ドキュメント承認テンプレート

ドキュメント承認テンプレートを使用して App Engine Studio (AES) でアプリケーションをビルドし、組織内のドキュメントの承認を管理します。

ドキュメント承認テンプレートを使用するには、ServiceNow Store からこのアプリケーションをインストールします。

ドキュメント承認アプリを使用すると、ユーザーがドキュメント承認ワークフローをすばやく作成して使用できます。ドキュメント所有者と送信者は、承認が必要なドキュメントをアップロードし、それらの承認の進捗状況を確認できます。指定された承認者は、ドキュメントを承認または却下するか、コメントを付けて返すことができます。

アドミニストレーターは、ドキュメント承認アプリケーションを使用して、ドキュメントタイプごとに異なるワークフローを作成できます。

このアプリテンプレートは、ドキュメントを処理するための内部ワークフローを迅速かつ効率的に作成するための方法として理想的です。ドキュメント所有者と送信者は、独自のワークフローを介して自動的に送信を行うシンプルなアップロード機能を使用して、承認が必要なドキュメントをポータルにアップロードできます。ドキュメントが受信されると、指定されたユーザーがドキュメントを承認、却下、または編集のために返却する間、送信者はドキュメントの進捗状況をフォローします。送信者と承認者はどちらも、コメントを使用して、今後の参照のためにシステムに保存されるメモとフィードバックを送信に追加します。このアプリをさらに多様化するために、アドミニストレーターは、各ドキュメントタイプとユーザー向けにカスタマイズされたワークフローを無制限に作成し、ドキュメントカテゴリに必要な内容に応じて複数のステージと承認者を設定できます。

図 : 1. ドキュメント承認テンプレート

テンプレートを使用したアプリケーションの作成については「アプリケーションテンプレートを使用したアプリの作成」を参照してください。

ドキュメント承認テンプレートのコンテンツ

次のテーブル、エクスペリエンス、自動ワークフロー、ロールは、App Engine Studio (AES) のドキュメント承認テンプレートに含まれています。

ドキュメント承認アプリテンプレートのテーブル

テーブルラベル [name]	説明
ドキュメント承認者テーブル [x_ <company-code>_ <document_approver>]	ドキュメント承認者、そのコメント、およびドキュメントのステータスを追跡します。
ドキュメント承認カテゴリテーブル [x_ <company-code>_ <document_approval_category>]	ドキュメント承認要求のカテゴリを追跡します。
ドキュメント承認テーブル [x_ <company-code>_ <document_approval>]	ドキュメント承認要求を追跡します。

ドキュメント承認アプリテンプレートでのエクスペリエンス

エクスペリエンス	エクスペリエンスタイプ	説明
ドキュメント承認 | デフォルトビュー	フォーム	ドキュメント承認要求を作成するためのフォーム。
ドキュメント承認 | ポータル	フォーム	ドキュメント承認要求を作成するためのシンプルなフォーム。
ドキュメント承認カテゴリ | デフォルトビュー	フォーム	ドキュメント承認レコードにフローを添付するためのフォーム。
ドキュメント承認カテゴリ | ワークスペース	フォーム	ドキュメント承認レコードにフローを添付するためのフォーム。
アプリ名ワークスペース	ワークスペース	メインのドキュメント承認アプリワークスペースでは、ワークスペースでドキュメントのアップロード、承認ステータスの確認、ドキュメントの編集、送信の表示を行うことができます。承認者は、アサインされた承認を表示し、以前の送信を表示して、送信を承認または却下できます。
ドキュメント承認者 | ワークスペース	フォーム	ドキュメント承認者をレコードにアサインするためのフォーム。
ドキュメント承認 | ワークスペース	フォーム	ドキュメント承認要求を作成するためのフォーム。
ドキュメント承認者 | デフォルトビュー	フォーム	承認者は、アサインされた承認を表示し、送信を承認または却下できます。
アプリ名ポータル	ポータル	承認のためにドキュメントを送信し、以前の送信を管理するためのメインポータル。
ドキュメント承認モバイルエクスペリエンス	モバイル体験	従業員とマネージャーが承認ステータスを確認し、ドキュメントを承認または却下して、組織の iOS または Android アプリを使用して送信を表示できるモバイルアプリ。

ドキュメント承認アプリテンプレートの自動ワークフロー

ワークフロー名	ワークフロータイプ	説明
ドキュメント承認 - マスターフロー	フロー - レコード	新しいドキュメント承認レコードが送信されたときに実行されます。その後で、ドキュメントカテゴリから実行するフローを取得して実行します。
ドキュメント承認通知	メール	ドキュメント承認の変更をユーザーに通知します。
単一ステージ承認	フロー	ユーザーのマネージャーが承認者になり、承認、返却、または却下時に基本的なメール通知を生成できるようにします。

ドキュメント承認アプリテンプレートのロール

ロールタイトル [名前]	説明	ロールを含む
承認者 [x_<company-name>_ <document_approval_app>.approver]	承認者は、すべてのドキュメントの作成、読み取り、削除、およびドキュメント承認カテゴリデータの読み取りを行うことができます。	作成、読み取り (すべて)、編集 (すべて)
アドミン [x_<company-name>_ <document_approval_app>.admin]	アドミニストレーターは、ドキュメント承認 [x_ <company-code>_ <document_approval>] およびドキュメント承認カテゴリ [x_ <company-code>_ <document_approval_category>] テーブルで、作成、読み取り、書き込み、および削除を行うことができます。	作成、読み取り (すべて)、編集 (すべて)、削除 (すべて)
送信者 [x_<company-name>_ <document_approval_app>.submitter]	送信者は、ドキュメントの作成し、自分のドキュメントの読み取り、ステータスが送信済み以外の場合に自分のドキュメントの編集、自分のドキュメントの削除を実行できます。ドキュメント承認カテゴリからデータを読み取ることもできます。	作成、読み取り (自分のもの)、編集 (ステータスが送信済み以外で自分のもの)、削除 (自分のもの)