Sourcing and Procurement Operations Glossar
Erfahren Sie mehr über die in verwendeten Begriffe und Konzepte Sourcing and Procurement Operations(SPO).
Glossarbegriffe sind alphabetisch gruppiert.
A
Aktivitätenstrom
Ein chronologisches Protokoll aller Ereignisse, Changes und Kommunikationen innerhalb eines Beschaffungsfalls oder einer Aufgabe. Zeigt Feldänderungen, Kommentare, Anhänge und E-Mail-Korrespondenz basierend auf konfigurierten Anzeigeeinstellungen an.
Genehmigung
Der Prozess, bei dem ein autorisierter Überprüfer (Genehmiger) eine Bestellanforderung überprüft und entweder akzeptiert oder ablehnt, bevor sie mit der Erfüllung fortfahren kann. Genehmigungen basieren auf definierten Schwellenwerten und Berechtigungsebenen.
Genehmigungsdauer
Der Zeitraum (gemessen in Stunden), der einem Genehmiger für den Abschluss einer Genehmigungsanforderung zugewiesen ist. Wird verwendet, um die Fälligkeitsdaten der Genehmigung zu berechnen und die SLA-Compliance nachzuverfolgen.
Neubewertung der Genehmigung
Die Systemfunktion, die Genehmigungsanforderungen erneut senden kann, wenn sich die Details der Bestellanforderung erheblich ändern. Kann so konfiguriert werden, dass die Steuerung beibehalten wird, wenn Anforderungsbeträge oder -Anforderungen geändert werden.
So bald wie möglich
Eine Lieferdatumsoption für Standardaufträge, die eine sofortige Erfüllung ohne Angabe eines genauen Datums erfordern.
Schwellenwert für automatische Reihenfolge
Eine Systemeinstellung, die den maximalen Bestellanforderungsbetrag bestimmt, der ohne zusätzliche Überprüfung automatisch bestellt werden kann. Anforderungen mit diesem Schwellenwert umgehen die endgültige Überprüfung.
Zuschlag
Die Aktion der Auswahl eines erfolgreichen Lieferanten nach der Verhandlung und der Angebotsbewertung. Durch die Vergabe von Zuschlägen wird die Lieferantenauswahl abgeschlossen und der Workflow für die Bestellerstellung initiiert.
Warten auf Antwort
Ein Beschaffungsstatus, der angibt, dass das Beschaffungsteam auf Lieferantenfeedback, Klärung oder Dokumentation wartet, bevor mit den Verhandlungs- oder Entscheidungsphasen fortgefahren wird.
B
Rahmenbestellung
Eine Art von Bestellung, die einen Zeitraum (Tage, Wochen, Monate, Quartale oder Jahre) umfasst, ohne dass einzelne Lieferdaten oder -Mengen im Voraus angegeben werden. Einzelne Einkäufe werden für den Rahmenauftrag freigegeben, wenn Bedarf entsteht. Gutschriften können nicht mit Rahmenaufträgen verwendet werden.
Gruppe
Eine vorkonfigurierte Gruppe von mehreren Produkten und Services, die als einzelner Einkaufsartikel mit einheitlicher Preisgestaltung verkauft werden. Pakete können einzelne Produkte, Services oder geschachtelte untergeordnete Pakete enthalten und werden als einzelne Einkaufswagenposition behandelt.
Paketpreise
Die aggregierte Kostenberechnung für Pakete, die Preise aller Komponentenelemente kombiniert, einen direkten Versandbetrag (nicht prozentualbasiert) anwendet und Steuern für die aggregierte Summe berechnet.
Business-Regeln
Automatisierte Systemauslöser, die Statuswerte ändern oder Aktionen basierend auf bestimmten Bedingungen ausführen, die erfüllt sind (z. B. Qualifizierungsabschluss oder Angebotsübermittlung).
C
Untergeordneter Fall
Ein Fall, der mit einem übergeordneten Fall verknüpft ist und Teil eines übergeordneten Falls ist, dessen Kontext erbt und zu seiner Lösung oder Verwaltung beiträgt.
abbrechen
Die Aktion zum Ablehnen und Beenden einer Beschaffungsaktivität, z. B. einer Bestellung, einer Anforderung oder einem Beschaffungsfall. Abbrüche erstellen einen Audit-Pfad, der den Grund und die Anwenderinformationen aufzeichnet.
