Créer un modèle de client de messagerie

  • Rversion finale: Washingtondc
  • Mis à jour 1 févr. 2024
  • 11 minutes de lecture

    • Créez un modèle différent pour chaque table qui utilise le client de messagerie afin de pré-remplir les données relatives aux destinataires et au contenu d’e-mail.

    Avant de commencer

    Rôle requis : admin

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Email Client utilise ses propres modèles d’e-mail pour définir les valeurs par défaut des champs. Utilisez les sections suivantes du formulaire Modèle de client de messagerie pour créer un modèle client :
    • Contenu : le corps du message.
    • Destinataires : adresses e-mail des utilisateurs qui reçoivent l’e-mail. Les adresses e-mail sont affichées dans les champs À, Cc et Cci du message.
    • Configuration de l’expéditeur : méthode utilisée pour générer l’expéditeur de l’e-mail (Adresse e-mail d’envoi) du message.

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > Client de messagerie > Modèles de client de messagerie.
    2. Sélectionnez Nouveau.
    3. Renseignez les champs du formulaire.
      Tableau 1. Formulaire de modèle de client de messagerie
      Champ Description
      Nom Nom du modèle unique.
      Table Table à laquelle le modèle s’applique. Activez le client de messagerie pour la même table.
      Conditions Conditions qui déterminent quand ce modèle client est utilisé. Utilisez le créateur de condition pour identifier l’enregistrement cible qui doit correspondre avant que ce modèle soit appliqué au client de messagerie.
      Application Type d’application incluse dans le périmètre.
      Ordre d'exécution Nombre indiquant l’ordre dans lequel les conditions du modèle sont évaluées. Le modèle avec l’ordre d’exécution le plus bas est pris en compte.
      Inclure la pièce jointe à partir de l'e-mail Option permettant d’inclure les pièces jointes d’un e-mail aux modèles de réponse replyall-received, reply-received, forward-sent, reply-sent, replyall-sent et forward-received .
      Remarque :
      Cette option ne s’applique qu’aux e-mails de réponse dans un espace de travail configurable.
    4. Dans l’onglet Contenu , renseignez les champs.
      Tableau 2. Onglet Contenu
      Champ Action
      Objet Saisissez une description de l’e-mail.
      Remarque :
      Le champ Objet du client de messagerie autorise un nombre de caractères supérieur au paramètre par défaut du champ Objet dans la table E-mail [sys_email]. Si le texte d’objet du client est tronqué, augmentez la valeur de longueur maximale du champ Objet dans la table E-mail.
      Type de contenu Sélectionnez le format du contenu du corps du message : HTML ou texte brut.
      Corps HTML

      Si vous avez sélectionné HTML pour le champ Type de contenu , saisissez le contenu du corps du message à l’aide de la barre d’outils de l’éditeur HTML pour mettre en forme le HTML.

      Pour référencer les valeurs des champs, sélectionnez des variables dans la liste des variables ou saisissez manuellement les références des variables à l’aide de la syntaxe ${table_name.variable_name}. Pour référencer l’utilisateur qui lance le client de messagerie, saisissez la variable ${current_user}.
      Remarque :
      Les sauts de ligne n’apparaissent pas pour les champs multilignes tels que ${description} et ${comments} dans le modèle du client de messagerie.

      Vous pouvez appeler un script d’e-mail en utilisant ${mail_script :nom du script} dans le champ HTML du corps .
      Corps de texte

      Si vous avez sélectionné du texte brut pour le champ Type de contenu , saisissez le texte ou le script d’e-mail que vous souhaitez voir apparaître dans le corps du message.

