Erstellen Sie eine externe Risikobewertung – Legacy-Prozess

Erstellen Sie eine Bewertung, und initiieren Sie den Lebenszyklus der Drittpartei-Risikobewertung. Eine externe Risikobewertung gibt die Details für die Drittpartei oder Interaktion an und definiert den Plan zum Abschließen der Bewertung.

Vorbereitungen

Erforderliche Rolle: sn_vdr_risk_asmt.vendor_risk_manager oder sn_vdr_risk_asmt.vendor_assessor

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Bewertungen können bei Bedarf erstellt werden oder nach einem angegebenen Zeitplan wiederholt werden. Beim Erstellen einer externen Risikobewertung bei Bedarf wählen TPR-Manager die Fragebogenvorlage oder die Dokumentanforderungsvorlage und die Drittpartei aus. TPR-Manager können mehrere Drittparteien gleichzeitig auswählen und automatisch Bewertungen auslösen.

Prozedur

1. Navigieren zu Alle > Risikomanagement von Drittparteien > Externe Risikobewertungen > Alle Bewertungenan.
2. Wählen Sie Aus Neu Und füllen Sie dann die Felder aus.
   

   Tabelle : 1. Formular „Lieferantenrisikobewertung“

   Feld	Beschreibung
   Name	Der Name, der die Drittpartei-Risikobewertung in allen Formularen und Listen identifiziert.
   Beschreibung	Eine detailliertere Erklärung des Problems.
   Nummer	Für jede externe Risikobewertung weist das System automatisch eine eindeutige ID-Nummer zu, die mit dem Text „VRA“ beginnt. Die eindeutige ID wird in allen Verweisen auf das Element verwendet. Sie können die ID verwenden, um nach dem Element zu suchen oder zu filtern, an dem Sie arbeiten möchten.
   Beschreibung	Die Entität, für die die Bewertung gilt: Drittpartei Oder Interaktion .
   Lieferant	Die bewertete Drittpartei. Hinweis: Sie können eine Drittpartei, die sich in befindet, erneut aktivieren Beendet Status. Wenn eine solche Anforderung akzeptiert und geschlossen wird, wird der Status der Drittpartei in geändert Aktiv .
   Interaktion	Wählen Sie die zu bewertende Interaktion aus. Das Feld ist nur sichtbar, wenn Sie ausgewählt haben Interaktion Von Gilt für Feld.
   Wiederkehrende Bewertungen	Die zum Erstellen der aktuellen Bewertung verwendete Bewertung.
   Bewertungsvorlage	Wählen Sie eine Bewertungsvorlage aus, um Fragebogen oder Dokumentanforderungen für diese Bewertung zu erstellen. Um mehrere Vorlagen zum Erstellen mehrerer Fragebogen oder Dokumentanforderungen für die Bewertung zu verwenden, lassen Sie das Feld leer.
   Eigentümer	Der Besitzer ist die Person, die eine Bewertung zu Auditzwecken besitzt und die allgemeine Bewertungsprozesse überwacht und verwaltet. Besitzer sind dafür verantwortlich, zu bestätigen, dass die Bewertung rechtzeitig von der Drittpartei abgeschlossen wird, ihre Antworten zu überprüfen und Probleme zu erstellen und zu lösen. Um die Bewertung zum Abschluss zu bringen, werden Besitzer benachrichtigt, wenn eine Bewertung einen bestimmten Meilenstein erreicht. Der Besitzer muss über die Rolle „TPR-Manager“ oder „TPR-Beurteiler“ verfügen. Für neue Anforderungen, wenn Besitzer Feld ist leer, dann erfolgt die folgende Aktion: Das System sendet eine E-Mail-Benachrichtigung an alle Anwender in der Gruppe, die in angegeben ist Zuweisungsgruppe . Die Nachricht gibt an, dass die Anforderung empfangen wurde und sich in befindet Neu status. Die Nachricht enthält auch einen Link zur Detailseite für die Anforderung.Siehe Fügen Sie Anwender basierend auf Verantwortlichkeiten zu Gruppen hinzu. Hinweis: Wenn Besitzer Feld ist leer, und Sie wählen aus Starten Sie den IRQ-Prozess , Dann werden Sie der Besitzer.
