Administration des e-mails
Toutes les notifications par e-mail utilisent les propriétés d’e-mail que vous définissez pour votre instance et les comptes de messagerie que vous configurez. Votre service de messagerie peut également affecter la transmission réussie des e-mails entrants et sortants.
Comptes de messagerie
Les administrateurs de messagerie configurent des comptes de messagerie pour permettre au système de se connecter à des services de messagerie externes tels que les serveurs POP3, SMTP ou IMAP. Vous pouvez utiliser les comptes de ServiceNow messagerie fournis ou créer vos propres comptes pour vos propres services de messagerie.
Propriétés d'e-mail
Utilisez les propriétés d’e-mail pour configurer les paramètres des e-mails entrants et sortants. Les propriétés d’e-mail s’appliquent à tous les comptes de messagerie.
Restrictions de taille du service d’e-mail
- Configurations d’e-mail standard : pour les instances qui utilisent la configuration d’e-mail standard, les serveurs de ServiceNow messagerie ne peuvent pas envoyer ou recevoir d’e-mails de plus de 50 Mo environ (avant l’encodage), y compris l’en-tête de l’e-mail, le corps du texte et les pièces jointes. Les e-mails sont codés par un client de messagerie, ce qui augmente la taille totale des e-mails. La restriction de taille maximale ServiceNow du serveur de messagerie est de 75 Mo (après encodage). La limite de taille maximale de l’e-mail est appliquée, indépendamment des limites de taille configurées pour les pièces jointes.
- Autres configurations d’e-mail : si votre service de messagerie utilise un serveur appartenant à l’entreprise ou à un serveur tiers, la restriction de taille approximative de 50 Mo (y compris l’en-tête de l’e-mail, le corps du texte et les pièces jointes) peut toujours s’appliquer. Toutefois, votre service peut prendre en charge différentes tailles totales maximales de fichier pour les e-mails entrants et sortants. Consultez l’administrateur de messagerie de votre service de messagerie pour vérifier les limites de taille des e-mails.
Pour en savoir plus sur la façon dont le codage peut affecter la taille et la transmission des e-mails, voir KB0521772.
Disponibilité du service d’e-mail
Le service de messagerie est intentionnellement arrêté sur les clones d’instance pour empêcher le renvoi d’e-mails déjà livrés. Les mises à niveau ne nécessitent plus d’interruption prolongée du service de messagerie. Les instances continuent de traiter les e-mails pendant une mise à niveau. Pour une explication possible des e-mails non délivrés, consultez ce billet de blog rédigé par un ServiceNow ingénieur du support technique dans le ServiceNow Community.
Pour obtenir des instructions sur la création et l’envoi d’e-mails personnalisés lorsque des événements se produisent sur l’instance, reportez-vous aux tâches de la section Notifications par SMS et par e-mail.
Communication d’instance à instance par e-mail
Utilisez des services Web pour communiquer entre deux instances.
Désigner des domaines de messagerie non approuvés et approuvés
À l’aide du Centre de sécurité de l’instance, vous pouvez surveiller les mesures des e-mails entrants bloqués et autorisés pour votre instance. Pour plus d’informations, consultez Désigner des domaines de messagerie non approuvés et approuvés.
Prochaines étapes après l’activation de l’e-mail
Après avoir activé la messagerie électronique sur votre instance, envisagez d’effectuer plusieurs de ces tâches importantes.
- Testez la configuration de l’e-mail en acheminant tous les e-mails vers un seul utilisateur (définissez la glide.email.test.user propriété).
- Passez en revue les catégories de notification de base de référence, les notifications par e-mail et les modèles pour déterminer s’ils répondent à vos besoins professionnels.
- Passez en revue les actions sur e-mail entrant de base pour déterminer si elles répondent à vos besoins professionnels.
- Déterminez si vous souhaitez utiliser des mises en page d’e-mail pour ajouter des éléments de contenu cohérents.
- Déterminez si vous souhaitez utiliser des filtres d’e-mail pour restreindre les e-mails reçus par l’instance.
- Déterminez si vous souhaitez implémenter une politique de conservation pour archiver et détruire les e-mails à certains intervalles.
- Déterminez le type de filigrane que les e-mails sortants utilisent pour associer des enregistrements à des messages électroniques.
- Déterminez si vous souhaitez créer des utilisateurs lorsque l’instance reçoit un e-mail d’un utilisateur non reconnu.
- Définissez la priorité du courrier sortant. Par défaut, l’instance envoie un e-mail avec une priorité de bloc (définissez la glide.smtp.precedence_bulk propriété).
- Envisagez d’empêcher les utilisateurs non approuvés de déclencher des actions entrantes afin d’empêcher les e-mails indésirables d’affecter votre instance.
- Implémentez un filtre anti-spam pour limiter les messages indésirables envoyés à vos adresses e-mail personnalisées.