Reservierung mit Link zu virtuellem Meeting erstellen

  • Freigeben Version: Zurich
  • Aktualisiert 31. Juli 2025
  • 5 Minuten Lesedauer

    • Ermöglichen Sie Mitarbeitern, die sich außerhalb des Bürogebäudes aufhalten, über einen virtuellen Besprechungslink die Teilnahme an einer Reservierung. Für einen in „im Namen von“ ausgewählten Mitarbeiter wird ein Link zu einer virtuellen Besprechung erstellt.

    Vorbereitungen

    Hinweis:
    Sie können virtuelle Besprechungslinks nur erstellen, wenn Ihr Administrator die Konfiguration virtueller Meetings aktiviert hat. Weitere Informationen finden Sie unter Reservierbare Zwecke konfigurieren und Reservierung erstellen.

    Erforderliche Rolle: sn_wsd_core.workplace_user

    Prozedur

    1. Navigieren Sie von einem der folgenden Startpunkte zur Seite „Reservierung vornehmen“.
      OrtSchritte
      Vom Anwendungsnavigator Navigieren zu Management von Arbeitsplatz-Reservierungen > Portal > Neue Reservierungan.
      Mitarbeiter-Center
      1. Navigieren Sie zu Mitarbeiter-Center(Alle > Selfservice > Mitarbeiter-Center)) an. Navigieren Sie auf der Homepage zu Arbeitsplatz > Durchsuchen Sie alle Arbeitsplätze Und wählen Sie den Arbeitsplatzservice aus.
      2. Öffnen Sie das Reservierungsportal, und führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
        • Klicken Reservierungen > Reservierung vornehmenan.
        • Wählen Sie direkt auf der Homepage Reservierung vornehmen.
        • Wählen Sie im Servicekatalog für Arbeitsplätze Neue allgemeine Reservierung.
          1. Auswahlvorgang Katalog > Nach Kategorien durchsuchen > Servicekatalog für Arbeitsplatzan.
            Hinweis:
            Wenn im Portal mehrere Kataloge konfiguriert sind, wechseln Sie zur Liste „Kataloge“, und wählen Sie aus Servicekatalog für Arbeitsplatzan.
          2. Auswahlvorgang Reservierungsmanagement > Neue allgemeine Reservierungan.
      Die Seite „Reservierung vornehmen“ wird auf einer neuen Registerkarte geöffnet.
    2. Wählen Sie das Arbeitsplatzelement aus, das Sie reservieren möchten.
      Die Typen werden als Registerkarten angezeigt, z. B. „Besprechungsraum“ oder „Schreibtisch“.
    3. Wahlweise: Wählen Sie Aus Alle durchsuchen .
      Die Alle durchsuchen Reservierbarer Pfad ist standardmäßig ausgewählt.
      1. Für die Suche nach einem Arbeitsplatzelement, das Sie reservieren möchten, stehen Ihnen folgende Kriterien zur Verfügung.
    4. Klicken Sie auf Suche.
      Es werden die Arbeitsplatzelemente angezeigt, die den Suchkriterien entsprechen und für Reservierungen verfügbar sind.
      Hinweis:
      Wenn beim Durchsuchen in der Nähe einer Person private Bereiche vorhanden sind, werden sie nicht im Suchergebnis angezeigt.
      Hinweis:
      Sie können zwischen den Registerkarten Kartenansicht und Zeitplanansicht wechseln, um die Verfügbarkeit von Arbeitsplatzelementen zu überprüfen. Wenn Ihr Unternehmen Stockwerkspläne hochlädt, zeigen Sie die Karten mithilfe von Mappedin oder Indoor Mapping an. Weitere Informationen zur Verwendung von Stockwerksplänen finden Sie unter Workplace Space Mapping.
    5. Wahlweise: Sortieren Sie die Arbeitsplatzelemente entweder in alphabetischer Reihenfolge oder über die Option Filter anzeigen mithilfe eines Filters.