   Zuweisungsgruppe	Für neue Anforderungen Zuweisungsgruppe Ist auf festgelegt Zuweiser der Sorgfaltspflicht-Anforderung . Das System sendet eine E-Mail-Benachrichtigung an alle Anwender in der Gruppe, die in angegeben ist Zuweisungsgruppe . Die Nachricht gibt an, dass die Anforderung empfangen wurde und sich in befindet Neu status. Die Nachricht enthält auch einen Link zur Detailseite für die Anforderung. Im Formular „Sorgfaltspflicht-Anforderung“: Jedes Mitglied der Gruppe kann auswählen Mir zuweisen Oder legen Sie fest Besitzer Feld für ein anderes Mitglied der Gruppe. Ein TPR-Manager oder TPR-Beurteiler kann löschen Zuweisungsgruppe Feld oder ändern Sie den Wert, um aus verschiedenen TPR-Beurteilern in auszuwählen Besitzer Auswahlliste.
   Status	Der Prozess der Erfassung von Bewertungsdaten von einer Drittpartei geht durch mehrere über status . Siehe lebenszyklusstatus einer Drittpartei (extern) RisikobewertungFür detaillierte Beschreibungen.
   Risikobewertung	Die Gesamtrisikobewertung für die Drittpartei. Kritisch Hoch Mittel Niedrig Kleiner Hinweis: Die Risikobewertung Wird bestimmt, indem ein Bereich der Risikoeinstufungsskala gefunden wird, in den die Risikopunktzahl fällt. Definiert, wie ein minimaler und maximaler Bereich von Bewertungspunktzahlen einer qualitativen Risikopunktzahl zugeordnet wird.
   Risikobewertung gültig bis	Das Datum, an dem die Risikobewertung abläuft. Das Datum muss nach dem liegen Risikobewertung gültig bis Datum für alle zugehörigen Fragebogen oder Dokumentanforderungen.
   Auslöser nach Risikostufe	Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Bewertung zu initiieren, wenn sich die Risikostufe für die Drittpartei ändert.
   Beobachtungsliste	Fügen Sie Anwender hinzu, die benachrichtigt werden sollen, wenn dieser Datensatz geändert wird.
   Risikowert Hinweis: Risikobewertungen werden berechnet und angezeigt, nachdem Bewertungsantworten empfangen wurden.
   Berechnete Risikobewertung	Durchschnitt der Risikobewertungen des Drittpartei-Risikobereichs.
   Risikobewertung überschreiben	Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die berechnete Risikobewertung für die Drittpartei zu überschreiben. Wenn diese Option ausgewählt ist, wirken sich zukünftige Änderungen an der Risikobewertung nur auf die berechnete Risikobewertung aus, nicht auf die Risikobewertung. Hinweis: Wenn Sie ein ausgewähltes Kontrollkästchen deaktivieren, wird die berechnete Risikobewertung in die Bewertung kopiert.
   Überschriebene Risikobewertung	Wenn Sie ausgewählt haben Überschreiben Sie die Risikobewertung , Geben Sie die neue Risikobewertung ein.
   Begründung	Wenn Sie ausgewählt haben Überschreiben Sie die Risikobewertung , Sie müssen einen Grund für die Überschreibung eingeben.
