Anforderungen zur Vertragsprüfung von Drittparteien

  • Freigeben Version: Zurich
  • Aktualisiert 31. Juli 2025
  • 3 Minuten Lesedauer

    • Mitarbeiter können Anfragen an die Rechtsabteilung zur Überprüfung von Drittparteiverträgen durch die Rechtsabteilung übermitteln.

    Features

    Drittpartei-Überprüfungsanforderungen umfassen die folgenden Funktionen:
    • Fähigkeit, ein Drittparteidokument zur Überprüfung zu übermitteln.
    • Möglichkeit, mehrere Vertrags- und Begleitdokumente zur Überprüfung hochzuladen.
    • Erhalten Sie von internen Fachexperten eine Überprüfung und Feedback zu Vertragsdokumenten
    • Integrationen elektronischer Signaturen mit Adobe Sign Und DocuSign.
    • Repository für Rechtsverträge, das die Metadaten der unterzeichneten Vertragsdokumente enthält.

    Workflow für Anforderung von Drittpartei-Vertragsüberprüfungen

    Als Erfüller für die Rechtsabteilung bearbeiten Sie zugewiesene Überprüfungsanforderungen von Drittparteien, indem Sie die folgenden Aktivitäten ausführen:
    1. Der juristische Anwender erstellt eine Anforderung zur Vertragsprüfung einer Drittpartei.
    2. Der Anwender der Rechtsabteilung lädt einen einzelnen oder mehrere Verträge und die zugehörigen Begleitdokumente hoch und klassifiziert sie.
    3. Der Vertragserfüller überprüft das Vertragsdokument, das an die Anforderung an die Rechtsabteilung angehängt ist.
    4. Bei Bedarf klassifiziert der Vertragserfüller den Vertrag und die Begleitdokumente neu.
    5. Wenn eine Expertenüberprüfung oder Feedback von internen Teams erforderlich ist, initiiert der Vertragserfüller einen internen Überprüfungsprozess.
      1. Der Vertragserfüller übermittelt eine Überprüfungsaufgabe zur internen Überprüfung.
        Hinweis:
        Sie können parallele Überprüfungsaufgaben für dasselbe Vertragsdokument für verschiedene Überprüfergruppen erstellen. Sie können jedoch keine Überprüfungsaufgabe für dasselbe Dokument mit derselben Überprüfergruppe erstellen, wenn bereits eine andere aktive Aufgabe vorhanden ist.
      2. Dem Vertragsüberprüfer wird die Überprüfungsaufgabe zugewiesen
      3. Wenn die Informationen unvollständig sind, fordert der Vertragsüberprüfer weitere Informationen vom Vertragserfüller an.
      4. Wenn eine Anforderung für weitere Informationen übermittelt wurde, gibt der Vertragserfüller die Informationen weiter.
      5. Der Vertragsüberprüfer überprüft das Dokument, akzeptiert, lehnt es ab oder schlägt Änderungen vor und fügt Kommentare hinzu.
      6. Der Vertragsüberprüfer überprüft den Vertrag und gibt Feedback. Wenn ein überarbeitetes Dokument verfügbar ist, wird es auch für den Vertragserfüller freigegeben.
      7. Der Vertragserfüller erhält ein aktualisiertes Dokument und nimmt die erforderlichen Änderungen basierend auf dem Feedback vor.
        • Für internen Speicher: Wenn Änderungen erforderlich sind, wird nach Abschluss des Dokuments eine neue Dokumentversion erstellt.
        • Für externen Speicher – Überprüfer arbeiten online in Echtzeit an der Überarbeitung des Vertragsdokuments zusammen. Sobald die Überprüfung abgeschlossen ist, kann der Erfüller das online verfügbare Vertragsdokument abschließen oder eine neue Offline-Version mit den Änderungen erstellen.
    6. Der Vertragserfüller lädt den überarbeiteten Vertrag in die Vertragsanforderung hoch.
    7. Der Vertragserfüller sendet das überarbeitete Vertragsdokument per E-Mail an Drittparteikontakte.
    8. Zeigen Sie Antworten von Drittparteikontakten im Aktivitätenstrom der Vertragsanforderung an.

      Möglicherweise sind mehrere Iterationen von Überarbeitungen zwischen Ihrem Unternehmen und der Drittpartei erforderlich, bevor das Vertragsdokument von allen Parteien abgeschlossen wird. Der Überprüfungsprozess kann erneut mit verschiedenen Überprüfergruppen durchgeführt werden.

    9. Der Vertragserfüller initiiert eine Ad-hoc-Genehmigung von den Stakeholdern. Wenn bei der Überprüfung erforderliche Änderungen festgestellt werden, werden die Änderungen vorgenommen, und eine neue Dokumentüberarbeitung wird erstellt. Das Vertragsdokument kann nur dann zur Unterzeichnung gesendet werden, wenn es genehmigt wurde.
    10. Der Vertragserfüller bereitet sich auf Signaturen vor, indem er bei mehreren Vertragsdokumenten die Reihenfolge angibt, Felder hinzufügt, die im Falle einer E-Signatur erforderlich sind, und sendet das Vertragsdokument zur Unterzeichnung.
    11. Unterzeichner überprüfen das Vertragsdokument.
      • Wenn keine Änderung erforderlich ist, wird das Vertragsdokument von allen Unterzeichnern unterzeichnet.
      • Wenn Änderungen erforderlich sind, wird die Signatur abgelehnt, der Anwender, der an der Vertragsanforderung arbeitet, generiert ein neues Dokument und sendet es erneut zur Signatur.
    12. Der unterzeichnete Vertrag wird im gespeichert ServiceNow Instanz oder ein externes Speichersystem, auf das im Vertrags-Repository verwiesen wird. Die anfordernde Person und die Abteilungsmitglieder können über das Vertrags-Repository auf das unterzeichnete Vertragsdokument zugreifen.

    Bei E-Signaturen wird das Vertragsdokument gespeichert, nachdem alle Unterzeichner das Vertragsdokument unterzeichnet haben ServiceNow Instanz oder ein externes Speichersystem. Wenn ein externer Speicher konfiguriert ist, wird der unterzeichnete Vertrag darin gespeichert und im Vertrags-Repository referenziert.

    Bei nassen Signaturen lädt der Erfüller der Rechtsabteilung den unterzeichneten Vertrag in die Vertragsanforderung hoch, nachdem alle Unterzeichner das Vertragsdokument unterzeichnet und zurückgegeben haben. Das Dokument wird dann im Vertrags-Repository gespeichert.

    Die anfordernde Person und Mitglieder der Rechtsabteilung können über das Repository für Rechtsverträge auf das unterzeichnete Vertragsdokument zugreifen.