Automatiser la génération et la distribution d’un rapport
Générez et distribuez des rapports planifiés par e-mail.
Avant de commencer
Un utilisateur disposant du rôle report_scheduler peut également créer un rapport planifié via un chemin de navigation différent. Pour plus d'informations, consultez Schedule emails of reports.
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
Les rapports planifiés peuvent être distribués au format PDF, CSV ou XLS. Les rapports graphiques peuvent être distribués au format PNG ou PDF. Les rapports croisés dynamiques à plusieurs niveaux ne peuvent être programmés qu’au format PDF.
- Il n’est pas possible de planifier des rapports de type calendrier, carte ou à score unique. vous pouvez planifier des rapports sous forme de tableau croisé dynamique uniquement si le module d’extension com.snc.whtp est activé.
- Les données peuvent ne pas apparaître sur les rapports créés par une personne dont le compte utilisateur est désactivé. Pour s’assurer que les données souhaitées apparaissent, un utilisateur actif doit recréer le rapport planifié.
Procédure
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Renseignez les champs suivants :
Champ Description Nom Nom du rapport planifié. Rapport Référence au rapport que vous planifiez. Vous pouvez utiliser l’icône 
Rechercher pour localiser le rapport.Remarque :L’assistance automatique par e-mail n’est pas disponible pour les rapports de calendrier, de carte et de score unique.Utilisateurs Utilisateurs individuels qui reçoivent le rapport à la date et à l’heure prévues. Les utilisateurs doivent avoir activé la notificationsur leurs enregistrements utilisateur pour recevoir des rapports. Groupes Groupes qui reçoivent le rapport aux date et heure prévues. Adresses e-mail Adresses e-mail des destinataires du rapport qui ne sont pas dans le système. Application Nom de l’application incluse dans le périmètre qui contient le rapport. Global s’affiche si le rapport se trouve dans le champ d’application global. Actif Lorsque l’option est active, des rapports planifiés sont fournis. Exécuter Intervalle de temps à utiliser pour l'exécution de la tâche planifiée :- Quotidien : s'exécute quotidiennement à l'heure désignée.
- Hebdomadaire : s'exécute chaque semaine à l'heure et au jour désignés de la semaine.
- Mensuel : s'exécute chaque mois à l'heure et au jour désignés du mois.
- Périodiquement : s'exécute selon l'intervalle de répétition désigné.
- Une fois : s'exécute pour une seule occurrence uniquement.
- Sur demande : s'exécute immédiatement sur demande.
- Calendrier d'entreprise : début de l'entrée : s'exécute selon les dates de début d'entrée du calendrier d'entreprise que vous sélectionnez dans le champ Calendrier d'entreprise. Une tâche planifiée s'exécute à la date de début de chacune des entrées d'entreprise que vous avez définies dans le calendrier d'entreprise.
Par exemple, si le calendrier d'entreprise représente une année fiscale et que la date de début de chaque entrée est un mois fiscal, alors la tâche planifiée s'exécute le premier jour de chaque mois.
- Calendrier d'entreprise : fin de l'entrée : s'exécute selon les dates de fin d'entrée du calendrier d'entreprise que vous sélectionnez dans le champ Calendrier d'entreprise. Cette sélection s'exécute de la même façon que Calendrier d'entreprise : début de l'entrée, mais en fonction des dates de fin des entrées du calendrier d'entreprise associées.Remarque :Lorsque vous sélectionnez Calendrier d'entreprise : début de l'entrée ou Calendrier d'entreprise : fin de l'entrée, vous pouvez appliquer un facteur de décalage pour planifier la tâche à exécuter avant ou après la période du calendrier d'entreprise sélectionné. Pour en savoir plus, consultez les champs Type de décalageet Décalage.
Pour en savoir plus sur la création et l'utilisation des calendriers d'entreprise et la définition des entrées du calendrier d'entreprise, consultez Création de calendriers d’entreprise et Définir les entrées du calendrier d’entreprise.
Fuseau horaire Fuseau horaire à utiliser avec l'entrée du champ Heure lorsque vous spécifiez l'heure à laquelle la tâche planifiée doit être exécutée. Sélectionnez une entrée de fuseau horaire :- -Aucun- : utilisez le fuseau horaire par défaut de l'utilisateur connecté qui crée la tâche planifiée.
Par exemple, la tâche planifiée s'exécute à 16 h 45, heure US/Pacific, s'il s'agit du fuseau horaire affecté à l'utilisateur et que vous entrez 16:45 dans le champ Heure.
