Gestion des notifications par e-mail dans Gestion des connaissances

  • Rversion finale: Yokohama
  • Mis à jour 30 janv. 2025
  • 9 minutes de lecture

    • Les rappels permettent aux utilisateurs concernés de consulter les articles de la base de connaissances et d’accomplir les tâches qui leur sont associées.

    Par défaut, l’application Gestion des connaissances inclut les types de notifications par e-mail suivants :

    Vous pouvez décider si vous devez recevoir des notifications de la base de connaissances en définissant les préférences de notification. Pour plus d'informations, consultez Définir les préférences de notification de la base de connaissances.

    Notifications par e-mail pour les tâches de commentaires sur les articles de la base de connaissances

    Les notifications par e-mail pour les tâches de commentaires sur les articles de la base de connaissances sont disponibles lorsque votre administrateur active le module d’extension Gestion des connaissances Core (com.glideapp.knowledge).

    La table suivante décrit la liste des destinataires des notifications pour les tâches de commentaires d’article de la base de connaissances et les conditions associées lors de l’envoi d’une notification.

    Tableau 1. Liste des destinataires de la notification par e-mail pour les tâches de commentaires sur les articles de la base de connaissances
    Notification Condition Destinataires
    Tâche de commentaire KM : a commenté Un commentaire a été ajouté à une tâche de commentaire d’utilisateur. Utilisateur à qui la tâche de commentaire a été affectée
    Tâche de commentaire KM : créée Une tâche de commentaire utilisateur a été créée. Utilisateur à qui la tâche de commentaire a été affectée
    Tâche de commentaire KM : informations de l’émetteur Des informations supplémentaires ont été demandées à l’émetteur d’une tâche de commentaire utilisateur. Utilisateur ayant soumis la tâche de commentaire
    Tâche de commentaire KM : réaffectée Une tâche de commentaire utilisateur a été réaffectée. Utilisateur à qui la tâche de commentaire a été réaffectée
    Tâche de commentaire KM : résolution acceptée Une résolution décrite dans une tâche de commentaire utilisateur a été acceptée. Utilisateur à qui la tâche de commentaire a été affectée
    Tâche de commentaire KM : résolution rejetée Une résolution décrite dans une tâche de commentaire utilisateur a été rejetée. Utilisateur à qui la tâche de commentaire a été affectée
    Tâche de commentaire KM : résolu Une tâche relative aux commentaires de l’utilisateur a été définie comme résolue. Utilisateur ayant soumis la tâche de commentaire

    Notifications par e-mail pour les abonnements à la base de connaissances

    Les notifications par e-mail pour les abonnements à la base de connaissances sont disponibles lorsque votre administrateur active le module d’extension Gestion des connaissances Core (com.glideapp.knowledge). Pour les notifications associées à des groupes de propriété, votre administrateur doit également activer le module d’extension Gestion des connaissances Advanced (com.snc.knowledge_advanced).

    La table suivante décrit la liste des destinataires des notifications pour les abonnements à la base de connaissances et les conditions associées lors de l’envoi d’une notification.

    Tableau 2. Liste des destinataires de la notification par e-mail pour les abonnements à la base de connaissances
    Notification Condition Destinataires
    Groupe d’abonnements KM : validation de l’article Un article de la base de connaissances abonné a été extrait
    • Auteur (si aucun groupe de propriété n’est associé à l’article)
    • Gestionnaire et membres du groupe de propriété (si un groupe de propriété est associé à l’article)
    • Réviseurs
    Remarque :
    L’utilisateur qui a extrait l’article ne reçoit pas la notification.
    Groupe d’abonnements KM : article commenté Un commentaire a été ajouté à un article de la base de connaissances abonné
    • Auteur (si aucun groupe de propriété n’est associé à l’article)
    • Gestionnaire et membres du groupe de propriété (si un groupe de propriété est associé à l’article)
    • Réviseurs
    Abonnement au gestionnaire de clés : article publié Un article de la base de connaissances a été créé dans une base de connaissances abonnée
    • Propriétaire de la base de connaissances
    • Abonnés à la base de connaissances
    Abonnement au gestionnaire de clés : article révisé Un article de la base de connaissances abonné a été modifié
    • Propriétaire de la base de connaissances
    • Abonnés aux articles de la base de connaissances
    • Auteur
    • Réviseurs
    Abonnement au gestionnaire de clés : article révisé dans la base de connaissances abonnée Un article de la base de connaissances dans une base de connaissances abonnée a été modifié.
    • Propriétaire de la base de connaissances
    • Abonnés aux articles de la base de connaissances
    • Auteur
    • Réviseurs
    • Abonné à la base de connaissances
    Remarque :
    Une notification par e-mail est envoyée au réviseur d’un article de la base de connaissances lorsque la fonctionnalité de gestion des versions d’article est activée.

    Notifications par e-mail pour le workflow de publication d’approbation d’article de la base de connaissances

    Les notifications par e-mail pour le workflow de publication d’approbation d’article de la base de connaissances sont disponibles lorsque votre administrateur active le module d’extension Gestion des connaissances Core (com.glideapp.knowledge).

    La table suivante décrit la liste des destinataires des notifications pour le workflow de publication d’approbation d’article de la base de connaissances et les conditions associées lors de l’envoi d’une notification.

