Fordern Sie während Audits einen Nachweis an

  • Freigeben Version: Yokohama
  • Aktualisiert 30. Januar 2025
  • 5 Minuten Lesedauer

    • Fordern Sie einen Nachweis in jeder Phase während eines Audits an. Die Details zu den Elementen, für die Nachweise angefordert werden, werden auch der Person mitgeteilt, die für die Bereitstellung des Nachweises verantwortlich ist.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_audit.user

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Ein Nachweis kann auf folgende drei Arten angefordert werden:
    Mein Nachweis
    Durch Erstellen eines Nachweisdatensatzes aus Mein Nachweis Modul.
    Beweise anfordern
    Aus den zugehörigen Listen „Entität“, „Steuerung“, „Auditaufgabe“, „Kontrolltestproblem“ und „andere Probleme“ in einem Interaktionsdatensatz. Um Nachweise aus diesen Quellen anzufordern, navigieren Sie zu Audit > Interaktionen > Meine Interaktionenan. Öffnen Sie den Interaktionsdatensatz, und wählen Sie die zugehörige Liste aus, aus der Sie Nachweise anfordern möchten. Von Aktion für ausgewählte Zeilen Liste, wählen Sie aus Fordern Sie Einen Nachweis An . Hier können Sie entweder eine neue Nachweisanforderung erstellen oder einer vorhandenen Nachweisanforderung weitere Anforderungen hinzufügen. Die Nachweisanforderung wird erstellt, aber keine Nachweisanforderungsaufgaben. Weitere Informationen zum Hinzufügen vorhandener Nachweise finden Sie unter Vorhandene Nachweise aus den zugehörigen Elementen einer Interaktion wiederverwenden .
    Entität, Kontrolle, Kontrollziel, Kontrolltest, Interaktion, Problemtabellen
    Aus Tabellen wie Entität, Steuerung, Kontrollziel, Kontrolltest, Interaktion, Problem. Wenn die Anwender jedoch Nachweise aus diesen Tabellen anfordern, wird die Nachweisanforderung erstellt, nicht die tatsächliche Nachweisanforderungsaufgabe. Die Anwender müssen zum generierten Nachweisanforderungsdatensatz navigieren und dann Nachweisanforderungsaufgaben hinzufügen.

    In diesem Verfahren die Methode zum anfordern von Nachweisen von Mein Nachweis Modul wird beschrieben.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Audit > Meine Nachweisanforderungan.
    2. Klicken Sie auf Neu.
    3. Füllen Sie im Formular die Felder aus.
      Tabelle : 1. Formular „Nachweisanforderung“
      Feld Beschreibung
      Nummer Eindeutige Nummer der Nachweisanforderung.
      Anfordernde Person Anwender, der einen Nachweis anfordert. Dieses Feld wird automatisch gefüllt.
      Angefordert im Namen von Anwender, für den der Nachweis angefordert wird.
      Zuweisungsgruppe Gruppe, die zur Bereitstellung von Nachweisen zugewiesen ist.
      Zugewiesen an Anwender, der für die Bereitstellung des Nachweises verantwortlich ist.
      Status Status der Anforderung. Der Standardstatus ist Entwurf .
      Typ Typ des erstellten Nachweises. Kann entweder Audit oder Compliance sein.
      Anforderungsgrund Grund für die Anforderung von Nachweisen.
      Beobachtungsliste Anwender, die an der Anzeige der gesammelten Nachweise interessiert sind. Wenn eine Person der Beobachtungsliste hinzugefügt wird, kann sie zu navigieren Audit > Nachweisanforderung > Überwachte Nachweisanforderungen Zum Anzeigen der Anforderungen.
      Name Name der Nachweisanforderung.
      Beschreibung Detaillierte Beschreibung der Nachweisanforderung.
      Zeitplan
      Fälligkeitsdatum Erwartetes Datum der Nachweisübermittlung.
      Geöffnet Datum, an dem die Anforderung geöffnet wird. Dieses Datum wird automatisch aktualisiert.
      Geschlossen Datum, an dem die Anforderung geschlossen wurde. Dieses Datum wird automatisch aktualisiert.
      Aktivität
      Arbeitsnotizen Geben Sie alle erforderlichen Notizen ein.
      Aktivitäten Aktivitätsprotokoll für die Anforderung.
    4. Speichern Sie das Formular.
      Die zugehörige Liste „Nachweissammlungsdetails“ wird angezeigt. Diese zugehörige Liste wird verwendet, um die Elemente aufzulisten, für die Nachweise angefordert werden.
    5. Klicken Sie auf Neu.
    6. Füllen Sie im Formular die Felder aus.
      Tabelle : 2. Detailformular für Nachweissammlung
      Feld Beschreibung
      Nachweisanforderung Eindeutige Nummer der Nachweisanforderungsaufgabe.
      Beweis für Datensatz, für den der Nachweis angefordert wird.

