Prozessmanagement für Sorgfaltspflicht-Anforderungen

  • Freigeben Version: Yokohama
  • Aktualisiert 30. Januar 2025
  • 5 Minuten Lesedauer

    • Auf der Registerkarte „Details“ können Sie die Informationen zur Sorgfaltspflicht-Anforderung für eine Drittpartei anzeigen und anpassen. Sie können auch nach außen gerichtete Kommentare und private Arbeitsnotizen protokollieren, Dateien anhängen und Anforderungsaktualisierungen im Aktivitätenstrom nachverfolgen.

    Die Details Auf der Registerkarte für eine Sorgfaltspflicht-Anforderung werden Informationen in den folgenden Abschnitten angezeigt:

    Drittpartei-Sorgfaltspflichtanforderung

    Tabelle : 1. Drittpartei-Sorgfaltspflichtanforderung
    Feld Beschreibung
    Nummer

    Für jede Sorgfaltspflicht-Anforderung weist das System automatisch eine eindeutige ID-Nummer zu, die mit dem Text „DDR“ beginnt.
    Status Aktueller Status im Due Diligence-Prozess: IRQ, externe Due Diligence, Genehmigung, Vertragsrisiko oder Geschlossen.
    Anforderungstyp
    • Onboarding für eine neue Interaktion. Starten Sie den Onboarding-Prozess für eine neue Interaktion mit einer vorhandenen Drittpartei.
    • Bewerten Sie eine vorhandene Interaktion neu. Bewerten Sie eine vorhandene Interaktion neu, wenn sich die Bedingungen ändern. Nehmen wir beispielsweise an, dass Sie negative Nachrichten hören oder Änderungen an den Lieferpositionen Ihrer Drittpartei haben. Möglicherweise möchten Sie das Risiko neu bewerten, indem Sie zusätzliche Sorgfaltspflicht durchführen.
    • Bewerten Sie eine vorhandene Interaktion für die Vertragsverlängerung neu. Bewerten Sie das Risiko neu, bevor Ihre Organisation den Vertrag mit einer aktuellen Drittpartei oder einem aktuellen Projekt verlängert, indem Sie eine Sorgfaltspflicht durchführen.
    • Offboarding einer Interaktion mit Sorgfaltspflicht. Bestimmen Sie, ob das Offboarding (Beenden der Beziehung) mit einer Interaktion die optimale Vorgehensweise ist, indem Sie eine Sorgfaltspflicht durchführen. Beispielsweise kann es zu riskant sein, Drittparteien oder Interaktionen zu wechseln, auch wenn ihre aktuelle Leistung die Erwartungen nicht erfüllt.
    • Offboarding einer Interaktion OHNE Sorgfaltspflicht. Fordern Sie an, dass eine Interaktion dauerhaft beendet wird, wenn eine Interaktion endet oder Sie aus anderen Gründen zu einer anderen Drittpartei wechseln möchten. In diesem Fall müssen Sie normalerweise keine zusätzliche Sorgfaltspflicht durchführen. Der Prozess umfasst jedoch den normalen Fragebogen zu inhärenten Risiken (IRQ), um zu bestätigen, dass die durch die Interaktion bereitgestellten Services nicht mehr fortgesetzt werden.
    Priorität Priorität der Anforderung.
    • 1 – Kritisch
    • 2: Hoch
    • 3 – Mittel
    • 4 – Niedrig
    • 5 – In Planung
    Drittpartei Drittpartei, der die Anforderung zugeordnet ist.
    Jährliche Ausgaben Geld, das in einem Jahr bei der Drittpartei-Organisation ausgegeben wird.
    Interaktion

    Interaktion, der die Anforderung zugeordnet ist.

    Hinweis:
    Nachdem die Sorgfaltspflicht-Anforderung von der anfordernden Person übermittelt wurde, kann der TPR-Manager oder der Besitzer der Sorgfaltspflicht-Anforderung dieses Feld auf eine vorhandene Interaktion aktualisieren, indem er auswählen Lupensymbol.. Dies hilft, das Onboarding vorhandener Interaktionen zu vermeiden.
    Vertragsrisikoprozess überspringen Option zum Überspringen des Vertragsrisikoprozesses.
    Wenn Sie das Kontrollkästchen aktivieren, umgehen Sie Vertragsverhandlung status. Die Startdatum des Vertrags Und Ablaufdatum des Vertrags Felder werden durch ersetzt Startdatum der Interaktion Und Ablaufdatum der Interaktion . Weitere Informationen finden Sie unter Vertragsrisikoprozess.
    Hinweis:
    Nachdem der Drittpartei-Risikomanager die Anforderung genehmigt hat, wird sie nicht an die Vertragsverhandler gesendet, und die Anforderung wird geschlossen.
    Anforderer Ersteller der Anforderung.
    Geöffnet Datum, an dem die Anforderung geöffnet wurde.
    Vertragsstartdatum, Ablaufdatum Bevorzugte Daten für den Beginn und das Ende der Interaktionen mit der Interaktion.
    Startdatum der Interaktion, Ablaufdatum der Interaktion Bevorzugte Daten für den Beginn und das Ende der Interaktionen mit der Interaktion.
    IRQ-Gutachter Anwender in Ihrer Organisation, der auf die IRQ reagiert. Weitere Informationen finden Sie unter IRQ-Prozessmanagement.
    Vertragsverhandler Anwender in Ihrer Organisation, der den Vertrag vorbereitet, verhandelt und genehmigt.
    Zuweisungsgruppe

    Qualifizierte Gruppe von Personen, die für die Bearbeitung der Anforderung verfügbar sind.

