Notifications par SMS et par e-mail

Utilisez les notifications par e-mail pour envoyer aux utilisateurs sélectionnés des notifications par e-mail ou par SMS au sujet d’activités spécifiques dans le système, telles que les mises à jour des incidents ou les demandes de changement.

Les notifications par e-mail permettent aux administrateurs de spécifier :

• Quand envoyer la notification
• Qui reçoit la notification
• Quel est le contenu de la notification
• Indique si la notification peut être transmise dans une synthèse d’e-mail et, le cas échéant, le contenu de la synthèse

D’autres options de notification par e-mail sont disponibles. Les utilisateurs peuvent s’abonner aux notifications, et les administrateurs peuvent rendre certaines notifications obligatoires.

Les administrateurs ont également la possibilité de convertir les notifications par e-mail existantes au format HTML enrichi. Ce format offre plusieurs avantages, notamment :

• Le contenu HTML brut est converti au format WYSIWYG.
• Le contenu peut être modifié dans un éditeur HTML riche en fonctionnalités.
• Les scripts d’e-mail sont condensés en une seule ligne facile à lire, qui peut être réutilisée dans plusieurs notifications par e-mail.
• Pour éviter les liens rompus, les éléments, tels que les images et les incidents, qui sont liés à des URL relatives à une instance sont convertis en liens absolus. Par exemple, si un incident est lié à l’aide d’une URL relative, le lien est converti en lien absolu.

Remarque :

Le format HTML enrichi est la valeur par défaut pour toutes les nouvelles notifications par e-mail.

Remarque :

Les instances ne peuvent pas envoyer ni recevoir d’e-mails chiffrés. Le système supprime le corps de l’e-mail chiffré, car il ne peut pas traiter le contenu chiffré en texte brut ou en HTML.

Une notification par e-mail peut également être envoyée sous forme de notification par SMS si le destinataire s’est abonné à la notification sur un canal SMS. Le système utilise la ligne d’objet de la notification par e-mail et la convertit en message SMS. Si l’administrateur ne souhaite pas utiliser l’objet de la notification par e-mail pour la notification par SMS, il peut définir un autre message SMS dans le formulaire de modèle d’e-mail ou le formulaire de notification par e-mail. Pour plus d'informations, consultez Créer une notification par e-mail.

Pour plus d’informations sur la création d’un canal SMS, consultez Créer des canaux de notification.

Pour plus d’informations sur la configuration de la notification par SMS, consultez KB0712569.

Si vous souhaitez modifier la façon dont l’instance traite les e-mails entrants, consultez Actions sur e-mail entrant. Pour obtenir des exemples de messages que le système affiche, lorsque Journal des e-mails système et boîtes aux lettres les notifications ou les actions sur e-mail entrant ne sont pas traitées.

• Créer des catégories de notification
  Vous pouvez créer des catégories de notification pour identifier et regrouper les notifications connexes répertoriées dans les paramètres de notification pour vos utilisateurs.
• Créer une notification par e-mail
  La création d’une notification par e-mail implique de spécifier certaines informations : à quel moment envoyer la notification, son destinataire, son contenu et si elle peut être transmise dans une synthèse d’e-mail.
• Modèles d'e-mail
  Les modèles d’e-mail permettent aux administrateurs de créer du contenu réutilisable pour la ligne d’objet et le corps du message des notifications par e-mail.
• Mises en page des e-mails
  Créez du contenu réutilisable pour le corps du message des modèles d’e-mail.
• Conservation des e-mails
  Vous pouvez archiver et éventuellement détruire les e-mails dont vous n’avez plus besoin ou si votre tableau E-mail est excessivement volumineux.
• Filigranes sur les e-mails de notification
  Par défaut, le système génère une étiquette de filigrane au bas de chaque e-mail de notification pour permettre la correspondance des e-mails entrants avec des enregistrements existants. Chaque filigrane comprend une chaîne aléatoire de 20 caractères qui le rend unique.
• Analyser un thread d’e-mail
  Lorsqu’un e-mail est reçu, analysez le message le plus récent dans un thread d’e-mail en créant des séparateurs de réponse par e-mail à l’aide de chaînes spécifiées ou d’expressions régulières.
• Synthèses d’e-mail
  Une synthèse d’e-mail est un e-mail unique qui résume l’activité d’une notification sélectionnée et son enregistrement cible pendant un intervalle de temps spécifié. Vous pouvez activer une synthèse d’e-mail pour réduire le nombre de notifications reçues lorsque des mises à jour fréquentes de l’enregistrement associé se produisent dans un court laps de temps.
• Séparation de domaine et Notifications
  L'application Notifications prend en charge Séparation de domaine. Séparation de domaine vous permet de séparer les données, les processus et les tâches administratives en groupes logiques appelés domaines. Vous pouvez contrôler plusieurs aspects de cette séparation, notamment les utilisateurs qui peuvent voir les données et y accéder.
• FAQ sur e-mail et e-mails de notification de dépannage
  Des journaux et des diagnostics sont fournis pour aider à déterminer si les e-mails de notification sont envoyés et reçus avec succès, quels sont les problèmes et qui reçoit l’e-mail.