      Listet alle Tabellen auf, auf die der Nachweis angewendet wird.
      Name Detailname der Nachweissammlung.
      Zuweisungsgruppe Gruppe, die zur Bereitstellung von Nachweisen zugewiesen ist. Die Anwender dieser Gruppe müssen über die Rollen „sn_grc.Business_user“ verfügen.
      Zugewiesen an Anwender, der für die Bereitstellung von Nachweisen verantwortlich ist.
      Anweisungen zur Nachweissammlung Anweisungen für die Bereitstellung von Nachweisen. Beispiel: Liste von Begleitdokumenten, Dateien usw.
    7. Klicken Sie auf OK.
    8. Klicken Sie auf Absenden.
    9. Klicken Sie Auf Fordern Sie Einen Nachweis An .
      Wenn sich eine Nachweisanforderung bereits im Status „in Bearbeitung“ befindet und ein neues Nachweissammlungsdetail hinzugefügt wird, wird die Nachweisanforderungsaufgabe sofort an den Beauftragten gesendet.
      Die zugehörige Liste „Nachweis“ wird mit der Liste der Nachweise angezeigt, und die Person, der die Anforderung zugewiesen ist, erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, um den angeforderten Nachweis bereitzustellen. Außerdem ändert sich der Status der Anforderung in In Arbeit .
    10. Navigieren zu Audit > Nachweisanforderung > Meine Nachweisanforderungsaufgabenan.
    11. Öffnen Sie den Datensatz, für den Sie Nachweise bereitstellen möchten.
    12. Klicken Sie Auf Arbeit Akzeptieren .
    13. Füllen Sie im Formular die Felder aus.
      Tabelle : 3. Nachweisformular
      Feld Beschreibung
      Nummer Nummer der Nachweisanforderung. Dieser Wert wird standardmäßig generiert.
      Anfordernde Person Anwender, der einen Nachweis anfordert. Dieser Wert wird standardmäßig generiert.