    Für neue Anforderungen Zuweisungsgruppe Ist auf festgelegt Zuweiser der Sorgfaltspflicht-Anforderung . Das System sendet eine E-Mail-Benachrichtigung an alle Anwender in der Gruppe, die in angegeben ist Zuweisungsgruppe . Die Nachricht gibt an, dass die Anforderung empfangen wurde und sich in befindet Neu status. Die Nachricht enthält auch einen Link zur Detailseite für die Anforderung.

    Im Formular „Sorgfaltspflicht-Anforderung“:

    • Jedes Mitglied der Gruppe kann auswählen Mir zuweisen Oder legen Sie fest Besitzer Feld für ein anderes Mitglied der Gruppe.
    • Ein TPR-Manager oder TPR-Beurteiler kann löschen Zuweisungsgruppe Feld oder ändern Sie den Wert, um aus verschiedenen TPR-Beurteilern in auszuwählen Besitzer Auswahlliste.
    Eigentümer

    Besitzer sind dafür verantwortlich, zu bestätigen, dass die Bewertung rechtzeitig von der Drittpartei abgeschlossen wird, ihre Antworten zu überprüfen und Probleme zu erstellen und zu lösen. Um die Bewertung zum Abschluss zu bringen, werden Besitzer benachrichtigt, wenn eine Bewertung einen bestimmten Meilenstein erreicht. Der Besitzer muss über die Rolle „TPR-Manager“ oder „TPR-Beurteiler“ verfügen.
    Kurzbeschreibung, Beschreibung Beschreibung der Anforderung, die anderen hilft, die Absicht und Anforderungen des Erstellers zu verstehen.

    Drittpartei-Basisinformationen

    Tabelle : 2. Drittpartei-Basisinformationen
    Feld Beschreibung
    Drittparteiname Name der Drittpartei, der die Anforderung zugeordnet ist.
    DUNS-Nummer Eindeutiger numerischer Bezeichner für die einzelne Geschäftsentität. Eine DUNS-Nummer ist für ein Unternehmen rechtlich nicht erforderlich.
    Straße, Stadt, Bundesland/Kanton, Postleitzahl, Land, Telefon, Fax Standardkontaktinformationen für die Drittpartei-Organisation.
    Website URL für die Drittpartei.
    Typ Typ der Drittpartei.
    Branche Die Branche, an der die Drittpartei beteiligt ist.
    Vorname, Nachname, Titel, E-Mail, Telefon Standardkontaktinformationen für den Drittparteikontakt.

    Interaktion-Basisinformationen

    Tabelle : 3. Interaktion-Basisinformationen
    Feld Beschreibung
    Interaktionsname Name der Interaktion, der die Anforderung zugeordnet ist.
    Typ Typ des Produkts oder Services für diese Interaktion.
    Unternehmensadresse verwenden Option zur Verwendung derselben Unternehmensadresse wie die Drittpartei.

    Wenn Sie das Kontrollkästchen aktivieren, füllen Sie die zugehörigen Felder automatisch mit den Kontaktinformationen der Drittpartei-Organisation aus.
    Straße, Stadt, Bundesland/Kanton, Postleitzahl, Land, Telefon, Fax Standardkontaktinformationen für die Interaktionsorganisation.
    Denselben Kontakt verwenden Option zur Verwendung derselben Kontaktinformationen wie die Drittpartei.

    Wenn Sie das Kontrollkästchen aktivieren, werden die zugehörigen Felder automatisch mit den Kontaktinformationen der Drittpartei ausgefüllt.
    Vorname, Nachname, Titel, E-Mail, Telefon Standardkontaktinformationen für den Interaktionskontakt, der die Fragebogen beantwortet.

    Risikobewertungen

    Felder werden von der aktuellen Phase des IRQ-Prozesses für die Anforderung automatisch ausgefüllt.

    Feld Beschreibung
    Inhärente Bewertungsbeurteilung Bewertung, die durch den IRQ-Prozess bestimmt wird.
    Risk Intelligence-Bewertung Bewertung, die durch Daten eines Risk Intelligence-Service Providers bestimmt wird.
    Drittpartei-Bewertungsbeurteilung Bewertung, die durch Antworten während des externen Bewertungsprozesses bestimmt wird.
    Interaktionsbewertung Bewertung für die Interaktion bestimmt.

    Fortschrittsübersicht

    Status der Sorgfaltspflicht-Prozesse. Die Felder werden automatisch von der aktuellen Phase jeder Bewertung für die Sorgfaltspflicht-Anforderung ausgefüllt.
    • Bewertung des inhärenten Risikos
    • Drittpartei-Risikobewertung
    • Interaktionsrisikobewertung

    Verfassen, Aktivität, Anhänge

    Die Abschnitt verfassen Auf Details Auf der Registerkarte können Sie dem Datensatz dauerhaft Text hinzufügen. Der Abschnitt „Aktivität“ wird mit allen Aktionen zu Problemen und Aufgaben, Übermittlungen an TP-Kontakte sowie mit Arbeitsnotizen und Kommentaren aktualisiert, die Anwender dem Datensatz hinzufügen. Fügen Sie nach Bedarf Text in den folgenden Feldern hinzu:
    • Arbeitsnotizen (privat) : Informationen zur Drittpartei-Risikobewertung. Arbeitsnotizen sind nur für interne Anwender sichtbar, die dem Prozess zugewiesen sind.
    • Kommentare : Kommentare zur Drittpartei-Risikobewertung sind sowohl für interne Anwender als auch für Drittparteikontakte sichtbar.