Importer un document Word dans une base de connaissances

Importez un document Word pour créer un article de la base de connaissances.

Avant de commencer

Vous devez disposer de l’accès Autorisation de contribution à au moins une base de connaissances active.

Rôle requis : knowledge

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

À partir de Madrid, la fonctionnalité Importer un document Word est activée par défaut et le module Importer des articles s’affiche dans le navigateur d’applications. Tous les clients existants pourront utiliser l’option Importer des articles sur la page d’accueil Gestion des connaissances v3. Pour les clients dont les versions antérieures à Madrid peuvent activer la fonctionnalité Importer un document Word, un administrateur doit d’abord désactiver l’option Importer des articles sur la page d’accueil de Gestion des connaissances v3 en définissant la glide.knowman.import.hide_import_functionality propriété sur vrai et en ajoutant le module Importer des articles au navigateur d’application.

Ces styles et éléments sont conservés lors de l’importation d’un fichier .doc ou .docx dans une base de connaissances. Les styles et les éléments non inclus dans cette liste peuvent ne pas être conservés lors de l’importation d’un document.

• Titres
• En-têtes
  Remarque :

  Seuls les paramètres d’en-tête par défaut sont pris en charge. Pour les en-têtes et sous-titres comportant des numéros, les numéros ne sont pas importés.
• Images
  Remarque :

  Les images peuvent ne pas être alignées exactement comme dans le document Word que vous importez.
• Liens
• Texte en gras
• Texte en italique
• Texte souligné
• Listes ordonnées et non triées
  Remarque :

  Après l’importation, les puces d’une liste non ordonnée sont remplacées par des points.
• Tables
  Remarque :

  Seuls les paramètres d’en-tête par défaut sont pris en charge. Les styles d’en-tête personnalisés sont importés à l’aide des paramètres par défaut de ces styles. Le style de tableau et les bordures ne sont pas pris en charge.

Remarque :

À partir de la version Washington DC, la page d'accueil de Gestion des connaissances v3 (com.snc.knowledge3) ne sera plus disponible dans la future version Y. Elle est remplacée par Gestion des connaissances Portail de services (com.snc.knowledge_serviceportal), qui est actif par défaut pour les clients disposant de Madrid et de versions ultérieures. Pour plus d'informations sur la nouvelle expérience, consultez la rubrique Fonctionnalités de la page d’accueil du portail de services Gestion des connaissances.

Procédure

1. Accédez à la Tout > Connaissances > Articles > Importer des articles.
2. Entrez la base de connaissances à laquelle ajouter l’article.
3. Facultatif : Sélectionnez une catégorie dans la base de connaissances.
   Remarque :

   Utilisez le sélecteur de catégorie pour ajouter une catégorie. Le sélecteur ne fait pas la différence entre les différents niveaux de catégorie. Vous pouvez sélectionner une catégorie ou une sous-catégorie et l’ajouter au champ Catégorie .
4. Facultatif : Cochez la case Publier pour lancer le workflow de publication de chaque article importé immédiatement après la fin de l’importation.
   Remarque :

   La case à cocher Publier n’apparaît que lorsque la case Afficher la publication de la propriété contextuelle d’importation de connaissances est activée. Pour activer la propriété, accédez à Connaissances > Administration > Propriétés et cochez la case Afficher la publication dans la propriété contextuelle d’importation de la base de connaissances .
5. Sélectionnez un ou plusieurs fichiers Word à importer.
6. Cliquez sur Importer.
   Un article est créé dans la base de connaissances et la catégorie sélectionnées à l’aide du contenu du document chargé.

   • Si vous avez chargé plusieurs documents, un article est créé pour chacun.
   • Si vous utilisez l’internationalisation des connaissances, la langue de l’article est définie sur la langue système sélectionnée.
   • Une fois le chargement terminé, une fenêtre contextuelle affiche le nombre et la brève description des articles. Cliquez sur un article pour afficher l’enregistrement complet.
   • Si des erreurs se produisent pendant le chargement, une fenêtre contextuelle affiche l’erreur.
   • Si la case à cocher Publier est activée, les articles de la base de connaissances passent à l’état Révision ou Publié , selon le workflow attaché à la base de connaissances.
   • Si la case à cocher Publier n’est pas activée, les articles de la base de connaissances passent à l’état Brouillon , puis sont révisés avant d’être publiés.

Tâches associées

• Importation d’un document Word dans une base de connaissances à l’aide de Gestion des connaissances V3