Créer une règle d’archivage

L’application d’archivage système comprend plusieurs exemples de règles d’archivage qui illustrent les fonctionnalités d’archivage. Les enregistrements connexes peuvent être ajoutés à une règle d’archivage, et vous pouvez afficher une estimation du nombre d’enregistrements affectés par la règle.

Avant de commencer

Rôle requis : admin

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Les exemples de règles d’archivage sont inactifs par défaut.

Procédure

1. Accédez à la Tous > Archivage système > Règles d'archivage.
2. Sélectionnez Nouveau.
3. Renseignez les champs comme il convient.

   Tableau 1. Formulaire Règle d’archivage

   Champ	Description
   Nom	Requis. Saisissez un nom unique qui identifie la règle. Étant donné que ce nom est le champ d’affichage des règles d’archivage, les références aux règles d’archivage affichent le nom que vous saisissez ici.
   Table	Requis. Sélectionnez la table contenant les enregistrements à archiver. Il ne peut y avoir qu’une seule règle d’archivage par table (même si la règle est inactive). Si une règle d’archivage existe pour une table, la table n’apparaît plus en tant qu’option dans la liste des tables de règles d’archivage. Vous ne pouvez pas modifier la table dans une règle d’archivage existante. Pour archiver les enregistrements dans une autre table, créez une nouvelle règle d’archivage. Vous ne pouvez pas sélectionner une table dans un périmètre d’application différent. Vous ne pouvez pas créer une règle d’archivage pour une table où update_synch est défini sur true dans l’entrée de dictionnaire de la table. Vous ne pouvez pas créer de règles d’archivage pour certaines tables système internes ou tables périphériques. Par exemple : Audit sys [sys_audit] Enregistrement d’audit supprimé [sys_audit_delete] Changement de relation d’audit [sys_audit_relation] Pièce jointe [sys_attachment] Entrée de journal [sys_journal_field]
   Actif	Cochez cette case pour activer la règle d’archivage. Décochez la case pour désactiver la règle. Laissez vos règles d’archivage inactives jusqu’à ce que vous calculiez une estimation du nombre d’enregistrements affectés par la règle et que vous vérifiiez que la règle se comporte comme prévu.
   Conserver les références	Cochez cette case pour conserver l’sys_id d’un champ de référence au lieu de stocker le nom d’affichage sous forme de chaîne dans la table d’archivage. Important : La case à cocher Conserver les références passe en lecture seule une fois que vous l’avez cochée et que vous avez enregistré la règle d’archivage. Si vous sélectionnez cette option sur une règle d’archivage existante, les enregistrements nouvellement archivés stockent la sys_ids des enregistrements référencés, mais les enregistrements existants auront toujours des valeurs de chaîne. Consultez Processus de migration de données pour l’archivage des données de table à partir de champs non référencés vers des champs de référence.
   Description	Entrez une description de la règle d’archivage.
   Conditions	Sélectionnez les champs et les valeurs qui doivent être vrais pour que la règle d’archivage s’exécute. En règle générale, vous archivez les enregistrements inactifs antérieurs à une certaine date. Assurez-vous que les enregistrements corrects sont sélectionnés en testant les conditions dans une vue de liste avant d’activer la règle d’archivage. Par exemple, la condition [Fermé] [avant] [2 dernières années] archive les enregistrements de l’année en cours et de l’année précédente, et non ceux d’il y a deux ans à compter de la date d’aujourd’hui. Pour archiver les enregistrements fermés il y a plus de deux ans à partir d’aujourd’hui, utilisez l’opérateur relatif dans une condition telle que [Fermé] [relatif] [avant] [2] [Années] [il y a].
   Réarchivage automatique	Si un enregistrement est restauré, cela permet de le réarchiver automatiquement après une période de temps définie.
   Durée réarchivée automatiquement	Si vous activez l’option Réarchivage automatique, vous devez définir un intervalle de temps avant que l’enregistrement restauré ne soit automatiquement archivé.

4. Sélectionnez Envoyer.
5. Calculez le nombre estimé d’enregistrements à archiver en sélectionnant le lien connexe Recalculer l’estimation .
   Le nombre mis à jour apparaît dans le champ Estimation d’enregistrement .

Que faire ensuite

Après avoir vérifié que la règle d’archivage sélectionne les enregistrements comme prévu, activez-la.

Si vous ne souhaitez pas attendre que la tâche planifiée exécute la règle d’archivage, vous pouvez démarrer manuellement la règle d’archivage en cliquant sur Exécuter l’archive maintenant.

Enregistrements connexes à l’archive

Utilisez la liste connexe Enregistrements connexes d’archivage pour ajouter des enregistrements connexes à la règle d’archivage.

Avant de commencer

Rôle requis : admin.

Procédure

1. Accédez à la Tous > Archivage système > Règles d'archivage.
2. Sélectionnez la règle d’archivage appropriée.
3. Dans la liste connexe Enregistrements connexes à l’archivage , cliquez sur Nouveau.
4. Remplissez le formulaire Enregistrements connexes d’archivage.

