Signatur-Workflow für eine Vertragsanforderung

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  • Aktualisiert 31. Juli 2025
  • 6 Minuten Lesedauer

    • Vertragsmanagement Pro Unterstützt elektronische Signatur oder nasse (manuelle) Signatur für eine Vertragsanforderung.

    Workflow für elektronische Signatur

    • Senden Sie das abgeschlossene Dokument zum Signieren an die Unterzeichner.
      • Status und Vertragsstatus werden in Warten auf Signatur aktualisiert, und der elektronische Signatur-Flow wird wie in konfiguriert ausgelöst Konfigurieren Sie einen E-Signatur-Anbieter.
      • Eine E-Mail-Benachrichtigung, dass das Vertragsdokument zur Signatur verfügbar ist, wird an den ersten Unterzeichner gesendet. Die E-Mail enthält einen Link zum Vertragsdokument, das der Unterzeichner über öffnen und signieren kann DocuSign Oder Adobe Sign Anbieter der elektronischen Signatur.

        Die Unterzeichner erhalten eine Signaturanforderungs-E-Mail gemäß der Reihenfolge, die auf der Registerkarte Unterzeichner festgelegt ist.

      • Die Unterzeichnerfelder wie Name, Titel und E-Mail werden im Vertragsdokument nicht vorab ausgefüllt, bevor es zur Signatur gesendet wird. Diese Felder werden vom Anbieter der elektronischen Signatur ausgefüllt, wenn der Unterzeichner auf das Dokument zugreift, um es zu signieren.
    • Unterzeichner können das Vertragsdokument unterzeichnen oder ablehnen.
      Tabelle : 1. Unterzeichneraktion für das Vertragsdokument
      Aktion der Unterzeichner Workflow
      Alle Unterzeichner entscheiden sich für eine elektronische Signatur
      • Der erste Unterzeichner unterzeichnet das Vertragsdokument

        Wenn mehr als ein Unterzeichner vorhanden ist, wird das Vertragsdokument an den nächsten Unterzeichner in der Reihenfolge gesendet.

        Der Status des aktuellen Unterzeichners in der Anforderung wird von „Ausstehende Signatur“ in „unterzeichnet“ aktualisiert. Der Status des nächsten Unterzeichners wird von „Nicht gestartet“ auf „Unterschrift ausstehend“ aktualisiert.

      • Nachdem der letzte Unterzeichner das Dokument unterzeichnet hat, wird der Vertrags-Repository-Datensatz erstellt, und das signierte Dokument wird daran angehängt.

        Bei Vertragsanforderungen, die mehrere Vertragsdokumente enthalten, wird das unterzeichnete Vertragsdokument in einzelne Dokumente aufgeteilt und an den Vertrags-Repository-Datensatz für den jeweiligen Vertragstyp angehängt.

        Der Status der Anforderungen wird in „Vertrag unterzeichnet“ aktualisiert.
      Mindestens ein Unterzeichner entscheidet sich für eine nasse Signatur
      • Mindestens ein Unterzeichner hat beschlossen, eine Nasssignatur anstelle einer elektronischen Signatur durchzuführen.
      • Das feucht unterzeichnete Vertragsdokument im PDF-Format wird für den Vertragserfüller freigegeben.
      • Der Vertragserfüller lädt das unterzeichnete Dokument hoch, wählt die Unterzeichner aus, die das feucht unterzeichnete Vertragsdokument freigegeben haben, und fährt mit dem Signaturworklow fort, indem er das Dokument an die nächsten Unterzeichner sendet.

        Der Status des Unterzeichners in der Anforderung wird von „Ausstehende Signatur“ in „unterzeichnet“ aktualisiert. Der Status des nächsten Unterzeichners wird von „Nicht gestartet“ auf „Unterschrift ausstehend“ aktualisiert. Der Signaturtyp wird auf „gemischte Signatur“ aktualisiert, nachdem alle Unterzeichner das Dokument unterzeichnet haben.