      Sie können die Arbeitsplatzelemente auch so sortieren, dass Ihre bevorzugten Standorte zuerst angezeigt werden. Um die Option anzuzeigen, müssen Sie Zugriff auf Mitarbeiter-Center haben und über bevorzugte Standorte verfügen. Zuerst werden Ihre bevorzugten Standorte in alphabetischer Reihenfolge aufgelistet, gefolgt von den anderen Standorten, die den Suchkriterien entsprechen.

      Hinweis:
      Sie können Arbeitsplatzelemente nicht in alphabetischer Reihenfolge oder nach Ihren bevorzugten Standorten sortieren, wenn Sie Bereiche in der Nähe einer Person durchsuchen. Die Bereiche in der Nähe einer Person werden auf Grundlage von Nähe durchsucht.
    6. Wählen Sie mit einer der folgenden Optionen das Arbeitsplatzelement aus, das Sie reservieren möchten:
      • Klicken Sie auf Hinzufügen.
      • Klicken Sie auf der Registerkarte Zeitplanansicht auf Hinzufügen.
      • Wählen Sie in der Kartenansicht einen beliebigen grün markierten Raum aus, und wählen Sie Hinzufügen.
    7. Wählen Sie Weiter.
    8. Füllen Sie die Felder im Formular aus.
      Tabelle : 1. Formular „Reservierungsdetails“
      Feld Beschreibung
      Reservierungsbetreff Thema Ihrer Besprechung
      Alle Bereichsdetails als privat festlegen Option, um alle ausgewählten Bereiche als privat festzulegen.
      Hinweis:
      Die Option wird basierend auf der Setup-Konfiguration für den Datenschutz des Standorts für ausgewählte Bereiche angezeigt.
      Betreff als privat festlegen Option zum Markieren der Reservierung als privat und zum Ausblenden des Reservierungsbetreffs.
      Link zu virtueller Besprechung hinzufügen Option zum Generieren eines virtuellen Besprechungslinks, damit Remotemitarbeiter der Reservierung beitreten können.
      Hinweis:
      • Wenn ein virtueller Link nicht erfolgreich erstellt wird, wird auf der Seite mit den Reservierungsdetails kein Besprechungslink angezeigt, und diese Option wird im Reservierungsdatensatz gelöscht. Um einen Besprechungslink erneut zu generieren, wählen Sie diese Option aus, und übermitteln Sie den Datensatz.
      • Wenn Sie einen Besprechungslink für hinzufügen Microsoft Teams, Ruft die Anwendung Besprechungsdetails ab, während das Ereignis mit einem Kalenderanbieter synchronisiert wird.
      Diese Reservierung ist für Wenn Sie eine Reservierung im Namen einer anderen Person anfordern, wählen Sie den Namen dieser Person aus. Lassen Sie das Feld leer, wenn Sie eine Reservierung für sich selbst anfordern.
      Fügen Sie dieser Reservierung eingeladene Personen hinzu Abschnitt
      Hinweis:
      Dieser Abschnitt wird nur angezeigt, wenn Ihr Administrator die Konfiguration aktiviert hat, um Teilnehmer zu diesem Arbeitsplatzstandort einzuladen.
      Kollegen einladen Wählen Sie die Mitarbeiter aus, die Sie zu der Reservierung einladen möchten.
      Externe Besucher einladen Option zum Einladen externer Besucher.
      Hinweis:
      Diese Option wird nur angezeigt, wenn Sie die Anwendung Besuchermanagement für Arbeitsstätten installiert haben.
      • Wenn Sie den Besucher bereits registriert haben, gehen Sie wie folgt vor:
        1. Wählen Sie Vorheriger Besucher.
        2. Wählen Sie den Besucher im Feld Vorherigen Besucher auswählen aus.

