Définition des paramètres du document

Avant d’utiliser l’application Managed Documents, l’utilisateur disposant du rôle document_management_admin doit définir les paramètres qui définissent les types de documents à gérer via l’application. Managed Documents fournit des options de paramètres de base et personnalisés.

Définition des paramètres du document

Les paramètres de document suivants doivent être définis :

• Type : identifie la fonction du document. Le type détermine également le format de document et le format de nom par défaut.
• Classification : indique le niveau de sécurité affecté au document et détermine qui peut consulter ou modifier le document.
• Public : spécifie les lecteurs prévus du document.
• Format de nom : spécifie le format de nom à utiliser lorsqu’une révision de document est ajoutée.
• Composants de nom : sont des identificateurs individuels utilisés à l’intérieur d’un format de nom. Les composants de nom définissent un chemin de référence (souvent par remontée pas à pas) qui contient la valeur spécifique au document.
• Règles d’approbation : déterminez quels approbateurs sont ajoutés aux documents (en plus des réviseurs spécifiés dans l’enregistrement du document).

Définition des types

Pour définir un nouveau type, accédez à Documents gérés > Administration > Type et cliquez sur Nouveau.

Champ	Description
Nom	Nom unique pour le type.
Code	Un code court pour le type. Référencé en tant que composant de nom pour le format de nom.
Étiquette	Étiquette à afficher dans la liste de choix de types .
Format de nom	Format de nom que les documents de ce type utiliseront.
Commande	Nombre indiquant l’ordre du type dans la liste de choix.

Les types suivants sont disponibles dans le système de base.

Nom	Code	Étiquette	Format de nom	Commande
-- Aucun --	null	-- Aucun --	null	1
politique	POL	Politique	Politique par défaut	2
directive	Interface graphique	Directive	Par défaut	3
procédure	PROC	Procédure	Par défaut	4
contrat	DUPER	Contrat	Par défaut	5

Remarque :

Pour les documents disposant d’un type de contrat, une liste connexe de contrats apparaît sur l’enregistrement de document, répertoriant tous les contrats auxquels le document est associé.

• Définition des règles d’approbation
  Pour définir une nouvelle règle d’approbation, accédez à Documents gérés > Administration > Règles d'approbation et cliquez sur Nouveau.
• Définition des audiences
  Pour définir une nouvelle audience, accédez à Documents gérés > Administration > Audience et cliquez sur Nouveau.
• Définition des classifications
  Définissez une nouvelle classification dans le formulaire de classification.
• Définition des composants de nom
  Les composants de nom définissent les valeurs de document utilisées dans le format de nom.
• Définition des formats de nom
  Le format de nom génère automatiquement un nom pour une révision de document en organisant les composants de nom dans un code standard pour qu’ils correspondent aux conventions de nommage.