Fallverwaltung
Das System-Framework für die Bearbeitung von Kaufänderungs- und Stornierungsanforderungen von Käufern. Fälle verfolgen den Lebenszyklus von der Erstellung über die Erfüllung und den Abschluss.
Falllösung
Die vorgeschlagene Lösung oder Antwort des Erfüllers auf eine Beschaffungsfallanforderung. Kann von der anfordernden Person akzeptiert werden (Fall wird in den Status „gelöst“ verschoben) oder abgelehnt (Fall wird zurückgegeben, um ihn zur weiteren Diskussion zu öffnen).
Kategorieverwaltung
Der Beschaffungsprozess zur Organisation und Standardisierung von Produkt- und Servicekategorien für Katalogmanagement, Ausgabenanalyse und Beschaffungsstrategien.
Zur Kasse
Der letzte Schritt im Einkaufsprozess, bei dem Käufer ihren Einkaufswagen überprüfen, Lieferdetails angeben, eine Zahlungsmethode auswählen und ihre Bestellanforderung übermitteln.
Untergeordnetes Paket
Ein geschachteltes Paket, das in einem übergeordneten Paket enthalten ist. Untergeordnete Pakete können selbst Produkte, Services oder untergeordnete Komponenten enthalten.
Abschlussnotizen
Dokumentationsfeld, in dem Erfüller ihre Lösungsdetails oder Kommentare aufzeichnen, in denen die Bestätigungsentscheidung für einen Beschaffungsfall erläutert wird.
contract
Eine formelle Vereinbarung zwischen der Organisation und einem Lieferanten, die Bedingungen, Preise, Lieferbedingungen und Servicelevel für Waren oder Services definiert.
Vertragsmodell
Eine Vorlage, die die Struktur und die Bedingungen für neue Verträge definiert. Das System kann mit einem Standardvertragsmodell konfiguriert werden, das beim Erstellen von Verträgen ohne bestimmte Produktkategoriespezifikationen verwendet wird.
Kostenstelle
Eine Abteilung, ein Projekt oder eine Organisationseinheit, der Beschaffungskosten für die Budgetnachverfolgung und die Finanzberichterstellung zugewiesen werden.
Gutschrift
Vorab zugeteilte Kaufkraft oder Werbemittel, die Käufern für bestimmte Einkäufe zur Verfügung stehen. Gutschriften können nur mit Standardbestellungen und nicht mit Pauschalbestellungen verwendet werden.
D
Delegieren Sie Den Käufer
Eine Anwenderrolle mit der Berechtigung, im Namen anderer Mitarbeiter einzukaufen und gleichzeitig ihre eigenen Einkaufsberechtigungen beizubehalten.
Lieferadresse
Der physische Standort, an den bestellte Produkte versendet oder Services erbracht werden sollen.
Validierung der Lieferadresse
Das System überprüft, ob der Lieferort gültig ist und die Geschäftsanforderungen (z. B. Adressen der Unternehmenseinrichtung) erfüllt, bevor der Auftrag übermittelt wird.
Lieferdatum
Das angeforderte oder angegebene Datum, an dem Produkte geliefert oder Services abgeschlossen werden sollen. Bei Rahmenbestellungen ist dies ein Zeitrahmen und kein bestimmtes Datum.
Lieferort
Das geografische oder organisatorische Ziel für die Erfüllung einer Bestellung oder Beschaffungsanforderung.
E
E-Mail-Korrespondenz
Datensätze von E-Mail-Kommunikation im Zusammenhang mit einem Beschaffungsfall oder einer Anforderung, sichtbar im Aktivitätenstrom basierend auf der Konfiguration.
Mitarbeiter-Center
Das auf Mitarbeiter fokussierte ServiceNow-Portal, das Selfservice-Zugriff auf Beschaffung, HR, IT und andere Arbeitsplatzservices bietet.
ERP (Unternehmensressourcenplanung)
Das Back-End-Finanzsystem mit Stammdaten (juristische Personen, Konten, Kostenstellen), das für die finanzielle Nachverfolgung und Berichterstellung in SPO integriert wird.