   Problem-Risikobewertung	Die Risikobewertung für Probleme, die den zu bewertenden Drittparteien zugeordnet sind. Die Problemrisikobewertung basiert auf der Priorität geschlossener Probleme und ihrer Lösung. Wenn das Problem war Abgeschlossen , Gibt an, dass das Problem gelöst wurde. Wenn das Problem war Unvollständig Geschlossen , Gibt an, dass die Drittpartei die zugehörigen Fragen nicht abgeschlossen hat. Wenn das Problem war Als Abgebrochen Geschlossen , Gibt an, dass das Problem nicht gelöst werden musste. Wenn das Problem geschlossen ist und Status Der Bewertung wurde nicht geschlossen oder abgebrochen, d. h. Problemrisikobewertung Wird neu berechnet und angezeigt. Hinweis: Die Berechnete Risikobewertung Ist von dieser Berechnung nicht betroffen.
   Risikobewertung überschreiben	Option zum Überschreiben der berechneten Risikobewertung für die Drittpartei. Wenn diese Option ausgewählt ist, wirken sich alle zukünftigen Änderungen an der Risikobewertung nur auf die berechnete Risikobewertung aus, nicht auf die Risikobewertung. Hinweis: Wenn das Kontrollkästchen aktiviert und dann deaktiviert ist, wird die berechnete Risikobewertung verwendet.
   Überschriebene Risikobewertung	Wenn Sie ausgewählt haben Überschreiben Sie die Risikobewertung , Geben Sie die neue Risikobewertung ein.
   Begründung	Wenn Sie ausgewählt haben Überschreiben Sie die Risikobewertung , Sie müssen einen Grund für die Überschreibung eingeben.
   Bewertungszeitplan
   Geplante Dauer (in Tagen)	Geschätzte Dauer der Bewertung
   Geplantes Startdatum/geplantes Enddatum	Geplante Start- und Abschlussdaten und -Zeiten für die Arbeit an der Bewertung.
   Erstellt von	Anwender, der diesen Datensatz erstellt hat.
   Erstellt	Datum/Uhrzeit der Erstellung des Datensatzes.
   Tatsächliche Dauer	Die Zeit, die zum Abschließen der Drittpartei-Risikobewertung benötigt wurde. Dieses Feld wird mit berechnet Tatsächliches Statusdatum Und Tatsächliches Enddatum .
   Tatsächliches Startdatum	Datum und Uhrzeit des Beginns der Arbeit an der Bewertung.
   Tatsächliches Enddatum	Abschlussdatum und -Uhrzeit für die Bewertung.
   Aktualisiert	Datum/Uhrzeit der letzten Aktualisierung des Datensatzes.
   Fragebogenzeitplan
   Geplante Dauer (in Tagen)	Die Zeit, die der Drittpartei für den Abschluss der Bewertung zur Verfügung steht. Der Wert wird mit berechnet Geplantes Statusdatum Und Geplantes Enddatum .
   Überprüfungsdauer (in Tagen)	Zeit, die dem Kunden zur Überprüfung aller Fragebogen zugewiesen ist.
   Fälligkeitsdatum	Frist für die Drittpartei, um alle Fragebogen zu beantworten und zurückzugeben.
   Abschlussdatum	Tatsächliches Datum, an dem die Drittpartei alle Fragebogen ausgefüllt hat.
   An Drittpartei gesendet	Lieferdatum für Drittpartei-Fragebogen.
   Erneut an Drittpartei gesendet	Datum, an dem Fragebogen erneut an die Drittpartei gesendet werden.
   Antworten erwartet bis	Das Datum, an dem Ihre Organisation erwartet, dass die Antworten vom Drittparteikontakt zurückgegeben werden.
   Hinweise und Kommentare
   Arbeitsnotizen	Informationen zur Bewertung. Arbeitsnotizen sind für Anwender sichtbar, die dem Problem zugewiesen sind.
   Zusätzliche Kommentare (sichtbar für Kunden)	Öffentliche Informationen zur Bewertung.