      Vous pouvez insérer un script d’e-mail dans le champ Corps de texte à l’aide de la syntaxe suivante :
      <mail_script> [code] </mail_script>
    5. Dans l’onglet Destinataires , renseignez les champs.
      Tableau 3. Onglet Destinataires
      Champ Action
      Pour Saisissez une liste séparée par des virgules des noms de champs qui contiennent des adresses e-mail d’utilisateurs ou uniquement des adresses e-mail. Pour référencer une adresse e-mail à l’aide d’un script, créez un script include, puis appelez-le dans le champ À . Votre script doit commencer par le préfixe javascript : . Le script doit renvoyer les adresses e-mail dans une chaîne séparée par des virgules.
      Cc

      Saisissez une liste séparée par des virgules des noms de champs qui contiennent des adresses e-mail d’utilisateurs ou uniquement des adresses e-mail. Pour référencer une adresse e-mail à l’aide d’un script, créez un script include, puis appelez-le dans le champ Cc . Votre script doit commencer par le préfixe javascript : . Le script doit renvoyer les adresses e-mail dans une chaîne séparée par des virgules.

      Ce champ ne peut pas avoir les mêmes adresses que le champ À .
      Cci

      Saisissez une liste séparée par des virgules des noms de champs qui contiennent des adresses e-mail d’utilisateur ou des adresses e-mail spécifiques. Pour référencer une adresse e-mail à l’aide d’un script, créez un script include, puis appelez-le dans le champ Cci . Votre script doit commencer par le préfixe javascript : . Le script doit renvoyer les adresses e-mail dans une chaîne séparée par des virgules.

      Ce champ ne peut pas avoir les mêmes adresses que les champs À ou Cc .
    6. Dans l’onglet Configuration de l’expéditeur , sélectionnez la méthode Type de génération à partir de pour déterminer comment l’expéditeur (Adresse de l’expéditeur) dans le message du client de messagerie est généré.
      Utilisez cette méthode uniquement si vous souhaitez une adresse De différente de celle définie dans votre compte de messagerie SMTP.
      • Aucun : l’adresse de l’expéditeur n’est pas générée dans le message du client de messagerie.
      • Compte de messagerie SMTP : utilisez l’adresse d’expédition du compte de messagerie SMTP de l’instance en tant qu’expéditeur.
      • Sélectionner dans la liste : choisissez parmi une liste d’adresses d’arrivée autorisées définie dans la table Client de messagerie à partir de l’adresse [sys_email_client_from_address].
      • Script : exécutez une requête GlideRecord sur le client de messagerie depuis la table Adresse [sys_email_client_from_address].
        Par exemple, le script suivant définit l’adresse de l’appelant en fonction de l’emplacement de l’appelant de l’incident :
        (function (fromAddressQuery, targetRecord) {
    // targetRecord is incident for this template
    var location = targetRecord.caller_id.country;

    if (location == 'us')
        fromAddressQuery.addQuery('email_address', 'servicedesk.us@example.com');
    else if (location == 'japan')
        fromAddressQuery.addQuery('email_address', 'servicedesk.jp@example.com');
    else if (location == 'uk')
        fromAddressQuery.addQuery('email_address', 'servicedesk.uk@example.com');

})(fromAddressQuery, targetRecord);
      • Texte : saisissez l’adresse e-mail De l’adresse à utiliser dans le client.
      Remarque :

      L’adresse e-mail de l’expéditeur n’apparaît pas dans le client de messagerie, sauf si vous configurez un client de messagerie pour afficher l’adresse de l’expéditeur. Pour plus d’informations sur la gestion du comportement d’un client de messagerie, reportez-vous à la section Configurations de client de messagerie.

      Si le domaine de l’adresse d’origine n’est pas le domaine du serveur de compte de messagerie SMTP, le propriétaire du domaine d’origine doit configurer l’enregistrement SPF pour le domaine. Le propriétaire modifie les paramètres de domaine pour permettre à l’instance d’envoyer un e-mail comme s’il provenait de ce domaine. Pour plus d’informations sur l’utilisation des enregistrements SPF, consultez ServiceNow KB0535456.

    7. Sélectionnez Envoyer.
      Le modèle est ajouté à la table Modèles de client de messagerie [sys_email_client_template].

    Appliquer un modèle de client de messagerie

    Après avoir créé un modèle de client de messagerie, vous pouvez l’appliquer à un e-mail.