Geschätzte Zwischensumme
Der berechnete Preis für ein untergeordnetes Paket innerhalb eines übergeordneten Pakets, wobei er Teil der Gesamtsumme des übergeordneten Elements ist und je nach Lieferort variieren kann.
Geschätzte Summe
Der berechnete zusammengefasste Preis für ein Paket oder eine Bestellanforderung mit der Angabe, dass die Summe basierend auf dem Lieferort aufgrund von Steuern und Versandvariationen variieren kann.
F
Abschließende Überprüfung
Die Phase des Genehmigungsprozesses, in der bestimmte Genehmiger Anforderungen überprüfen, bevor sie bestellt werden können, basierend auf konfigurierten Betragsschwellenwerten.
Erfüller
Ein Anwender, der zur Bearbeitung und Lösung eines Beschaffungsfalls oder einer Aufgabe zugewiesen ist und für die Überprüfung von Anforderungen und die Festlegung geeigneter Aktionen verantwortlich ist.
Erfüllung
Der Prozess der Lieferung bestellter Produkte oder der Bereitstellung bestellter Services an die anfordernde Partei, einschließlich Beleg und Annahme.
G
Bruttobetrag
Die Gesamtbeschaffungskosten vor Steuern und Versandabzügen.
H
Bearbeitungsgebühr
Eine optionale Gebühr, die einzelnen Bestellpositionen hinzugefügt werden kann, um Verwaltungs-, Verpackungs- oder Spezialverarbeitungskosten zu decken.
Hierarchische Struktur
Die organisatorische Anordnung von gebündelten Elementen, die übergeordnete Pakete anzeigen, die untergeordnete Pakete enthalten, die einzelne Produkte und Services enthalten.
L
Einzelposten
Ein einzelnes Produkt oder Service in einer Bestellanforderung, Bestellung oder Rechnung, jeweils mit eigener Menge, Preis und Spezifikationen.
M
Zuteilung mehrerer Kostenstellen
Verteilung der Zahlungsmethode auf mehrere Kostenstellen, wobei Teile des Gesamteinkaufs verschiedenen Abteilungs- oder Projektbudgets zugeordnet sind.
N
Verhandlung
Individuelle Diskussionen mit einem Lieferanten, um Aktivitäten wie Preisgestaltung, Produktanforderungen oder Vereinbarungsbedingungen nachzuverfolgen.
Beschaffungsereignis
Eine kollektive Beschaffungsaktivität, die Verhandlungen mit mehreren Lieferanten und mehreren Produkten verwaltet und eine optimierte Nachverfolgung, Lieferantenverwaltung und Entscheidungsfindung ermöglicht.
Natürliches Sprachverständnis für SPO
KI-Modelle, die die Fähigkeit des Virtual Agent verbessern, Anwenderabfragen auf natürliche Weise zu verstehen und zu beantworten.
Now Assist für SPO
Eine Anwendung, die generative KI verwendet, um Beschaffungsbezogene Datensätze zusammenzufassen und konversationsbezogene Beschaffungsaufgaben zu erleichtern.
Geheimhaltungsvereinbarung
Ein Rechtsvertrag zum Schutz vertraulicher Informationen, die während Beschaffungsaktivitäten weitergegeben werden.
O
Auftragstyp
Klassifizierung einer Bestellung als „Standard“ (mit bestimmten Lieferdaten) oder „Pauschalbetrag“ (mit zeitrahmenbasierter Lieferung).
P
übergeordneter Fall
Ein Fall, der mehrere zugehörige untergeordnete Fälle enthält. Diese hierarchische Fallstruktur ist nützlich für die Verwaltung komplexer Szenarien, die mehrere Phasen und Prozesse umfassen.
Playbooks für SPO
Vorgefertigte Workflows und Vorlagen für die Automatisierung allgemeiner Beschaffungsaufgaben.
Beschaffungsfall
Ein Datensatz, der zum Nachverfolgen und Verwalten von Beschaffungsbezogenen Abfragen oder Problemen verwendet wird.
Beschaffungsaufgabe
Eine bestimmte Aktion oder ein bestimmter Schritt, der zum Abschluss eines Beschaffungsfalls beiträgt.
Bestellanforderung
Eine von einer anfordernden Person gesendete Anforderung zur Beschaffung bestimmter Waren oder Services, die eine Genehmigung erfordert.