      • Nachdem der letzte Unterzeichner das Dokument unterzeichnet hat, wird der Vertrags-Repository-Datensatz automatisch erstellt, und das signierte Dokument wird daran angehängt.

        Bei Vertragsanforderungen, die mehrere Vertragsdokumente enthalten, wird das unterzeichnete Vertragsdokument in einzelne Dokumente aufgeteilt und an den Vertrags-Repository-Datensatz für den jeweiligen Vertragstyp angehängt.

        Der Status der Anforderungen wird in „Vertrag unterzeichnet“ aktualisiert.

      Das Dokument wird vom Unterzeichner abgelehnt.

      		 Eine E-Mail-Benachrichtigung, dass der Unterzeichner das Signieren des Dokuments abgelehnt hat, wird an die anfordernde Person gesendet.

      Der Status „Unterzeichner“ in der Anforderung wird in „abgelehnt“ geändert.

      Der Status ändert sich in „in Arbeit“ und der Vertragsstatus ändert sich in „Signieren abgelehnt“.
      Das Vertragsdokument wird erneut zur Unterzeichnung gesendet.

      Für vom Vertragsanwender erfüllte Vertragsanforderung: Ein Vertragsanwender kann eine Change-Anforderung übermitteln. Der Vertragserfüller arbeitet an der Change-Anforderung und sendet das aktualisierte Dokument an die anfordernde Person des Vertrags zurück. Das aktualisierte Vertragsdokument wird vom Vertragsanwender zur Unterzeichnung gesendet.

      Für vom Vertragserfüller erfüllte Vertragsanforderung: Der Vertragserfüller erstellt eine Dokumentüberarbeitung manuell oder mithilfe der Option „erneut generieren“ und sendet das Dokument erneut zur Signatur.

      Wenn die Systemeigenschaft sn_cm_core.enable_executed_contract_audit_certificateIst auf „wahr“ festgelegt, wird das Abschlusszertifikat generiert und an den Vertrags-Repository-Datensatz angehängt.

    Wet-Signatur-Workflow

    • Senden Sie das abgeschlossene Dokument zum Signieren an die Unterzeichner.
      • Status und Vertragsstatus werden in Warten auf Signatur aktualisiert.
      • Eine E-Mail-Benachrichtigung wird an gesendet Zuerst unterzeichner y in Reihenfolge Und die Vertragsdokumente werden als PDFs in der E-Mail angehängt.

        Der aktuelle Unterzeichner wird im Feld an der E-Mail platziert. Der Vertragserfüller, die Person, die den Vertrag geöffnet hat, die Person, für die der Vertrag angefordert wurde, und der Initiator der Aktion zum Senden zur Signatur werden im Feld CC platziert.

    • Unterzeichner akzeptieren das Dokument oder lehnen es ab.
      Tabelle : 2. Unterzeichneraktion für das Vertragsdokument
      Aktion der Unterzeichner Workflow
      Der aktuelle Unterzeichner akzeptiert das Dokument, und es sind ausstehende Unterzeichner vorhanden
      • Der Unterzeichner druckt das Vertragsdokument aus, unterzeichnet es und gibt es dann an die anfordernde Person zurück.
      • Nach Erhalt des unterzeichneten Vertragsdokuments lädt der Vertragserfüller den unterzeichneten Vertrag hoch und sendet das Dokument an die ausstehenden Unterzeichner.

      Der Unterzeichner lehnt das Dokument ab

      		 Der Unterzeichner sendet das Dokument zur erforderlichen Korrektur an die anfordernde Person zurück. Die Unterzeichner und der Vertragserfüller können zusammenarbeiten und das Vertragsdokument abschließen.
      Alle Unterzeichner haben das Dokument unterzeichnet
      • Nach Erhalt des von allen Unterzeichnern unterzeichneten Vertragsdokuments lädt der Vertragserfüller das unterzeichnete Vertragsdokument im PDF-Format hoch.
      • Das Vertragsdokument wird dem Repository hinzugefügt, nachdem es hochgeladen wurde.