- Utiliser le fuseau horaire du système : utilisez le fuseau horaire du système par défaut spécifié pour l'instance dans laquelle il s'exécute.
Par exemple, la tâche prévue s'exécute à 22 h 15, heure de Londres, si Europe/London est le fuseau horaire du système par défaut pour l'instance, et que vous entrez 22:15 dans le champ Heure.
- Fuseau horaire actuel.
Par exemple, la tâche prévue s'exécute à 13 h 30 au fuseau horaire de l'Est des États-Unis si vous sélectionnez US/Eastern et entrez 13:30 dans le champ Heure.
Heure Heure de la journée à laquelle la tâche planifiée doit s'exécuter, indiquée en heures, minutes et secondes dans un format de 24 heures. La sélection que vous faites dans le champ Fuseau horaire détermine le fuseau horaire de cette entrée. Jour Jour où la tâche planifiée doit s'exécuter.- Si le champ Exécution est défini sur Hebdomadaire, sélectionnez le jour de la semaine. Choisissez mercredi, par exemple.
- Si le champ Exécution est défini sur Mensuel, sélectionnez le jour du mois. Par exemple, sélectionnez 25 pour le 25e jour du mois.
Intervalle de répétition Durée de l'intervalle de répétition pour chaque exécution de tâche planifiée. Entrez la durée en nombre de jours, d'heures ou de minutes. Par exemple :- Pour exécuter la tâche prévue tous les quatre jours, saisissez 04 dans le champ Jours.
- Pour l'exécuter toutes les 26 heures, entrez 26 dans le champ Heures.
- Si elle doit se répéter à un intervalle de 13 heures 30 minutes et 25 secondes, saisissez 13 dans le champ Heures, puis 30 et 25 dans les deux champs non libellés suivants.
En cours de démarrage Date et heure de génération de la première tâche planifiée. Sélectionnez la date et l'heure du calendrier. Ce champ n'apparaît que si vous sélectionnez Périodiquement dans le champ Exécution. Calendrier d'entreprise Entrée de calendrier d'entreprise que vous utilisez pour déterminer la date de début ou de fin du calendrier d'entreprise pour la tâche planifiée. Ce champ s'affiche uniquement si vous sélectionnez Entrée d'entreprise : date de début ou Entrée d'entreprise : date de fin dans le champ Heure.
Type de décalage Type de décalage horaire, le cas échéant, à appliquer au calendrier d'entreprise que vous avez sélectionné pour planifier cette tâche.- Passé : appliquez un facteur de décalage pour planifier la tâche à exécuter avant le début de la période du calendrier d'entreprise sélectionné.
- Futur : appliquez un facteur de décalage pour planifier la tâche à exécuter après la fin de la période du calendrier d'entreprise sélectionné.
- --Aucun-- : aucun facteur de décalage n'est appliqué lors de la planification de cette tâche.
Décalage Délai de décalage (indiqué en jours, heures, minutes et secondes) à appliquer au calendrier d'entreprise que vous avez sélectionné pour planifier cette tâche. Par exemple, si vous souhaitez planifier le début de la tâche d'ici trois jours, 14 heures, 10 minutes et 45 secondes avant la date de début du calendrier d'entreprise, procédez comme suit :- Sélectionnez Passé dans le champ Type de décalage.
- Saisissez 3 dans le champ Jours.
- Saisissez 14, 10 et 45 dans le champ Heures.
Priorité Priorité numérique pour la tâche planifiée :- Réglez les tâches essentielles sur une valeur de priorité inférieure à 100.
- Réglez les tâches non essentielles sur une valeur de priorité supérieure à 100.
- Si 70 % ou plus de toutes les tâches planifiées sont En retard, toutes les tâches d'une valeur supérieure à 100 ne s'exécutent pas.
Conditionnel Lorsque cette option est activée, spécifiez une condition scriptée pour générer le rapport. Omettre si aucun enregistrement Lorsqu’elle est activée, les rapports vides ne sont pas distribués. Condition Script conditionnel qui détermine si une tâche planifiée doit s'exécuter. La dernière expression du script doit être évaluée à une valeur booléenne (vrai/faux). Cette zone de texte s’affiche uniquement si vous sélectionnez Conditions d’utilisation. Pour plus d’informations sur les scripts sur la ServiceNow plateforme, consultez Scripts. Avertissement :Les scripts conditionnels pour les e-mails de rapport planifié sont exécutés dans le bac à sable. Par conséquent, les définitions de fonctions ne sont pas autorisées. Certains appels API et mots clés ne sont pas non plus autorisés. Pour plus d’informations, consultez Propriété de bac à sable de script.Objet Texte qui apparaît dans la ligne d’objet de l’e-mail de distribution. Message d'introduction (Facultatif) Ajoutez un message au rapport. Si le type de sortie du rapport est PNG incorporé,- Utilisez la balise
${report.png}dans le corps du message pour positionner le rapport dans le message. Sinon, le rapport s’affiche en bas du message. - Utilisez la balise
${report.include_with}pour positionner les autres rapports inclus dans l’e-mail. Sinon, ces rapports s’affichent en bas du message.