    Avant de commencer

    Rôle requis : admin

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Les étapes suivantes ne sont implémentées qu’après la création d’un modèle de client de messagerie

    Procédure

    1. Cliquez sur l’icône représentant des points de suspension (...) en haut du modèle pour appliquer le modèle à un e-mail.
    2. Sélectionnez E-mail.
    3. Remplissez les champs pour composer un e-mail.
      Voir Créer un modèle de client de messagerie pour plus de détails sur le champ.
      Remarque :
      Le corps de l’e-mail est rempli avec les détails de l’enregistrement d’incident. Si vous modifiez un ou plusieurs champs dans l’enregistrement d’incident et qu’ils ne sont pas enregistrés, les modifications non enregistrées apparaissent toujours dans le corps de l’e-mail.
      Remarque :
      2 000 caractères est la limite totale pour tous les changements dans l’enregistrement d’incident. Si certaines de vos modifications ne sont pas reflétées et sont tronquées dans le corps de l’e-mail, cela est dû au fait que la limite totale des modifications est supérieure à 2 000 caractères.

    Créer un modèle de réponse Client de messagerie

    Vous pouvez maintenant créer des modèles de réponse Email Client personnalisés qui prennent en charge les conditions.

    Avant de commencer

    Rôle requis : admin

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Le modèle de client de messagerie est appliqué automatiquement dans Client de messagerie en fonction de la table, des conditions et de l’ordre d’exécution spécifiés.

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > Client de messagerie > Modèles de client de messagerie.
      Les options suivantes s’affichent pour les options Modèle de réponse : Reçue et Modèle de réponse : Envoyée .
    2. Cliquez sur l’une des options disponibles pour créer un modèle pour l’option sélectionnée.
    3. Renseignez les champs en haut du formulaire Modèle de client de messagerie.
      Champ Description
      Nom Nom de modèle renseigné automatiquement en fonction de l’option de modèle sélectionnée.
      Remarque :
      Il s'agit d'un champ en lecture seule.
      Table Nom de table renseigné automatiquement.
      Remarque :
      Il s’agit d’un champ en lecture seule, car pour les modèles de réponse, le nom de table est toujours sys_email.
      Conditions Conditions qui déterminent quand ce modèle de réponse client est utilisé. Utilisez le créateur de condition pour identifier l’enregistrement cible qui doit correspondre avant l’application de ce modèle.
      Remarque :
      Si les conditions ne sont pas true, le client de messagerie obtient le modèle par défaut.

      Sélectionnez le nom de la table cible dans les conditions auxquelles le modèle s’applique. Activez le modèle de réponse pour la même table.

      Image illustrant la table cible
      Application Type d’application incluse dans le périmètre.
      Ordre d'exécution Nombre indiquant l'ordre dans lequel les conditions de modèle sont évaluées.
    4. Remplissez les champs de l’onglet Contenu .
      Champ Description
      Objet Saisissez une description de l’e-mail.
      Remarque :
      Le champ Objet du client de messagerie autorise un nombre de caractères supérieur au paramètre par défaut du champ Objet de la table E-mail [sys_email]. Si le texte d’objet du client est tronqué, augmentez la valeur Longueur maximale du champ Objet dans la table E-mail.
      Type de contenu Sélectionnez le format du contenu du corps du message : HTML ou texte brut.
      Corps HTML

      Si vous avez sélectionné HTML comme type de contenu, saisissez le contenu du corps du message à l’aide de la barre d’outils de l’éditeur HTML pour mettre en forme le HTML.

      Pour référencer les valeurs des champs, sélectionnez des variables dans la liste des variables ou saisissez manuellement les références des variables à l’aide de la syntaxe ${table_name.variable_name}. Pour référencer l’utilisateur qui lance le client de messagerie, saisissez la variable ${current_user}.
      Remarque :
      Les sauts de ligne n’apparaissent pas pour les champs multilignes tels que ${description} et ${comments} dans le modèle du client de messagerie.

      Vous pouvez appeler un script d’e-mail en utilisant ${mail_script :nom du script} dans le champ HTML du corps .
      Corps de texte

      Si vous avez sélectionné du texte brut pour le type Contenu, saisissez le texte ou le script d’e-mail que vous souhaitez voir apparaître dans le corps du message.

