이메일 보존
더 이상 필요하지 않거나 이메일 테이블이 지나치게 큰 경우 이메일 메시지를 보관하고 최종적으로 삭제할 수 있습니다.
이메일 보존은 Helsinki 릴리스부터 사용할 수 있습니다.
이메일 보관 및 삭제 플러그인
이메일 보존 플러그인과 관련 보관 및 삭제 규칙은 새 인스턴스에서 기본적으로 활성화됩니다. 업그레이드된 인스턴스에서는 플러그인과 보관 및 삭제 규칙을 모두 수동으로 활성화해야 합니다. ServiceNow 활성화하기 전에 이러한 규칙을 검토하고 승인할 것을 권장합니다.
인스턴스에 이메일 기록을 관리하는 프로세스가 이미 있는 경우에는 이메일 보존 플러그인을 활성화할 필요가 없습니다. 현재 프로세스를 이메일 보존으로 바꾸려면 보관 및 삭제 규칙을 활성화하기 전에 현재 프로세스를 비활성화해야 합니다.
이메일 기록 보관 및 삭제
보관은 보관 규칙 시간 제한을 초과할 때 이메일 [sys_email] 테이블에서 보관 이메일 [ar_sys_email] 테이블로 기록을 이동하는 것을 의미합니다. 삭제 는 삭제 규칙 시간 제한을 초과할 때 보관 이메일 테이블의 기록을 삭제하는 것을 의미합니다.
기본 보관 및 삭제 규칙
- 이메일 - 무시되고 90일이 지난 날짜: 현재 날짜로부터 90일 이전에 만들어졌으며 수신-무시됨 또는 전송-무시됨 유형의 이메일 메시지 기록을 보관합니다.
- 이메일 - 1년 이상: 현재 날짜로부터 365일 이전에 생성된 이메일 메시지 레코드를 보관합니다.
이메일 보관은 다음과 같은 이메일 삭제 규칙도 제공합니다.
이메일 보관 - 1년 이상: 현재 날짜로부터 365일 이상 보관된 이메일 기록을 삭제합니다.
이러한 기본 설정을 사용하면 이메일 메시지가 총 2년(이메일 테이블에서 1년, 이메일 아카이브 테이블에서 1년) 동안 인스턴스에 보관됩니다. 이 기간이 끝나면 시스템은 이메일 아카이브 테이블에서 만료된 이메일 기록을 삭제합니다.
다른 레코드 관리 구현과의 호환성
테이블 클리너와 같은 다른 방법을 사용하여 이메일 기록을 관리하는 경우 이메일 보존 기능을 사용할 필요가 없습니다. 예기치 않은 기록 삭제 ServiceNow 를 방지하려면 동일한 인스턴스에서 동시에 여러 이메일 관리 프로세스를 사용하지 않는 것이 좋습니다.
이메일 기록 보관 및 삭제의 영향
인바운드 이메일 작업은 이메일의 본문을 관련 기록의 작업 메모에 복사합니다. 인바운드 이메일 기록이 나중에 삭제되면 이메일의 텍스트 복사본은 여전히 포함되어 있지만 이메일 수신 섹션은 작업 메모에 더 이상 표시되지 않습니다.
이메일 기록을 보관하면 시스템에서 사용할 수 있는 방법이 변경되어 인바운드 이메일이 회신으로 식별됩니다. 이메일 기록을 보관한 후에는 시스템에서 더 이상 회신 대상 필드를 사용하여 수신 이메일을 이메일 기록과 일치시킬 수 없습니다. 그러나 시스템은 여전히 수신 이메일을 기록 번호 또는 워터마크에서 기존 기록과 일치시킬 수 있습니다.