Estimer le volume de document pour Microsoft SharePoint Online

Estimez le nombre total de documents inclus dans votre Microsoft SharePoint Online système source et le nombre de documents pour les sites individuels. Utilisez ces informations pour déterminer les paramètres de périmètre d’analyse nécessaires pour votre Microsoft SharePoint Online connecteur de contenu externe.

Avant de commencer

Vous avez besoin des informations d’identification et autorisations suivantes pour l’instance Admin Center de Microsoft 365 votre organisation :

• Informations d’identification de connexion
• Autorisation de configurer et exporter la liste des Microsoft SharePoint Online sites actifs

Pour en savoir plus sur l’accès aux rapports dans l’Admin Microsoft 365 Center, consultez Microsoft 365 Rapports dans le centre d’administration sur le Microsoft site Learn.

Rôle requis : aucun

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Avant de configurer un Microsoft SharePoint Online connecteur de contenu externe, il peut être utile d’estimer le nombre de documents disponibles dans votre Microsoft SharePoint Online système source et dans ses sites individuels.

En estimant le nombre de documents disponibles, vous pouvez déterminer si vous devez restreindre la portée d’analyse de votre Microsoft SharePoint Online connecteur de contenu externe afin d’éviter de dépasser la limite de documents indexés.

Important :

Par défaut, un connecteur de contenu externe peut indexer jusqu’aux un million (1 000 000) documents de son système source. Lorsqu’un connecteur dépasse cette limite, il continue d’analyser le système source, mais envoie uniquement des suppressions de documents à des fins d’indexation Recherche IA , en ignorant les documents nouveaux ou modifiés. Le connecteur enregistre un message d’erreur pour chaque tranche de 10 000 documents qu’il analyse au-delà de la limite d’indexation.

Lorsque le nombre de documents indexés d’un connecteur dépasse 800 000, un message d’avertissement s’affiche dans l’interface utilisateur du connecteur pour indiquer qu’il approche de la limite d’indexation. Si le connecteur atteint la limite d’indexation, un message d’erreur s’affiche dans son interface utilisateur.

Si l’un de vos connecteurs atteint la limite d’indexation, vous pouvez mettre à jour ses paramètres d’analyse et ses filtres d’inclusion/exclusion de fichiers pour réduire le nombre de documents qu’il récupère. Sinon, si vous devez indexer plus que 1 000 000 des documents, vous pouvez créer un Service et assistance client ticket à https://support.servicenow.com/now pour demander une augmentation de limite pour le connecteur.

Procédure

1. Connectez-vous au centre d’administration à l’adresse Microsoft 365https://admin.microsoft.com/.
2. Accédez à la Centres d’administration > Tous les centres d’administration, puis sélectionnez SharePoint dans la liste des centres d’administration.
3. Accédez à la Sites > Sites actifs.
4. Dans la liste Sites actifs, sélectionnez l’en-tête Personnaliser les colonnes , assurez-vous que les colonnes suivantes sont sélectionnées pour l’affichage, puis sélectionnez Appliquer.
   • Nom du site
   • URL
   • Stockage utilisé (Go)
   • Fichiers
5. Exportez et analysez les nombres de documents pour les sites actifs en procédant comme suit.
   1. Sélectionnez Exporter.
   2. Lorsque vous y êtes invité, enregistrez la liste CSV des sites actifs à un emplacement pratique.
   3. Ouvrez la liste CSV des sites actifs exportés dans un outil de votre choix.
   4. Pour chaque entrée de site dans la liste des sites actifs, recherchez le nombre de documents disponibles dans le champ Fichiers.
      Utilisez les valeurs des champs Nom du site et URL pour identifier vos sites.
   5. Trouvez le nombre total de documents disponibles dans votre Microsoft SharePoint Online système source en additionnant les valeurs du champ Fichiers de tous les sites de la liste CSV des sites actifs.

Que faire ensuite

Si le nombre total de documents disponibles de votre Microsoft SharePoint Online système source dépasse la limite de documents du connecteur, vous devez limiter la portée d’analyse du Microsoft SharePoint Online connecteur de un million (1 000 000) contenu externe. Choisissez un ensemble de sites dont le nombre total de documents est inférieur à la limite du connecteur et informez votre Recherche IA administrateur afin qu’il puisse configurer les paramètres d’analyse du connecteur de contenu externe pour inclure uniquement ces sites.

Pour plus d’informations sur la configuration des paramètres d’analyse du connecteur, reportez-vous à la Microsoft SharePoint Online section Configurer les paramètres d’analyse pour le connecteur de Microsoft SharePoint Online contenu externe.