Konfigurieren Sie ein externes Speichersystem

Konfigurieren Sie als Vertragskonfigurator ein externes Speichersystem, um unterzeichnete Vertragsdokumente zu speichern.

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Das folgende Video führt Sie durch den Prozess der Konfiguration von externem Speicher für Vertragsmanagement Pro.

Vorbereitungen

Stellen Sie sicher, dass der Administrator Spokes für das externe Speichersystem installiert und eingerichtet hat, das Sie konfigurieren möchten.

Google Drive Spoke Version v1.3.0 oder höher

Weitere Informationen zum Setup und zum Erstellen von Google Drive Account, siehe Einrichten Google Drive Spokean.

Microsoft OneDrive Spoke Version v2.1.0 oder höher

Weitere Informationen zum Setup und zum Erstellen von Google Drive Account, siehe Einrichten Microsoft OneDrive Spoke .

Erforderliche Rolle: sn_cm_Core.Contract_config

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Bei der Konfiguration eines externen Speichers werden Anwendern, die der Vertragsanforderung zugeordnet sind, Zugriffsberechtigungen gewährt, abhängig vom Status der Vertragsanforderung und dem Status des Vertragsdokuments.

Alle Anwenderrollen verfügen automatisch über Leseberechtigung.

Die Schreibberechtigung wird den folgenden Anwenderrollen gewährt, wenn der Status der Vertragsanforderung „in Arbeit“ oder „Neu“ lautet und der Status des Vertragsdokuments nicht „Signatur vorbereiten“ lautet:

• Zugewiesen an
• Zuweisungsgruppenmanager
• Collaborator

Zugriffsberechtigungen, die für den übergeordneten Anforderungsordner festgelegt sind, werden automatisch von allen darin enthaltenen Unterordnern und Dokumenten geerbt.

Prozedur

1. Navigieren zu Alle > Kernelemente für Verträge > Vertragsintegrationen > Integrationenan.
2. Erstellen oder ändern Sie die Konfiguration einer externen App.
   • Klicken Sie auf Neu, um die Konfiguration einer externen App zu erstellen.
   • Um eine vorhandene externe App-Konfiguration zu ändern, öffnen Sie die vorhandene externe App-Konfiguration aus der Liste.
3. Klicken Sie auf der Seite „Vertragsintegrationstyp“ auf Externer Speicher Link.

   Abbildung : 1. Formular „Konfiguration des externen Speichers“

   

4. Füllen Sie im Formular die Felder aus.

   Tabelle : 1. Formular „Externer Speicher“

   Feld	Beschreibung
   Name	Name der Konfiguration der externen Apps.
   Beschreibung	Beschreibung der Konfiguration der externen App.
   Aktiv	Option zum Markieren der Konfiguration eines externen Speichers als aktiv.
   Tabelle	Tabelle, die zum Speichern der Anforderungsdetails für Ihre Anwendung konfiguriert ist. Alle Dokumente, die an die in der ausgewählten Tabelle erstellten Datensätze angehängt sind, werden in dem externen Speicher gespeichert, den Sie konfigurieren. Beispiel: Wenn Sie konfigurieren Google Drive Als externer Speicher und Auswahl der Tabelle „Vertragsanforderung“ [sn_cm_Core_Contract_Request] werden alle Dokumente, die an die in der Tabelle „Vertragsanforderung“ erstellten Datensätze angehängt sind, automatisch in gespeichert Google Drive. Hinweis: Die Tabelle „Vertragsanforderung“ [sn_cm_Core_Contract_Request] ist standardmäßig ausgewählt, um die Konfiguration in einer einzelnen Tabelle zu zentralisieren und die Wiederverwendbarkeit über Produktlinien hinweg zu verbessern. Sie können eine andere Tabelle konfigurieren, um externen Speicher zu konfigurieren. Hinweis: Wenn Sie eine andere Tabelle auswählen, müssen Sie einen entsprechenden Flow zuordnen.
   Bedingung	Filterbedingungen, mit denen bestimmt wird, welche Integrations-App verwendet werden soll. Angenommen, Sie haben bereits eingerichtet Google Drive Integration von externem Speicher und wenn Sie dort nur NDA-Verträge speichern möchten, können Sie die Bedingung wie folgt definieren: [Kategorie] [ist] [NDA]. Dann wählen Sie Google Drive aus. Ebenso können Sie Bedingungen basierend auf der Region definieren, z. B. [Standort] [Ist] [Vereinigte Staaten] Und wählen Sie dann aus Google Drive Oder [Standort] [Ist] [Indien] Und wählen Sie aus Microsoft OneDrive Für eine bessere Discovery.
   Ausführungsreihenfolge	Reihenfolge, in der ein externes Speichersystem zum Speichern von Vertragsdokumenten verwendet wird. Das System mit dem niedrigeren Wert wird zuerst ausgewählt.
   App	Externes Speichersystem wie Google Drive oder Microsoft OneDrive.
   Ordnerstruktur	Dateipfad zum Speichern des unterzeichneten Vertragsdokuments im externen Speichersystem. Definieren Sie eine Ordnerstruktur mithilfe einer Kombination aus statischem und dynamisch generiertem Text aus den ausgewählten Feldern. Beispiel: Ordnerstruktur Rechtsabteilung/${company}/Verträge/${number}. Dabei gilt: Rechtsabteilung und Verträge sind die statischen Texte. ${company} und ${number} sind die aus der Liste Variablen auswählen ausgewählten Felder. Diese Feldvariablen werden beim Speichern eines Dokuments dynamisch durch die Werte im jeweiligen Feld ersetzt.

5. Speichern Sie die Konfiguration der externen App.
   • Speichern Sie die neue Konfiguration einer externen App, indem Sie auf Absenden klicken.
   • Speichern Sie die Änderungen an der vorhandenen Konfiguration einer externen App, indem Sie auf Aktualisieren klicken.

Ergebnisse

Die Konfiguration für das externe Speichersystem kann zum Speichern von Vertragsdokumenten verwendet werden.

Hinweis:

(Optional) Sie können den Datensatz anzeigen, bearbeiten und löschen.