3. Speichern Sie den Datensatz.

   Zusätzliche zugehörige Listen werden angezeigt. Wenn Sie verlassen haben Bewertungsvorlage Feld leer und Sie möchten Bewertungsvorlagen verwenden, um dieser Bewertung mehrere Fragebogen und/oder Dokumentanforderungen zuzuordnen. Verwenden Sie die zugehörigen Listen „Fragebogen“ oder „Dokumentanforderungen“.

   
   
   
4. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um vorhandene Fragebogen und/oder Dokumentanforderungen der Bewertung zuzuordnen.
   1. Öffnen Sie die zugehörige Liste Fragebogen oder Dokumentanforderungen.
   2. Wählen Sie Aus Bearbeiten , Wählen Sie die zu verwendenden Fragebogen oder Dokumentanforderungen aus, und wählen Sie dann aus Speichern .
   3. Wiederholen Sie dies bei Bedarf für die andere Art von Fragen.
5. Informationen zum Erstellen neuer Fragebogen- und/oder Dokumentanforderungsvorlagen und zum Zuordnen dieser Vorlagen zur Bewertung finden Sie unter Erstellen Sie einen Fragebogen oder eine Dokumentanforderungsvorlage.
   Wichtig:

   Im nächsten Schritt können Sie den Fragebogen an die Drittpartei senden. Um den Fragebogen mit Antworten aus der zuletzt geschlossenen Bewertung vorab auszufüllen, müssen Sie auswählen Vorherige Antworten einbeziehen Option, bevor Sie sie an die Drittpartei übermitteln. Die Einstellung kann nicht geändert werden, nachdem der Fragebogen an die Drittpartei gesendet wurde. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen Sie einen Fragebogen oder eine Dokumentanforderungsvorlage.
6. Wählen Sie Aus An Drittpartei senden .
   • Der Status der Bewertung ändert sich in An Drittpartei übermittelt .
   • Die von Ihnen ausgewählten Vorlagen generieren Fragebogen und/oder Dokumentanforderungen.
   • Wenn Vorherige Antworten einbeziehen Die Option ist für einen Fragebogen ausgewählt, dann werden vorherige Antworten kopiert und dem ausgehenden Fragebogen hinzugefügt. Die Benachrichtigung im Drittparteiportal enthält die Nummer, den Namen und das Abschlussdatum der Bewertung, die die Antworten bereitgestellt hat. Die Benachrichtigung enthält auch einen Link zur Bewertung.
   • Der primäre Drittparteikontakt erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, die einen Link zur Bewertung im Drittparteiportal enthält.
     Hinweis:

     Wenn Sie verwenden Vorherige Antworten einbeziehen Option, Antworten werden einmalig aus Bewertung A in Bewertung B kopiert. Alle Änderungen, die Sie danach an Bewertung A vornehmen, werden in Bewertung B nicht berücksichtigt. Beide Bewertungen bleiben getrennt.
7. Wenn der Drittparteikontakt bereit ist, auf die Bewertung zu antworten, öffnet er die Bewertung im Drittparteiportal.
   
   
   

   Hinweis:

   Im Beispiel erfordert einer der Fragebogen eine Signatur. Die Drittpartei oder der Überprüfer muss den Fragebogen oder die Dokumentanforderung speichern und per E-Signatur signieren, bevor er übermittelt werden kann. Weitere Informationen finden Sie unter E-Signaturen in Fragebogen oder Dokumentanforderungen.
8. Der TPR-Beurteiler verschiebt den Status der Bewertung in Beobachtungen Werden Generiert .

   Während dieser Zeit kann der TPR-Beurteiler auswählen Antwort Anzeigen Link in der zugehörigen Liste „Dokumentanforderungen“ oder „Fragebogen“, um die Antwort anzuzeigen und gegebenenfalls Kommentare oder Antworten zu ändern.

   Für auftretende Probleme erstellt der TPR-Beurteiler ein Problem, um den Korrekturprozess nachzuverfolgen (wird mit Drittpartei abgeschlossen).

9. Der TPR-Beurteiler verschiebt die Bewertung nach Geschlossen status.

Nächste Maßnahme

Der TPR-Beurteiler schließt die Bewertung über das Drittparteiportal mit der Drittpartei.