Performance Analytics für SPO
Dashboards und Metriken zur Bewertung von Ausgaben, Effizienz und Teamleistung in Sourcing and Procurement Operations.
Dashboard für Beschaffungseinkäufer
Ein Visualisierungstool, das die Leistung einzelner Käufer über einen bestimmten Zeitraum anzeigt.
Dashboard Beschaffungsteam-Leistung
Ein Dashboard, das visuelle Einblicke in die Teamleistung bei Beschaffungsbezogenen Aufgaben bietet.
Dashboard Beschaffungsstrategie und -vorgänge
Ein Dashboard, das die Gesamtausgaben für das Jahr bis heute, die Ausgabenkategorisierung, die Gesamteinsparungen, die Verhandlungsergebnisse, die Ausgaben nach Kategorie und Lieferant und aktive Rahmenbestellungen anzeigt.
Bestellung
Ein verbindlicher Vertrag zwischen einem Käufer und einem Lieferanten, der Artikeldetails, Mengen, Preise, Rabatte, Zahlungsbedingungen, Lieferdaten und andere Bedingungen.
Übergeordnetes Paket
Ein Paket, das andere Pakete (untergeordnete Pakete) oder einzelne Produkte und Services als Komponenten enthält.
punchout
Ein E-Commerce-Integrationsmechanismus, mit dem Käufer direkt im Beschaffungssystem auf Lieferantenkataloge zugreifen und mit ausgewählten Artikeln zurückgeben können.
Einkaufsänderung
Eine Change-Anforderung für eine vorhandene Bestellung oder Anforderung, die über das Fallmanagementsystem bearbeitet wird.
Q
Qualifizierung
Der Evaluierungsprozess, der bestimmt, welche Lieferanten organisatorische Anforderungen erfüllen und für die Teilnahme an Beschaffungsaktivitäten berechtigt sind.
Qualifizierung erforderlich
Ein Beschaffungsstatus, der angibt, dass eine Lieferantenqualifizierung erforderlich ist, bevor die Verhandlung fortgesetzt werden kann.
Qualifiziert
Ein Beschaffungsstatus, der angibt, dass Lieferanten die Qualifizierung erfolgreich abgeschlossen haben und für die Verhandlung berechtigt sind.
Angebot
Vorschlag eines Lieferanten, einschließlich Preis, Bedingungen, Lieferzeitleiste und anderen geschäftlichen Details, die während der Verhandlungen übermittelt wurden.
R
Datensatzzusammenfassung
Eine Funktion von Now Assist für SPO Das bietet eine präzise Übersicht, abgeschlossene Aktionen und nächste Schritte für Beschaffungsdatensätze.
Zugehöriger Fall
Ein Fall, der aufgrund gemeinsamer Merkmale, Abhängigkeiten oder Interaktionen einem anderen Fall zugeordnet ist.
Beleg
Bestätigung der physischen Lieferung oder des Serviceabschlusses, einschließlich Verifizierung, dass bestellte Artikel den Spezifikationen der Bestellung entsprechen.
Belegintegration
Der Prozess, bei dem das Beschaffungssystem in das Empfangs-/Logistiksystem integriert ist, um den Bestellstatus bei Wareneingang und -Annahme zu aktualisieren.
requestor
Der Mitarbeiter, der eine Einkaufsanforderung übermittelt hat oder einen Beschaffungsfall übermittelt hat, in dem Änderungen oder Stornierungen angefordert werden.
Erfordert Entscheidung
Ein Beschaffungsstatus, der angibt, dass die Angebotsbewertung abgeschlossen ist und auf die Lieferantenauswahl durch den Beschaffungsspezialisten wartet.
Überarbeitungsanforderung
Eine Anforderung zum Ändern einer vorhandenen Bestellanforderung oder Bestellung, die von Beschaffungsspezialisten genehmigt oder abgelehnt werden kann.
RFP (Angebotsanforderung)
Eine formelle Beschaffungsanforderung, die umfassende Vorschläge einschließlich Preisgestaltung, Fähigkeitsdemonstrationen und Implementierungsdetails von potenziellen Lieferanten anfordert.
Angebotsanforderung
Eine Beschaffungsanforderung, die an Lieferanten gesendet wird und sie bittet, Preise und Bedingungen für bestimmte Waren oder Services anzugeben.