      Vous pouvez insérer un script d’e-mail dans le champ Corps de texte à l’aide de la syntaxe suivante :
      <mail_script> [code] </mail_script>
    5. Renseignez les champs de l’onglet Destinataires .
      Champ Description
      Pour Saisissez une liste séparée par des virgules des noms de champs qui contiennent des adresses e-mail d’utilisateur ou des adresses e-mail spécifiques. Pour référencer une adresse e-mail à l’aide d’un script, créez un script include, puis appelez-le dans le champ À . Votre script doit commencer par le préfixe javascript : . Le script doit renvoyer les adresses e-mail dans une chaîne séparée par des virgules.
      Cc

      Saisissez une liste séparée par des virgules des noms de champs qui contiennent des adresses e-mail d’utilisateur ou des adresses e-mail spécifiques. Pour référencer une adresse e-mail à l’aide d’un script, créez un script include, puis appelez-le dans le champ Cc . Votre script doit commencer par le préfixe javascript : . Le script doit renvoyer les adresses e-mail dans une chaîne séparée par des virgules.

      Ce champ ne peut pas avoir les mêmes adresses que le champ À .
      Cci

      Saisissez une liste séparée par des virgules des noms de champs qui contiennent des adresses e-mail d’utilisateur ou des adresses e-mail spécifiques. Pour référencer une adresse e-mail à l’aide d’un script, créez un script include, puis appelez-le dans le champ Cci . Votre script doit commencer par le préfixe javascript : . Le script doit renvoyer les adresses e-mail dans une chaîne séparée par des virgules.

      Ce champ ne peut pas avoir les mêmes adresses que les champs À ou Cc .
    6. Dans l’onglet Configuration de l’expéditeur , sélectionnez le type de génération de l’expéditeur pour déterminer comment l’expéditeur (Adresse de l’expéditeur) dans le message du client de messagerie est généré.
      Utilisez ce champ uniquement si vous souhaitez une adresse de l’expéditeur différente de celle définie dans votre compte de messagerie SMTP.
      • Aucun : l’adresse de l’expéditeur n’est pas générée dans le message du client de messagerie.
      • Compte de messagerie SMTP : utilisez l’adresse d’expédition du compte de messagerie SMTP de l’instance en tant qu’expéditeur.
      • Sélectionner dans la liste : choisissez parmi une liste d’adresses d’arrivée autorisées définie dans la table Client de messagerie à partir de l’adresse [sys_email_client_from_address].
      • Script : exécutez une requête GlideRecord sur le client de messagerie depuis la table Adresse [sys_email_client_from_address].
        Par exemple, le script suivant définit l’adresse de l’appelant en fonction de l’emplacement de l’appelant de l’incident :
        (function (fromAddressQuery, targetRecord) {
    // targetRecord is incident for this template
    var location = targetRecord.caller_id.country;

    if (location == 'us')
        fromAddressQuery.addQuery('email_address', 'servicedesk.us@example.com');
    else if (location == 'japan')
        fromAddressQuery.addQuery('email_address', 'servicedesk.jp@example.com');
    else if (location == 'uk')
        fromAddressQuery.addQuery('email_address', 'servicedesk.uk@example.com');

})(fromAddressQuery, targetRecord);
      • Texte : saisissez l’adresse e-mail De l’adresse à utiliser dans le client.
      Remarque :
      L’adresse e-mail de l’expéditeur n’apparaît pas dans le client de messagerie, sauf si vous configurez le client de messagerie pour afficher l’adresse de l’expéditeur. Pour plus d’informations sur la gestion du comportement d’un client de messagerie, reportez-vous à la section Configurations de client de messagerie.

      Si le domaine de l’adresse d’origine n’est pas le domaine du serveur de compte de messagerie SMTP, le propriétaire du domaine d’origine doit configurer l’enregistrement SPF pour le domaine. Le propriétaire modifie les paramètres du domaine pour permettre à l’instance d’envoyer des e-mails comme s’ils provenaient de ce domaine. Pour plus de détails sur l’utilisation des enregistrements SPF, consultez ServiceNow KB0535456.

    7. Cliquez sur Envoyer.