      Wenn Sie der Genehmiger, die anfordernde Person, das Mitglied der Beobachtungsliste oder der Anwender im Feld „Zugewiesen an“ sind, können Sie die Details in bearbeiten Beobachtungsliste , Name , Und Beschreibung Felder, wenn sich der Nachweis in befindet Neu Oder In Arbeit status.
      Angefordert im Namen von Anwender, für den der Nachweis angefordert wird. Dieser Wert wird standardmäßig generiert.
      Zuweisungsgruppe Gruppe, die zur Bereitstellung von Nachweisen zugewiesen ist. Die Anwender dieser Gruppe müssen über die Rollen „sn_grc.Business_user“ verfügen.
      Zugewiesen an Anwender, der für die Bereitstellung des Nachweises verantwortlich ist. Dieser Wert wird standardmäßig generiert.
      Status Status der Anforderung.
      Substatus Keine. Dieser Wert wird standardmäßig generiert.
      Anforderungsgrund Grund für die Anforderung von Nachweisen.
      Genehmiger Anwender, die Nachweise genehmigen, bevor sie zur Überprüfung an die anfordernde Person zurückgegeben werden. Normalerweise ist ein Genehmiger der Manager der Person, die den Nachweis bereitstellt.
      Beobachtungsliste Anwender, die an der Anzeige der gesammelten Nachweise interessiert sind.
      Name Name der Nachweisanforderung. Der Name ist standardmäßig der Name der Nachweissammlungsdetails.
      Beschreibung Detaillierte Beschreibung der Nachweisanforderung. Die Beschreibung entspricht standardmäßig der Beschreibung im Formular „Nachweisanforderung“.
      Details anfordern
      Nachweisanforderung Eindeutige ID der Nachweisanforderung, die der Aufgabe zugeordnet ist. Dieser Wert wird standardmäßig generiert und aus dem Datensatz abgerufen, der zum anfordern von Nachweisen erstellt wurde.
      Beweis für Datensatz, für den der Nachweis angefordert wird.
      Nachweis für Beschreibung Beschreibung des Datensatzes, für den der Nachweis angefordert wird. Dieser Wert wird standardmäßig generiert und aus dem Datensatz abgerufen, der zum anfordern von Nachweisen erstellt wurde.
      Anweisungen zur Nachweissammlung Anweisungen zum Sammeln der Beweise.

      Wenn Sie der Manager oder die anfordernde Person sind, können Sie dieses Feld bearbeiten, wenn sich die Nachweisanforderungsaufgabe im Status „in Bearbeitung“ befindet.
    14. Um die Genehmigung für den angehängten Nachweis anzufordern, klicken Sie auf Genehmigung Anfordern .
    15. Wenn keine Genehmiger erforderlich sind, klicken Sie auf Überprüfung Anfordern .
    16. Navigieren zu Audit > Nachweisanforderung > Meine Genehmigungenan.
    17. Öffnen Sie den Datensatz, für den Sie Nachweise genehmigen möchten.
    18. Überprüfen Sie den angehängten Nachweis im Formular, und klicken Sie auf eine der folgenden Optionen:
      Option Beschreibung
      Genehmigen Genehmigen Sie den angehängten Nachweis. Die anfordernde Person ruft den bereitgestellten Nachweis ab.
      Überarbeitung anfordern Fordern Sie die Überprüfung des angehängten Nachweises an. Geben Sie Kommentare ein, wenn Sie eine Überarbeitung anfordern. Der Beauftragte erhält eine Benachrichtigung, um den angehängten Nachweis zu überprüfen.
      Informationen anfordern Fordern Sie weitere Informationen und Details zu den angehängten Nachweisen an. Der Beauftragte erhält eine Benachrichtigung, um weitere Informationen zu den angehängten Nachweisen bereitzustellen.
    19. Navigieren zu Audit > Nachweisanforderung > Meine ausstehenden Überprüfungenan.
    20. Überprüfen Sie im Nachweisformular die angehängten Nachweise, und klicken Sie auf eine der folgenden Optionen:
      Option Beschreibung
      Nachweis akzeptieren Akzeptieren Sie den bereitgestellten Nachweis.
      Überarbeitung anfordern Anforderung, dass der Nachweis überprüft oder geändert wird, falls er nicht angemessen ist.
      Abbrechen Brechen Sie die Nachweisanforderungsaufgabe ab.
      Löschen Löschen Sie die Nachweisanforderungsaufgabe.
    21. Navigieren Sie zum Formular, für das Sie anzeigen möchten Nachweisanforderung Zugehörige Liste.
    22. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Formularheader, und klicken Sie auf Konfigurieren > Zugehörige Listenan.
    23. Suchen Sie Zugehöriger Nachweis Element in Verfügbar Feld und verschieben Sie es in Ausgewählt Feld.
    24. Klicken Sie auf Speichern.