichneter Vertragsdokumente.
• Zentralisiertes Vertrags-Repository, das die Metadaten der unterzeichneten Vertragsdokumente enthält.
• Systemeigenschaft zum Generieren einer Abschlusszertifizierung für einen elektronisch unterzeichneten Vertrag.

Workflow für Self-Service-Verträge

Wenn eine anfordernde Person eine Selfservice-Vertragsanforderung übermittelt, wird ein Vertragsdokument mithilfe einer Standardvertragsvorlage basierend auf den Informationen aus der Anforderung erstellt. Die Informationen aus der Anforderung werden an den entsprechenden Stellen in der Vorlage eingefügt.

Bei Bedarf können anfordernde Personen bestimmte Änderungen im generierten Vertragsdokument anfordern. Der Erfüller kann diese angeforderten Änderungen verwalten und verarbeiten, um erforderliche Überarbeitungen am Vertragsdokument von einem zentralen Ort aus vorzunehmen. Da sich Vertragsdokumente in befinden Microsoft Word Das Formatieren, Überprüfen, Bearbeiten und Finalisieren der Vertragsdokumente ist einfacher als für Dokumente im PDF- oder HTML-Format.

Ein Workflow für eine Selfservice-Vertragsanforderung kann wie folgt ausgeführt werden:

1. Die Vertragsanfordernde initiiert eine Vertragsanforderung. Weitere Informationen finden Sie unter Vertragsanforderung wird initiiert.
   • Wenn keine Validierungsfehler vorliegen, wird eine Vertragsanforderung im Status „in Arbeit“ erstellt.
   • Wenn Validierungsfehler der Unterzeichner auftreten, löst die anfordernde Person sie und übermittelt die Vertragsanforderung erneut.
2. Ein Vertragsdokument wird aus einer Vertragsvorlage generiert, und die Metadaten, Klauseln, Unterzeichner und Tabellen werden gemäß vordefinierten Bedingungen dynamisch hinzugefügt.
3. Die anfordernde Person des Vertrags bearbeitet die Anforderungen für alle Änderungen und erstellt mithilfe von eine neue Version des Vertragsdokuments Erneut Generieren Oder Dokument synchronisieren Option.
4. Die anfordernde Person des Vertrags zeigt das Vertragsdokument an und führt eine der folgenden Aktionen aus:
   1. Wenn keine Änderungen erforderlich sind, wird das Dokument zur Signatur gesendet.
   2. Wenn Änderungen erforderlich sind, übermittelt die anfordernde Person eine Change-Anforderung.
5. Basierend auf der Change-Anforderung kann der Vertragserfüller die folgenden Aktionen ausführen:
   1. Initiiert einen internen Überprüfungsprozess.
      1. Der Vertragserfüller übermittelt eine Überprüfungsaufgabe zur internen Überprüfung.
         Hinweis:

         Der Vertragserfüller kann parallele Überprüfungsaufgaben für dasselbe Vertragsdokument für verschiedene Überprüfergruppen erstellen. Der Vertragserfüller kann jedoch keine Überprüfungsaufgabe für dasselbe Dokument mit derselben Überprüfergruppe erstellen, wenn bereits eine andere aktive Aufgabe vorhanden ist.
      2. Ein Gruppenmanager für Vertragsüberprüfer kann die Überprüfungsaufgabe zuweisen, oder ein Vertragsüberprüfer kann sie selbst zuweisen.
      3. Der zugewiesene Vertragsüberprüfer beginnt mit der Bearbeitung des Vertragsdokuments.
      4. Wenn die Informationen unvollständig sind, fordert der Vertragsüberprüfer weitere Informationen vom Vertragserfüller an.
      5. Wenn eine Anforderung für weitere Informationen übermittelt wurde, gibt der Vertragserfüller die Informationen weiter.
      6. Der Vertragsüberprüfer überprüft das Dokument, akzeptiert oder lehnt Redlines ab, schlägt Bearbeitungen vor und fügt Kommentare hinzu.
      7. Der Vertragsüberprüfer schließt die Überprüfung ab und gibt das aktualisierte Vertragsdokument frei, falls verfügbar.
      8. Der Vertragserfüller erhält das aktualisierte Dokument und nimmt die erforderlichen Änderungen basierend auf dem Feedback vor.
         • Für internen Speicher: Wenn Änderungen erforderlich sind, wird nach Abschluss des Dokuments eine neue Dokumentversion erstellt.
         • Für externen Speicher: Überprüfer arbeiten online in Echtzeit an der Überarbeitung des Vertragsdokuments zusammen. Nach Abschluss der Überprüfung kann der Erfüller das online verfügbare Vertragsdokument abschließen oder eine neue Offline-Version mit den Änderungen erstellen.
   2. Der Vertragserfüller initiiert eine Ad-hoc-Genehmigung von den Stakeholdern. Wenn bei der Überprüfung erforderliche Änderungen festgestellt werden, werden die Änderungen vorgenommen, und eine neue Dokumentüberarbeitung wird erstellt.
   3. Nachdem das Dokument abgeschlossen wurde, sendet der Erfüller das Dokument an die anfordernde Person.
6. Die Vertragsanfordernde zeigt eine Vorschau des generierten Vertrags an und sendet ihn, wenn keine Änderungen erforderlich sind, an die Unterzeichner. Wenn Änderungen erforderlich sind, wird der Überprüfungs- und Überarbeitungsprozess fortgesetzt.
7. Wenn ein externer Speicher konfiguriert ist, werden Vertragsdokumente darin gespeichert. Andernfalls werden sie in gespeichert ServiceNow Instanz.
8. Wenn ein Unterzeichner das Dokument ablehnt, wird es zur Überarbeitung an die anfordernde Person zurückgesendet, und die Überarbeitung wird zur Signatur gesendet.
9. Der unterzeichnete Vertrag wird an den Vertragsanforderungsdatensatz angehängt.
10. Der unterzeichnete Vertrag wird im gespeichert ServiceNow Instanz oder ein externes Speichersystem, auf das im Vertrags-Repository verwiesen wird. Die anfordernde Person und die Abteilungsmitglieder können über das Vertrags-Repository auf das unterzeichnete Vertragsdokument zugreifen.

Hinweis:

Die Vertragsanfordernde kann eine Vertragsanforderung stornieren, wenn der Status „Entwurf“, „Neu“, „Genehmigung ausstehend“, „Signatur ausstehend“ oder „in Arbeit“ lautet.

• Arbeiten Sie an Selfservice-Vertragsanforderungen Als Vertragserfüller
  Überprüfen und finalisieren Sie ein Vertragsdokument gemäß der Vertragsanforderung.
• Arbeiten Sie als Vertragsanwender an eigenständigen Vertragsanforderungen
  Bearbeiten Sie als Vertragsanwender die Anforderung, generieren Sie das Vertragsdokument erneut, und senden Sie es zur Signatur.
• Fügen Sie Unterzeichner in der Selfservice-Vertragsanforderung hinzu
  Fügen Sie Unterzeichner in selbst versorgten Vertragsanforderungen hinzu, wenn der Vertrag aus einer Vorlage generiert wird, die mit Signaturblöcken konfiguriert ist.
• Erstellen Sie eine aktualisierte Vertragsdokumentüberarbeitung, nachdem Sie eine selbst bediente Vertragsanforderung geändert haben (beginnend) Vertragsmanagement Pro1,2.1)
  Wenn eine Vertragsanforderung geändert wird, synchronisieren Sie das Vertragsdokument für Selfbedienungsanforderungen, um eine neue Überarbeitung des Dokuments mit aktualisierten Metadaten und Unterzeichnern zu erstellen, während Sie die in der vorherigen Version des Kontaktdokuments vorgenommenen Änderungen beibehalten.
• Generieren Sie das Vertragsdokument nach der Änderung der Anforderung erneut
  Generieren Sie als Vertragsanwender oder Vertragserfüller das Vertragsdokument für Selfservice-Anforderungen erneut, wenn die übergeordnete Anforderung geändert wurde.
• Unterzeichner werden aktualisiert und synchronisiert
  Aktualisieren und synchronisieren Sie als Vertragsanwender oder Erfüller die Unterzeichnerdetails, wenn die Vertragsübermittlung fehlgeschlagen ist oder das Vertragsdokument aufgrund unvollständiger Unterzeichnerinformationen nicht gesendet werden kann.
• Überprüfung und Abschluss eines Selfservice-Vertragsdokuments
  Überprüfen und finalisieren Sie das Vertragsdokument, das generiert wurde, nachdem die Selfservice-Vertragsanforderung übermittelt wurde, und senden Sie es dann zur Unterzeichnung.