Trabalhando com automação em Creator Studio

Como você simplifica e simplifica tarefas para executantes? Use automação! Por exemplo, você pode ter uma tarefa atribuída automaticamente a alguém com base no tipo de solicitação. Usaremos playbooks para realizar a adição desta automação ao seu app.

Resumo:

Depois de ler esta seção, você entenderá como usar o. automaçãopara fazer o seguinte:

• Use playbooks para orientar agentes e executantes por processos do início ao fim, melhorando a experiência do cliente e a forma como as tarefas são realizadas.
• Crie um processo consistente para suas tarefas ou atividades a serem realizadas.
• Consolide decisões e processos de negócios em toda a organização.

Nota:

Como os playbooks são baseados em formulários, você deve publicar um formulário (marcá-lo como pronto) antes de usá-lo para criar um playbook. Para obter mais informações, consulte Publique um formulário para seu app em Creator Studio.

Playbookssão uma série de etapas acionadas por um evento. Você pode adicionar vários playbooks a um app, se necessário

Termos principais:

Atividade

As atividades em um playbook concluem tarefas automatizadas, como obter aprovações, atribuir registros e enviar e-mail.

Automação

Tarefas ou solicitações que passam por um fluxo de trabalho sem intervenção manual.

Playbook

Um conjunto de ações com base em uma ação de início chamada gatilho.

Registro

Uma tarefa ou solicitação que deve ser executada. Todas as linhas em ServiceNowas tabelas são registros individuais. Os registros têm estados diferentes, dependendo de quais ações foram realizadas.

Gatilho

O evento que começa a executar o playbook.

Fluxo de trabalho

O caminho que um registro segue da criação até a conclusão.

O que é automação?

Automação em Creator Studiopermite que você crie playbooks simplificados, que são fluxos de trabalho básicos e automáticos. Os playbooks simples consistem em um gatilho (como um registro mudando de estado ou um usuário escolhendo uma resposta específica para uma pergunta) e uma atividade (como o registro que está sendo atribuído a uma nova pessoa). Os playbooks permitem que você adicione o seguinte:

• Para sua automação para definir o caminho do fluxo de trabalho.
• Decisões para criar caminhos ou ramificações diferentes, dependendo do resultado da decisão.
• Atividades personalizadas definidas pelo administrador ou ServiceNow AI Platformresponsável.

Os playbooks eliminam o trabalho de adivinhação da atribuição de tarefas e ajudam os usuários a se concentrarem nas tarefas e informações importantes para o trabalho. Um playbook bem projetado pode fazer estas coisas:

• Iniciar ou acionar automaticamente mudanças para diferentes tipos de registros, como atribuições de tarefas ou campos específicos no registro do formulário enviado.
• Reutilize atividades e decisões de negócios de outros fluxos de trabalho que você já criou.
• Mostre claramente as próximas etapas que os executantes devem executar para passar para a próxima etapa de conclusão do ciclo de vida do registro.

Há vários tipos de atividades que você pode adicionar aos playbooks que, quando combinadas com decisões, removem o pensamento manual por trás do que fazer em seguida ao lidar com tarefas. Dependendo da sua configuração, algumas das atividades que você pode adicionar incluem:

• Solicitar aprovação para uma tarefa
• Atribua a tarefa a alguém
• Crie uma nova tarefa como uma próxima etapa
• Enviar e-mail
• Escolha uma ação personalizada configurada pelo administrador
• Atualize campos no registro de um formulário enviado

Nota:

Além de criar atividades personalizadas, seu administrador também pode ocultar atividades padrão, para que você não veja todas as opções acima.

Você pode até usar respostas do formulário associado de um playbook para atividades de energia. Por exemplo, se alguém estiver solicitando uma caixa de presente e responder Sim Para a pergunta "Você come carne?" Em seguida, você pode criar uma atividade Atribuir a para rotear a caixa de presente para o departamento de carne para execução.

Você também pode usar uma atividade de espaço reservado para atividades mais complexas que devem ser configuradas fora de Creator Studio, ou para que outra atividade seja trocada posteriormente. As atividades complexas são configuradas em uma ferramenta diferente chamada Workflow Studio.

O que entra na automação de prédios?

Automações em Creator Studioinclua as seguintes peças.

