Usar Gestão de contratos Pro para enviar solicitações de contrato que gerarão documentos de contrato usando um modelo de contrato predefinido e regras de modelo.

Recursos

  • Modelos de contrato com metadados, cláusulas, tabelas e crie regras de negócios para selecionar o modelo mais relevante para uma solicitação.
  • Modelos de contrato em Microsoft Word o formato permite revisão e edição de contratos mais fáceis para o executante do contrato.
  • Integrações de assinatura eletrônica com Adobe Sign e. DocuSign.
  • Suporte de assinatura úmida para assinatura manual.
  • Integrações de armazenamento externo com Google Drive e. Microsoft OneDrive para armazenar documentos de contrato assinados.
  • Repositório de contratos centralizado que contém os metadados de documentos de contrato assinados.
  • Propriedade do sistema para gerar uma certificação de conclusão para um contrato assinado eletronicamente.

Fluxo de trabalho de contratos de autoatendimento

Quando um solicitante envia uma solicitação de contrato de autoatendimento, um documento de contrato é criado usando um modelo de contrato padrão com base nas informações da solicitação. As informações da solicitação são inseridas nos locais apropriados no modelo.

Se necessário, os solicitantes podem solicitar mudanças específicas no documento de contrato gerado. O executante pode gerenciar e processar essas mudanças solicitadas para fazer as revisões necessárias no documento do contrato a partir de um local centralizado. Porque os documentos do contrato estão em Microsoft Word Formatar, revisar, editar e finalizar os documentos do contrato é mais fácil do que para documentos no formato PDF ou HTML.

Se o documento de contrato gerado não exigir mudanças, o solicitante poderá enviá-lo aos signatários para uma assinatura eletrônica. Depois que todos os signatários assinarem o documento do contrato, ele será armazenado em ServiceNow ou um sistema de armazenamento externo com base na configuração. O solicitante e os membros do departamento de contratos podem acessar o documento de contrato assinado no repositório de contratos.

Um fluxo de trabalho para uma solicitação de contrato de autoatendimento pode progredir da seguinte forma:
  1. O solicitante do contrato inicia uma solicitação de contrato. Para obter mais informações, consulte Iniciando uma solicitação de contrato.
    • Se não houver erros de validação, uma solicitação de contrato será criada no estado Trabalho em andamento.
    • Se houver erros de validação do signatário, o solicitante do contrato os resolverá e enviará novamente a solicitação do contrato.
  2. Um documento de contrato é gerado a partir de um modelo de contrato e os metadados, cláusulas, signatários e tabelas são adicionados dinamicamente de acordo com condições predefinidas.
  3. O solicitante do contrato edita as solicitações de mudanças e cria uma nova versão do documento do contrato usando o. Gerar novamente ou Sincronizar documento opção.
  4. O solicitante do contrato exibe o documento do contrato e executa uma das seguintes ações:
    1. Se nenhuma mudança for necessária, o documento será enviado para assinatura.
    2. Se alguma mudança for necessária, o solicitante do contrato enviará uma solicitação de mudança.
  5. Com base na solicitação de mudança, o executante do contrato pode executar as seguintes ações:
    1. Inicia um processo de revisão interno.
      1. O executante do contrato envia uma tarefa de revisão para uma revisão interna.
        Nota: O executante do contrato pode criar tarefas de revisão paralela para o mesmo documento de contrato para diferentes grupos de revisores. No entanto, o executante do contrato não pode criar uma tarefa de revisão para o mesmo documento com o mesmo grupo de revisores se outra tarefa ativa já existir.
      2. Um gerente de grupo de revisores de contratos pode atribuir a tarefa de revisão ou um revisor de contrato pode atribuí-la automaticamente.
      3. O revisor de contrato atribuído começa a trabalhar no documento do contrato.
      4. Se as informações estiverem incompletas, o revisor do contrato solicitará mais informações do executante do contrato.
      5. Se uma solicitação de mais informações tiver sido enviada, o executante do contrato compartilhará as informações.
      6. O revisor do contrato revisa o documento, aceita ou rejeita marcações, propõe edições e adiciona comentários.
      7. O revisor de contrato conclui a revisão e compartilha o documento do contrato atualizado, se disponível.
      8. O executante do contrato recebe o documento atualizado e faz as mudanças necessárias com base no feedback.
        • Para armazenamento interno: Se alguma mudança for necessária, uma nova versão do documento será criada após a finalização do documento.
        • Para armazenamento externo: Os revisores colaboram na revisão do documento do contrato on-line em tempo real. Após a conclusão da revisão, o executante pode finalizar o documento do contrato que está disponível on-line ou criar uma nova versão off-line com as mudanças.
    2. O executante do contrato inicia uma aprovação ad hoc das partes interessadas. Se a revisão revelar mudanças necessárias, as mudanças serão feitas e uma nova revisão de documento será criada.
    3. Depois que o documento é finalizado, o executante envia o documento para o solicitante.
  6. O solicitante do contrato visualiza o contrato gerado e, se nenhuma mudança for necessária, o envia para os signatários. Se forem necessárias mudanças, o processo de revisão e revisão continuará.
  7. Se o armazenamento externo estiver configurado, os documentos do contrato serão armazenados nele. Caso contrário, eles serão armazenados no ServiceNow instância.
  8. Se algum signatário recusar o documento, ele será enviado de volta ao solicitante para ser retrabalhado e a revisão será enviada para assinatura.
  9. O contrato assinado é anexado ao registro de solicitação de contrato.
  10. O contrato assinado é armazenado no ServiceNow ou um sistema de armazenamento externo e referenciado no repositório de contratos. O solicitante e os membros do departamento podem acessar o documento de contrato assinado no repositório de contratos.
Nota:
O solicitante do contrato pode cancelar uma solicitação de contrato quando o estado estiver em Rascunho, Novo, Aguardando aprovação, Aguardando assinatura ou Trabalho em andamento.