   Tableau 2. Formulaire Archiver les enregistrements connexes

   Champ	Description
   Carte d'archive	Affiche la règle d’archivage à laquelle les enregistrements connexes s’appliquent.
   Action	Sélectionnez l’action que vous souhaitez que la règle d’archivage prenne sur les enregistrements connexes. Les choix sont les suivants : Archiver : enregistrements d’archives qui font référence à l’enregistrement archivé. Effacer : supprimer la référence à l’enregistrement archivé. L’enregistrement ne fait plus référence à l’enregistrement archivé et n’apparaît plus en tant qu’enregistrement connexe dans les archives futures. Supprimer : supprime les enregistrements qui font référence à l’enregistrement archivé.
   Référence	Sélectionnez la relation des enregistrements auxquels vous souhaitez appliquer une action. Le champ Référence répertorie toutes les relations qui existent actuellement pour la table en cours de référencement. Il existe deux types de relations possibles. Une autre table a un champ de référence appelant la table archivée. Par exemple, si vous archivez des enregistrements de problèmes, il existe un champ ID de problème dans la table Incident qui fait référence aux enregistrements de problèmes connexes. L’action Archiver archive l’enregistrement connexe en plus de l’enregistrement primaire. Par exemple, si vous sélectionnez la référence Problème dans Incident , la règle d’enregistrement connexe archive également tout enregistrement d’incident faisant référence à un problème archivé. L’action Effacer supprime la référence à l’enregistrement primaire. Par exemple, si vous sélectionnez la référence Problème dans l’incident , la règle d’enregistrement connexe met à jour tout enregistrement d’incident avec une référence à l’enregistrement de problème archivé en effaçant la référence. Si la référence est une relation plusieurs à plusieurs, la règle d’enregistrement connexe supprime la référence au lieu de l’effacer. L’action Supprimer supprime tout enregistrement faisant référence à l’enregistrement primaire. Par exemple, si vous sélectionnez la référence Problème dans l’incident , la règle d’enregistrement connexe supprime tout enregistrement d’incident qui fait référence à l’enregistrement de problème archivé. Une autre table a un champ ID de document qui peut pointer vers la table archivée. Par exemple, si vous archivez des enregistrements de problèmes, il existe un champ ID système dans la table Pièces jointes qui peut faire référence à l’enregistrement de problème. La liste indique les relations d’ID de documents en affichant un astérisque (*) à la fin du nom de la sélection. L’action Archiver met à jour l’ID de document de l’enregistrement connexe pour pointer vers la table archivée. Par exemple, si vous sélectionnez la référence ID système de table Pièce jointe(sys_attachment)* , la règle d’enregistrement connexe met à jour l’enregistrement de pièce jointe pour modifier l’ID de document afin qu’il fasse référence à l’enregistrement de table archivée. L’action Effacer supprime la référence de l’ID de document à l’enregistrement archivé. L’enregistrement ne fait plus référence à l’enregistrement archivé et n’apparaît plus en tant qu’enregistrement connexe dans les archives futures. L’action Supprimer supprime tout enregistrement faisant référence à l’enregistrement primaire. Par exemple, si vous sélectionnez la référence ID système de table Pièce jointe(sys_attachment)* , la règle d’enregistrement connexe supprime tout enregistrement de pièce jointe faisant référence à l’enregistrement primaire archivé. Remarque : Vous ne pouvez pas sélectionner de références à partir de certaines tables système internes ou de tables périphériques. Par exemple : Audit sys [sys_audit] Enregistrement d’audit supprimé [sys_audit_delete] Changement de relation d’audit [sys_audit_relation] Pièce jointe [sys_attachment] Entrée de journal [sys_journal_field]
   Table de référence	Affiche la table dans laquelle la règle recherche des enregistrements connexes.
   Élément de référence	Affiche le champ de référence ou l’ID de document que la règle interroge.
   Règle de table de référence	Sélectionnez une règle d’archivage existante qui s’applique aux enregistrements connexes que vous archivez. Par exemple, si vous avez déjà une règle d’archivage pour la table Incident, sélectionnez la règle de table Incident existante lors de l’archivage des enregistrements liés aux enregistrements d’incidents. Remarque : Vous contrôlez la profondeur de la cascade en spécifiant la règle d’archivage pour un enregistrement lié à l’archivage. Les enregistrements connexes sans règle d’archivage spécifiée ne sont pas en cascade. Avant la Washington DC publication, si une règle d’archivage était définie pour la table correspondant à la table d’un enregistrement connexe, le système mettait et traitait automatiquement cette règle d’archivage et les enregistrements connexes qui lui étaient associés. À compter de la Washington DC version, même si une règle d’archivage existe pour une table d’enregistrement connexe, vous devez déclarer cette règle dans le champ Règle de table de référence pour obtenir ce comportement en cascade. Si vous avez plusieurs enregistrements connexes sur plusieurs tables, vous pouvez décider lequel de ces enregistrements vous souhaitez inclure dans la cascade en définissant la règle de table de référence.

5. Cliquez sur Envoyer.

Vérifier le nombre d’enregistrements affectés

Chaque règle d’archivage fournit une estimation du nombre d’enregistrements qu’elle affecte.

Avant de commencer

Rôle requis : admin

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Cette estimation inclut uniquement les enregistrements primaires et exclut tous les enregistrements connexes ajoutés à la règle d’archivage. L’estimation vous aide à déterminer si la règle d’archivage a une incidence sur le nombre d’enregistrements attendu. Si l’estimation est trop élevée ou trop basse, modifiez les conditions de la règle d’archivage, puis cliquez sur le lien connexe Recalculer l’estimation.

Procédure

1. Accédez à la Tous > Archivage système > Règles d'archivage.
2. Sélectionnez la règle d’archivage pour laquelle vous souhaitez estimer les enregistrements.
3. Cliquez sur le lien connexe Recalculer l’estimation .

Définition de la langue des chaînes archivées

Sur les instances internationalisées, le processus d’archivage utilise la langue de l’utilisateur SYSTEM pour sélectionner les chaînes de valeur d’affichage.

S’il n’y a pas d’utilisateur SYSTEM, l’instance utilise le paramètre de langue par défaut pour sélectionner les chaînes de valeur d’affichage. Vous pouvez créer un utilisateur SYSTEM avec un paramètre de langue spécifique ou définir la langue par défaut du système pour sélectionner la langue des chaînes archivées.