Tabela 1. Peças de automação

Conceito	Descrição
Playbook	Um fluxo de trabalho automático que orienta os usuários nas tarefas com base nas mudanças de status do registro. Saiba mais sobre como criar playbooks em Adicione um playbook automatizado a um app em Creator Studio.
Gatilho	O evento que especifica quando o playbook deve começar a ser executado, como quando um formulário é enviado ou atualizado para um status específico. Check-out Edite o gatilho de um playbook em Creator Studiopara obter mais informações.
Atividade	O que acontece durante o playbook, como atribuir uma tarefa ou exigir aprovação. Nota: Se você já estiver familiarizado com atividades opcionais nos playbooks, ótimo! No entanto, para manter as automações simplificadas e simples, Creator Studionão oferece suporte a atividades opcionais. Se você precisar criar atividades opcionais, poderá adicionar uma atividade de espaço reservado em Creator Studioe edite o espaço reservado em Workflow Studioou troque-o por outra atividade mais tarde Creator Studio. Além disso, os administradores podem criar atividades personalizadas para você incluir em um playbook. Saiba como adicionar atividades em Adicione atividades ao playbook de um app em Creator Studio.
Decisão	Uma série de entradas, condições e resultados que criam ramificações diferentes ou caminhos condicionais que os usuários seguem com base no resultado da decisão. Obtenha informações sobre como adicionar decisões em Adicione uma decisão ao playbook de um app em Creator Studio.
Filial	Um caminho distinto do resultado de uma decisão ou o que acontece para cada uma das possíveis escolhas da decisão. Para obter mais informações, consulte Adicione uma decisão ao playbook de um app em Creator Studio.
Processo paralelo	Ramificações para atividades e fases que são executadas em paralelo com outra ramificação de atividades. Saiba mais sobre processos paralelos em Adicione um processo paralelo ao playbook de um app em Creator Studio.
Conectores	Linhas que conectam atividades e decisões em um playbook que permitem adicionar mais atividades, decisões e processos paralelos. Você pode arrastar conectores entre atividades para criar atividades paralelas.

Exibições de quadro e diagrama de um playbook

Creator Studio Oferece duas maneiras de trabalhar com playbooks: A exibição Quadro e a exibição Diagrama.

. Exibição de diagrama é um diagrama visualmente intuitivo que mostra a ordem em que as atividades ocorrem no playbook. Quando você seleciona uma atividade, como o gatilho ou uma decisão, um modal é exibido onde você pode editar seus detalhes. Você deve usar a exibição de diagrama para adicionar decisões.

Figura 1. Exibição de diagrama do playbook

. Exibição do quadro é um layout mais tradicional, que mostra cada atividade como um cartão no painel de navegação. Quando você seleciona uma atividade, por exemplo, uma tarefa, seus detalhes editáveis aparecem na tela para você trabalhar com eles. Você deve usar a exibição Quadro para reorganizar as atividades.

Figura 2. Exibição do quadro do playbook

Este documento de ajuda fornecerá instruções principalmente usando a exibição de diagrama, com instruções alternativas sobre como concluir tarefas de automação na exibição Quadro.

Onde os playbooks são executados no ServiceNow AI Platform?

Os usuários trabalham em solicitações no Espaço de aplicações Solicitar no ServiceNow AI Platform, que lista um registro para cada solicitação. Os playbooks são executados nos registros especificados na categoria de espaço do app.

Especificamente, o. Tarefas do catálogo a guia dos detalhes do registro orienta os usuários pelas atividades que eles devem realizar para concluir a tarefa e fechar o registro.

• Fluxo de trabalho para criar automações em Creator Studio
  Forneça aos executantes da sua organização orientação ao lidar com registros gerados a partir do app adicionando playbooks automatizados a ele.
• Adicione um playbook automatizado a um app em Creator Studio
  Crie um playbook automatizado, que é um processo executado sempre que um registro é criado ou atualizado pelo formulário especificado do app.
• Copie um playbook automatizado em Creator Studio
  Duplicar um existente playbooke faça pequenas mudanças nele, o que pode ser mais rápido do que criar um playbook automatizado totalmente novo.
• Adicione atividades ao playbook de um app em Creator Studio
  Adicione atividades ao playbook de um app para especificar o que a automação faz com o tipo de registro designado. Uma atividade define o que realmente acontece quando um playbook é executado.
• Adicione uma decisão ao playbook de um app em Creator Studio
  Adicione decisões, que são condições Se/Então, para definir ramificações ou caminhos diferentes do playbook de uma automação em Creator Studio.
• Adicione um processo paralelo ao playbook de um app em Creator Studio
  Crie processos paralelos em Creator Studiopara que as coisas aconteçam em seu app ao mesmo tempo.
• Edite o gatilho de um playbook em Creator Studio
  Defina o gatilho para um playbook em Creator Studiopara especificar o que faz com que o playbook comece a ser executado.
• Edite um playbook em Creator Studio
  Atualize um playbook para alterar suas configurações ou reorganizar ou remover tarefas para que ele funcione para seu app.
• Ative um playbook em Creator Studio
  A ativação de um playbook significa que ele será executado quando seu formulário relacionado for criado ou atualizado na sua instância de desenvolvimento de não produção. No entanto, o app ainda precisa ser implantado na produção.
• Exclua um playbook em Creator Studio
  Exclua um playbook para removê-lo completamente do app.