      Bei Selfservice-Verträgen wird der Status der Anforderung in „Abgeschlossen“ und der Vertragsstatus in „Vertrag unterzeichnet“ aktualisiert.

      Bei Verträgen ohne Selfservice werden der Status der Anforderung und der Vertragsstatus in „Vertrag unterzeichnet“ aktualisiert. Um die Vertragsanforderung zu schließen, wählen Sie Abschließen.

      Weitere Informationen finden Sie unter Laden Sie ein manuell unterzeichnetes Vertragsdokument hoch.

    Ändern Sie Unterzeichner, wenn der Signatur-Workflow ausgeführt wird

    Mit den Optionen „Unterzeichner ändern“ können Sie ausstehende Unterzeichner hinzufügen, entfernen, bearbeiten oder neu anordnen, während ein Signatur-Workflow ausgeführt wird. Durch das Initiieren dieser Aktion wird der Signatur-Workflow für eine durch die Systemeigenschaft definierte Dauer angehalten  maximum_signature_pause_duration. Um den Signatur-Workflow nach dem Vornehmen von Änderungen fortzusetzen, verwenden Sie  Signatur Fortsetzen  Option zum Fortsetzen des Workflows.

    Der Workflow kann wie folgt vorangehen:
    • Verwenden Ändern Sie die Unterzeichner Option bis Ändern Sie die Unterzeichner .
    • Unterzeichner hinzufügen, entfernen, ändern oder neu anordnen.
      Hinweis:
      • Für signaturblockbasierte Vertragsvorlagen können Sie Aktionen hinzufügen, ändern, entfernen und neu anordnen. bei teilnehmerbasierten Vorlagen sind es nur Aktionen zum Ändern und Neuanordnen Aktiviert .
      • Die Option „Unterzeichner ändern“ ist in den Workflows „Wet Signature“ und „elektronische Signatur“ mit verfügbar DocuSign Integration des Anbieters für elektronische Signaturen.
    • Wählen Sie Aus Signatur fortsetzen Um den Signatur-Workflow fortzusetzen Sobald die Änderungen abgeschlossen sind .
      Hinweis:
      Wenn die Signatur ist Workflow Wird nicht innerhalb der konfigurierten Zeitdauer fortgesetzt, alle an den Unterzeichnern vorgenommenen Änderungen werden rückgängig gemacht, und die Signatur Workflow Setzt den vorherigen Status fort.
    • E-Mail-Benachrichtigungen zur Signaturanforderung werden an die Unterzeichner gesendet.
    • Nachdem der letzte Unterzeichner das Dokument unterzeichnet hat, wird der Vertrags-Repository-Datensatz erstellt, und das signierte Dokument wird daran angehängt.
    Weitere Informationen finden Sie unter Unterzeichnende Personen ändern und Signaturanforderung erneut senden.

    Zugriff auf Vertragsdokumente

    Der Zugriff auf ein Vertragsdokument basiert auf den folgenden Benutzerrollen und -bedingungen:
    • Ein Vertragserfüller kann Vertragsdokumente anzeigen und aktualisieren
    • Nur ein Vertragsadministrator kann Vertragsdokumente löschen.
    • Anfordernde Personen können nur die Vertragsdokumente anzeigen, für die sie die Vertragsanforderung übermittelt haben.
    • Anwender, die der Beobachtungsliste hinzugefügt wurden, können nur Vertragsdokumente für Vertragsanforderungen anzeigen, die sie hinzugefügt haben.

    Beim Generieren des Vertrags-Repository-Datensatzes werden zugeordnete Felder und ihre Werte auf Datentyp und Richtigkeit validiert. Wenn Validierungsfehler gefunden werden, wird eine E-Mail-Benachrichtigung an den Vertragserfüller gesendet. Die E-Mail zeigt auch die Liste der Felder an, die nicht in das endgültige Vertragsdokument kopiert wurden, und den Link zum Vertrags-Repository-Datensatz. Der Erfüller öffnet dann den Datensatz über den Link und korrigiert die Werte, um die Validierungsfehler zu beheben.