Aperçus d’e-mails

  • Rversion finale: Yokohama
  • Mis à jour 30 janv. 2025
  • 3 minutes de lecture

    • Une synthèse d’e-mail est un e-mail unique qui résume l’activité d’une notification sélectionnée et de son enregistrement cible pendant un intervalle de temps spécifié. Vous pouvez activer une synthèse d’e-mail pour réduire le nombre de notifications reçues lorsque des mises à jour fréquentes de l’enregistrement associé se produisent dans un court laps de temps.

    Figure 1. Exemple de synthèse d’e-mail
    Exemple de résumé d’e-mail contenant un résumé des commentaires sur l’incident
    Remarque :
    Les synthèses d’e-mail s’appliquent uniquement aux notifications par e-mail et ne sont pas prises en charge pour les SMS, les notifications push et les flux d’activité.

    Fonctionnement des synthèses d’e-mail

    Dans les instances nouvelles ou mises à niveau, le module d’extension Synthèse d’e-mail (com.glide.email_digest) est activé par défaut. Votre instance doit utiliser l’interface Interface utilisateur principale , car la fonctionnalité de synthèse d’e-mail implique de définir les préférences de notification de l’utilisateur dans la fenêtre Paramètres système.

    Les administrateurs déterminent quelles notifications peuvent être remises dans une synthèse d’e-mail et configurent le contenu de synthèse de ces notifications. Les administrateurs peuvent également contrôler les intervalles des synthèses. Un intervalle correspond à la durée pendant laquelle les notifications sont collectées pour la synthèse, par exemple quotidienne ou horaire.

    Les utilisateurs activent la synthèse et sélectionnent l’intervalle de synthèse pour une notification spécifique dans leurs préférences de notification. Le système accumule les notifications qui devraient normalement être envoyées pendant l’intervalle spécifié et les résume dans la synthèse de l’e-mail.

    Lors du traitement d’un résumé d’e-mail, le système :
    • Stocke la configuration de synthèse de la notification dans la table Notifications [sysevent_email_action].
    • Stocke temporairement le contenu des notifications accumulé pour un utilisateur dans la table Parties de synthèse d’e-mail [sys_email_digest_part] et la table Utilisateurs de la partie de synthèse d’e-mail [sys_email_digest_part_user].
    • Exécute une tâche de synthèse d’e-mail toutes les 15 minutes pour vérifier quand une synthèse est prête à être envoyée à un utilisateur.

      Le système utilise l’intervalle de synthèse pour déterminer quand la synthèse est prête à être envoyée. L’intervalle de synthèse commence lorsque la première notification est déclenchée pour l’utilisateur et s’arrête à la fin de la durée de l’intervalle.

    • Envoie la synthèse d’e-mail à l’utilisateur peu de temps après la fin de l’intervalle de synthèse sélectionné.

      Par exemple, si un utilisateur sélectionne un intervalle de synthèse horaire et que la première notification est déclenchée à 08h15, l’intervalle commence à 08h15. Lorsque l’intervalle de synthèse prend fin, le système génère la synthèse d’e-mail environ une heure plus tard, vers 9h15 ou peu après, selon le moment d’exécution de la tâche de synthèse d’e-mail.

    Configurer des synthèses d’e-mail

    Que faire : administrateurs
    1. Passez en revue les intervalles de synthèse du système de base et, si nécessaire, créez ou modifiez des intervalles.

      Les intervalles de synthèse du système de base sont un jour (24 heures), une heure, toutes les quatre heures et sept jours (hebdomadaire).

    2. Déterminez les notifications par e-mail qui peuvent être remises dans une synthèse et configurez le contenu de la synthèse d’e-mail pour ces notifications.

      Lorsque vous déterminez les notifications appropriées pour une synthèse d’e-mail, tenez compte du contenu de la notification et des intervalles que vos utilisateurs peuvent sélectionner. Par exemple, les synthèses qui peuvent être générées chaque semaine peuvent être mieux adaptées aux notifications qui ne sont pas urgentes.

    Que faire : tous les utilisateurs

    Pour une notification qui peut être remise dans une synthèse d’e-mail, activez la synthèse d’e-mail dans vos préférences de notification (onglet Notifications de la fenêtre Paramètres système). Vous spécifiez également l’intervalle de temps pendant lequel les notifications sont accumulées.

    Étape suivante
    Si vous êtes administrateur, commencez le processus de configuration de la synthèse en examinant les intervalles de synthèse des e-mails du système de base et créez ou modifiez les intervalles.