S
Source-to-Pay-Arbeitsbereich
Ein Arbeitsbereich, der die Verwaltung von Lieferanten von der Beschaffung bis zur Zahlung zentralisiert und die Produktivität und Zusammenarbeit verbessert.
Shopping-Hub
Eine E-Commerce-Schnittstelle, über die Mitarbeiter Selfservice-Anforderungen für Waren und Services übermitteln können, integriert in die Beschaffungsprozesse der Organisation.
Sourcing and Purchasing Automation
Ein Workflow und Automatisierung für Beschaffungsanforderungen, Verhandlungen und Bestellanforderungen.
Shopping-Hub Katalog
Eine kuratierte Liste von Waren und Services, die Mitarbeitern zur Bestellung zur Verfügung stehen Shopping-Hub.
ShoppingHub Mobile
Eine mobile Anwendungsversion von Shopping-Hub, Integriert in die Now Mobile-App.
Beschaffungsanforderung
Eine Anforderung, die erstellt wird, wenn ein Artikel, den der Käufer kaufen möchte, bezogen werden muss, da kein aktiver Vertragspreis vorhanden ist.
Servicebeleg
Bestätigung, dass ein Service abgeschlossen und akzeptiert wurde, einschließlich Verifizierung anhand der Servicebeschreibung in der Bestellung.
Käufer
Ein Mitarbeiter mit der Berechtigung, Einkäufe über den Shopping Hub anzufordern.
Einkaufswagen
Der temporäre Aufbewahrungsbereich, in dem ausgewählte Produkte und Services vor dem Bezahlvorgang und der Übermittlung angesammelt werden.
Beschaffung
Der Prozess der Identifizierung, Bewertung und Auswahl von Lieferanten, um die Beschaffungsanforderungen der Organisation zu erfüllen.
Ausgabenmanagement
Die Praxis der Analyse, Optimierung und Steuerung von Beschaffungsausgaben, um Kosteneinsparungen und Compliance-Ziele zu erreichen.
Standardauftrag
Eine Bestellung mit einem bestimmten Lieferdatum oder einer baldigen Lieferung, die die Kreditnutzung und die sofortigen Erfüllungsanforderungen unterstützt.
Lieferant
Ein Lieferant oder Service Provider, der der Organisation Waren oder Services über Beschaffungsverträge und Bestellungen liefert.
Lieferantenprodukt
Ein bestimmtes Produkt oder Serviceangebot eines Lieferanten, das über den Einkaufskatalog erworben werden kann.
D
Steuerschätzung
Die berechnete Umsatzsteuer oder Mehrwertsteuer (USt.), die auf Bestellungen basierend auf Lieferort und Produkttyp angewendet wird.
V
Virtual Agent
Ein KI-gestützter Konversations-Chatbot, der Käufern hilft, Produkte von Lieferanten schnell zu finden und zu kaufen, über die Shopping Hub-Anwendung, auf die über das Mitarbeiter-Center zugegriffen werden kann.
Validierung
Das System überprüft, ob die Daten die erforderlichen Kriterien erfüllen, bevor es den Fortschritt zur nächsten Workflow-Phase zulässt.
Validierungsregeln
Geschäftslogikbeschränkungen (z. B. Kreditbeschränkungen für Rahmenaufträge oder Lieferanforderungen für Pakettyp), die während des Bezahlvorgangs und der Auftragsverarbeitung angewendet werden.
USt. (Mehrwertsteuer)
Eine Verbrauchssteuer, die auf Waren und Services in vielen Regionen angewendet wird und während des Bezahlvorgangs basierend auf dem Lieferort berechnet wird.
M
Arbeitselemente
Automatisch erstellte Aufgaben oder Fälle, die in Prozessverfolgungsansichten angezeigt werden und Aktionen darstellen, die Aufmerksamkeit von Einkäufern oder Erfüllern erfordern.
Arbeitsnotizen
Interne Notizen, die nur für Erfüller für die interne Zusammenarbeit in Beschaffungsfällen sichtbar sind, ohne Kunden zu benachrichtigen.
Workflow
Die definierte Sequenz von Status, Bedingungen und Aktionen, die eine Beschaffungsanforderung von der Erstellung bis zum Abschluss durchläuft.