          Sie können auch eine Vorschau der Besucherdetails anzeigen und sie bei Bedarf ändern. Die Details werden in allen besucherbezogenen Datensätzen und Registrierungsdatensätzen automatisch aktualisiert.

      • Wenn Sie den Besucher zum ersten Mal registrieren, gehen Sie wie folgt vor:
        1. Wählen Sie Neuen Besucher hinzufügen.
        2. Wählen Sie den Besuchertyp aus.
        3. Wenn es sich bei dem Besucher um einen besonderen Gast handelt, aktivieren Sie VIP.
        4. Geben Sie den Vornamen des Besuchers ein.
        5. Geben Sie den Nachnamen des Besuchers ein.
        6. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Besuchers an, um ihm die Registrierungsdetails und Mitteilungen zu senden.
        7. Geben Sie die Telefonnummer des Besuchers ein.
        8. Geben Sie Details zur Organisation des Besuchers ein.
        9. Geben Sie den Titel des Besuchers ein.
        10. Geben Sie im Abschnitt Private Notizen gegebenenfalls private Informationen an.
        11. Wählen Sie in den Feldern Besuchereinstellungen und Benachrichtigungseinstellungen die Einstellungen für den Besucher aus.
        12. Klicken Sie auf Speichern und hinzufügen, um den Besucher hinzuzufügen.
      Zusätzliche Services hinzufügen Zusätzliche Services, die mit der Reservierung verfügbar sind
    9. Klicken Sie auf Reservierung übermitteln.

    Ergebnisse

    Die Reservierung wird mit einem virtuellen Besprechungslink erstellt. Wenn Sie Teilnehmer zur Reservierung eingeladen haben, erhalten diese den Besprechungslink zusammen mit den Reservierungsdetails.
    Um die Aufzeichnung einer Reservierung anzuzeigen, wechseln Sie zur entsprechenden „Reservierungszusammenfassung“, und wählen Sie Zusätzliche Details. Wenn der Passcode für den Anbieter des virtuellen Meetings konfiguriert ist, können Sie unter Zusätzliche Details auch den entsprechenden Passcode anzeigen. Den Passcode können nur der Organisator und der im Feld Diese Reservierung ist für angegebene Benutzer anzeigen.
    • Zoom: Wenn ein Zoom Der Besprechungslink wird hinzugefügt. Der Link wird in angezeigt Standort Feld der E-Mail, das die Besprechungseinladung enthält.
    • Microsoft Teams: Wenn eine Reservierung mit einem virtuellen Besprechungslink erstellt wird, ruft die Anwendung den Besprechungslink und die zugehörigen Details zum Beitritt ab. Wenn diese Reservierung mit dem Microsoft Outlook-Kalender synchronisiert wird, werden der Besprechungslink und die beitrittsbezogenen Details dem Textkörper des Kalenderereignisses hinzugefügt. Ähnlich, wenn eine Reservierung im Microsoft Outlook-Kalender mit erstellt wird Teams-Meeting Umschaltfläche, der Besprechungslink wird abgerufen und als virtueller Besprechungslink gespeichert.
      Hinweis:
      Da der Besprechungslink im Text der E-Mail angezeigt wird, dürfen Sie die Besprechungsdetails in jedem Fall nur mit aktualisieren oder ändern Workplace Reservation Management. Wenn eine Reservierungssynchronisierung durchgeführt wird, werden die Details (in diesem Fall der Besprechungslink und die Details) nur auf eine Weise synchronisiert, d. h. von Workplace Reservation Management An den Kalenderanbieter (in diesem Fall Microsoft Teams). Wenn Sie bereits Änderungen an den Besprechungsdetails oder den Notizen des Kalenderanbieters vorgenommen haben, wird sie von überschrieben Workplace Reservation Management Wenn eine Synchronisierung durchgeführt wird.
    • Alle anderen Anbieter virtueller Besprechungen : Der Besprechungslink wird in hinzugefügt Standort Feld der E-Mail, das die Besprechungseinladung enthält.