Type Type de sortie du rapport. Les rapports graphiques peuvent être des fichiers PNG ou PDF. Les rapports de liste peuvent être des fichiers PDF, Excel ou CSV.
Lors de la planification d’un rapport graphique, sélectionnez le type de sortie PDF ou PDF-paysage pour inclure les données de grille du graphique. Lors de la planification d’un rapport de liste, sélectionnez le type de sortie Excel ou CSV.
Sélectionnez PNG incorporé pour intégrer la visualisation du rapport dans le corps de l’e-mail. Les grandes images sont mises à l’échelle pour s’adapter à l’e-mail.
Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Formats de sortie des rapports.
Remarque :Il n’est possible de planifier des rapports croisés dynamiques à plusieurs niveaux qu’en sortie PDF.Zip de sortie Lorsque cette option est activée, le rapport est envoyé sous forme de pièce jointe de fichier zip à l’e-mail. Inclure avec Un ou plusieurs rapports supplémentaires à inclure dans l’e-mail. Il n’est pas possible de commander les rapports dans l’e-mail. Vous pouvez utiliser l’icône Rechercher pour localiser les rapports supplémentaires.Taille de page (rapport sous forme de tableau croisé dynamique à plusieurs niveaux uniquement) Choisissez entre A3, A4, Lettre ou Format légal. Pour spécifier les dimensions d’un autre format de papier, sélectionnez Personnalisé , puis saisissez les champs Hauteur de la page et Largeur de la page en pixels. Hauteur de la page (en pixels) (rapport sous forme de tableau croisé dynamique à plusieurs niveaux uniquement) S’affiche lorsque la taille de page est définie sur Personnalisé. Pour les formats de papier non standard, multipliez la hauteur de la page en pouces par 72 et saisissez la valeur dans ce champ. Largeur de la page (en pixels) (rapport sous forme de tableau croisé dynamique à plusieurs niveaux uniquement) S’affiche lorsque la taille de page est définie sur Personnalisé. Pour les formats de papier non standard, multipliez la largeur de la page en pouces par 72 et saisissez la valeur dans ce champ.
Que faire ensuite
Pour modifier l’e-mail planifié d’une tâche de rapport, ouvrez la tâche à partir de la liste Tâches planifiées. Pour arrêter les e-mails planifiés d’un rapport, supprimez la ligne de la tâche concernée de la liste Tâches planifiées.
Types de sortie du rapport
Vous pouvez exporter des rapports dans certains formats de sortie. Vous pouvez planifier l’exportation régulière de ces rapports.
| Format du rapport | Description |
|---|---|
| Générez un PDF en orientation portrait ou paysage. Les rapports PDF incluent les données de grille du graphique. Les rapports de carte ne peuvent pas être exportés au format PDF. Remarque : Pour exporter Multilevel pivot tables au format PDF, vous devez activer le module d’extension Webkit HTML to PDF (com.snc.whtp). |
|
| Excel | La visualisation du rapport s’affiche sous la forme d’une feuille de calcul Microsoft Excel (XLS). |
| PNG | La visualisation du rapport s’affiche sous la forme d’un fichier PNG (Portable Network Graphic). Découvrez également comment intégrer des rapports sous forme d’images dans un e-mail de rapport planifié. |
| CSV | La visualisation du rapport s’affiche sous la forme d’un fichier de texte brut de valeur séparée par des virgules (CSV). |
E-mails d’utilisateur et de rapport « Exécuter en tant que »
Si vous êtes sur une instance séparée par domaine, les rapports planifiés sont générés à l’aide des autorisations de l’utilisateur « Exécuter en tant que ».
Par défaut, l’utilisateur qui configure le rapport d’e-mail planifié est l’utilisateur « Exécuter en tant que ». L’accès au domaine et les autorisations report_view ACL de cet utilisateur s’appliquent lors de la génération des rapports planifiés.
Si l’utilisateur qui a configuré le rapport planifié n’est pas un utilisateur « Exécuter en tant que » approprié, un administrateur ou un report_admin peut spécifier un autre utilisateur « Exécuter en tant que ».