    Tableau 3. Liste des destinataires de la notification par e-mail pour le workflow de publication d’approbation d’article de la base de connaissances
    Notification Condition Destinataires
    KM : approuver la publication de l’article Un article de la base de connaissances a été approuvé pour publication avec la fonctionnalité de groupe de propriété désactivée. Propriétaire et gestionnaires de bases de connaissances
    Un article de la base de connaissances a été approuvé pour publication avec la fonctionnalité de groupe de propriété activée. Gestionnaire et membres du groupe de propriété
    KM : article approuvé pour publication La publication d’un article de la base de connaissances a été approuvée. Utilisateur (auteur ou réviseur) qui a soumis l’article pour approbation
    KM : article rejeté pour publication La publication d’un article de la base de connaissances a été refusée. Utilisateur (auteur ou réviseur) qui a soumis l’article pour approbation
    Remarque :
    Une notification par e-mail est envoyée au réviseur d’un article de la base de connaissances lorsque la fonctionnalité de gestion des versions d’article est activée.

    Notifications par e-mail pour les tâches de traduction

    Les notifications par e-mail pour les tâches de traduction sont disponibles lorsque votre administrateur active le module d’extension Gestion des connaissances Advanced (com.snc.knowledge_advanced) et le module d’extension I18N : Knowledge Management Internationalization Plugin v2 (com.glideapp.knowledge.i18n2). Le module d’extension 18N : Internationalization (com.glide.i18n) active le module d’extension I18N : Gestion des connaissances internationalisation version 2.

    La table suivante décrit la liste des destinataires des notifications pour les tâches de traduction sur les articles de la base de connaissances et les conditions associées lors de l’envoi d’une notification.

    Tableau 4. Liste des destinataires de la notification par e-mail pour les tâches de traduction
    Notification Condition Destinataires
    Tâche de traduction KM : Mes affectations Une tâche de traduction a été affectée. Utilisateur à qui la tâche de traduction a été affectée
    Tâche de traduction du gestionnaire de clés : fermée Une tâche de traduction a été fermée après la publication de la version traduite de l’article de la base de connaissances.
    • Utilisateur à qui la tâche de traduction a été affectée
    • Utilisateur ayant soumis la tâche de traduction

    Notifications par e-mail pour les articles de la base de connaissances arrivant à expiration

    Les notifications par e-mail pour les articles de la base de connaissances arrivant à expiration sont disponibles lorsque votre administrateur active le module d’extension Gestion des connaissances Core (com.glideapp.knowledge) et définit la valeur de la glide.knowman.enable_article_expiry_notification propriété sur vrai. Par défaut, la valeur de la propriété est définie sur faux.

    Les articles de la base de connaissances ont une date d’expiration définie à l’aide du champ Date de fin de validité lors de la création de l’article. Les articles n’apparaissent plus dans les résultats de recherche après la date de fin de validité.

    Le premier jour de chaque mois, l’application envoie une notification par e-mail à une liste de destinataires autorisés pour leur rappeler les articles dont l’expiration est prévue le mois prochain. L’utilisateur peut ensuite déterminer s’il doit étendre la date de fin de validité pour continuer à fournir l’accès à l’article.
    Remarque :
    Pour prolonger la date de fin de validité d’un article de la base de connaissances, consultez Modifier un article de la base de connaissances
    Le contenu de la notification par e-mail est déterminé par le nombre d’articles expirant au cours du mois à venir.
    • Jusqu’à 10 – La notification par e-mail comprend une liste de liens d’articles affichés sous forme de tableau et classés par ordre croissant selon leur date de fin de validité. Cliquez sur un lien pour ouvrir l’article dans Now Platform.
    • Plus de 10 – La notification par e-mail inclut un lien Afficher la liste des articles arrivant à expiration, qui, lorsqu’il est consulté, ouvre une liste Now Platform de tous les articles expirant au cours du mois suivant.

    Le tableau suivant décrit la liste des destinataires des notifications pour les articles de la base de connaissances arrivant à expiration et les conditions associées lors de l’envoi d’une notification.

    Tableau 5. Liste des destinataires de la notification par e-mail pour les articles de la base de connaissances expirés
    Notification Condition Destinataires
    KM : avertissement d’expiration de l’article L’expiration d’un article est prévue le mois prochain avec la fonctionnalité de groupe de propriété désactivée.
    • Auteur
    • Propriétaire et gestionnaires de bases de connaissances
    • Réviseur des versions mises à jour et extraites
    L’expiration d’un article est prévue pour le mois prochain avec la fonctionnalité de groupe de propriété activée.
    • Auteur
    • Propriétaire et gestionnaires de bases de connaissances
    • Réviseur des versions mises à jour et extraites
    • Gestionnaire et membres du groupe de propriété
    Remarque :
    Une notification par e-mail est envoyée au réviseur d’un article de la base de connaissances lorsque la fonctionnalité de gestion des versions d’article est activée.

    Notifications par e-mail pour les révisions de l’indice de qualité des articles (IQA)

    Les notifications par e-mail d’examen de l’indice de qualité d’article sur les articles de la base de connaissances sont disponibles lorsque votre administrateur active le module d’extension Gestion des connaissances avancée (com.snc.knowledge_advanced).

    Le tableau suivant décrit la liste des destinataires des notifications pour une révision d’AQI sur les articles de la base de connaissances et les conditions associées lors de l’envoi d’une notification.

    Tableau 6. Liste des destinataires de la notification par e-mail pour les révisions d’AQI (indices de qualité des articles)
    Notification Condition Destinataires
    KM : AQI sur l’article Un AQI a été effectué et soumis sur un article de la base de connaissances avec la fonctionnalité de groupe de propriété désactivée.

    Utilisateur (auteur ou réviseur) ayant mis à jour l’article pour la dernière fois
    KM : AQI sur l’article du groupe de propriété Un AQI a été effectué et soumis sur un article de la base de connaissances avec la fonctionnalité de groupe de propriété activée.
    • Utilisateur (auteur ou réviseur) ayant mis à jour l’article pour la dernière fois
    • Groupe de propriété
    Remarque :
    Une notification par e-mail est envoyée au réviseur d’un article de la base de connaissances lorsque la fonctionnalité de gestion des versions d’article est activée.