Dokumenttypen mit HR-Dokumentvorlagen verwenden

Dokumenttypen begrenzen die Auswahl für zulässige Dokumente nach HR-Service. Für Unternehmen mit großen Dokumentenmengen können Dokumenttypen dabei helfen, die korrekten Dokumente zu kategorisieren und leichter zu finden.

Wichtig:

Beginnend mit Zurich Release, HR-Dokumentvorlagen werden für die zukünftige Einstellung vorbereitet. Sie wird ausgeblendet und nicht mehr in neuen Instanzen aktiviert, wird jedoch weiterhin unterstützt.

Verwenden Dokumentvorlagen Die die neueste Experience für diese Funktionalität bietet. Migrationsrichtlinien finden Sie unter Migration von HR-Dokumentvorlagen zu Dokumentvorlagen.

Details zur Einstellung finden Sie unter Verwerfungsprozess [KB0867184] artikel in der Now Support Knowledge Base.

Beispielsweise haben Sie möglicherweise mehrere Arbeitsbestätigungsschreiben, je nachdem, ob ein Mitarbeiter in Vollzeit, Teilzeit oder nach Bedarf angestellt ist. HR-Kriterien für einen HR-Service bestimmen, welches Schreiben gesendet werden soll.

Wenn ein HR-Fall für einen HR-Service erstellt wird, werden folgende Punkte geprüft:

• HR-Vorlage für den HR-Service
• Der Dokumenttyp für die HR-Fallvorlage
• HR-Kriterien

Mit dem Überprüfen dieser Informationen kann der Fall die Suche für das richtige Schreiben eingrenzen oder das genau erforderliche Schreiben automatisch ausfüllen.

Dokumenttypen einrichten

Verwenden Sie diese Funktion für folgende Aufgaben:

• Zum Hinzufügen eines Dokumenttyps zu Ihren Dokumentvorlagen.
• Zum Hinzufügen eines Dokumenttyps zu einer HR-Fallvorlage. In der klassischen HR-Vorlagenumgebung können Sie eine bestimmte PDF-Vorlage hinzufügen, aber keinen Dokumenttyp angeben. Durch das Hinzufügen einer bestimmten PDF-Vorlage wird automatisch das HR-Fallformular ausgefüllt, allerdings wird auch die Flexibilität eingeschränkt, wenn Sie mehrere Dokumente haben.
• Zum Hinzufügen der HR-Fallvorlage zu einem HR-Service.
• Zum Hinzufügen von HR-Kriterien zum HR-Service.
  • Die Verwendung von HR-Kriterien sorgt für Flexibilität bei der Auswahl oder beim automatischen Ausfüllen eines Dokuments für einen HR-Service.
  • Informationen zum Definieren von Bedingungen wie Groß-/Kleinschreibung oder Nullwerte finden Sie unter API GlideFilter: Bereichsbezogen, Global .

Funktionsweise

Wenn ein HR-Fall von einem HR-Service erstellt wird:

Die HR-Fallvorlage sucht nach einem Dokumenttyp, um zu bestimmen, welche Dokumentvorlage oder PDF-Dokumentvorlage einem Fall entspricht. Sie versucht, automatisch eine Dokumentvorlage einem HR-Fall zuzuordnen, indem:

• Geprüft wird, ob diese Dokumente mit dem Dokumenttypen verknüpft sind.
• Wenn mit dem Dokumenttyp nur ein Dokument verknüpft ist und das HR-Kriterium leer ist, wird das Dokument im Formular HR-Fall verwendet.
• Wenn es für die Dokumentvorlage ein HR-Kriterium gibt, wird geprüft, ob die im Feld Betreffende Person im Formular HR-Fall angegebene Person mit dem Kriterium übereinstimmt. Wenn ja, wird die Dokumentvorlage im Formular HR-Fall verwendet.
• Wenn für den Dokumenttyp mehrere Dokumentvorlagen verfügbar sind, werden die HR-Kriterien überprüft. Wenn nur ein übereinstimmendes Dokument verfügbar ist, wird die Dokumentvorlage im Formular HR-Fall ausgefüllt. Wenn mehrere Dokumente übereinstimmen, füllen Sie sie nicht aus, sondern Listen Sie Dokumente in der Liste „Dokumenttyp“ in auf HR-Fall Formular.
• Wenn HR-Kriterien Ist für keine Dokumentvorlagen verfügbar. Listen Sie Dokumente in der Liste „Dokumenttyp“ in auf HR-Fall Formular.
  Hinweis:

  Es gibt HR-Kriterien für die HR-Service- und HR-Dokumentvorlagen. Bei HR-Services grenzen HR-Kriterien die zugelassenen Services für einen Mitarbeiter ein. Beispielsweise können Sie 401(k)-Services für Mitarbeiter in den USA anbieten, jedoch nicht für Mitarbeiter außerhalb der USA. Bei HR-Dokumentvorlagen grenzen HR-Kriterien ein, für welche Mitarbeiter das Dokument ist. Wenn Sie beispielsweise Arbeitsbestätigungsschreiben für Mitarbeiter in den USA und für Mitarbeiter außerhalb der USA haben, verwenden Sie das HR-Kriterium, um das richtige Dokument zu bestimmen.